E-Rechnungspflicht in Deutschland: Fristen und Ausnahmen

In Deutschland müssen inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Sonstige Rechnungen sind bis Ende 2026 erlaubt, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR bis Ende 2027. Danach ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen Pflicht, mit Ausnahmen etwa für Kleinunternehmer und Beträge bis 250 EUR.

Diese Seite fasst die Regeln nach der FAQ des Bundesministeriums der Finanzen zusammen (BMF-FAQ), zuletzt geprüft am 6. November 2026. Sie ist keine Steuerberatung; für Ihren Fall ist Ihr Steuerberater zuständig.

Welche Fristen gelten?

Empfang und Versand haben unterschiedliche Termine. Empfangen können müssen alle inländischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie E-Rechnungen ab 1. Januar 2027, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR ab 1. Januar 2028; bestehende EDI-Verfahren dürfen bis Ende 2027 weiterlaufen. Die Pflichten betreffen nur Umsätze zwischen Unternehmen, laut BMF-FAQ.

Der Satz "alle müssen ab 2028 E-Rechnungen schreiben" ist also zu grob: Kleinunternehmer, Kleinbeträge und weitere Fälle bleiben ausgenommen, und wer 2026 mehr als 800.000 EUR umgesetzt hat, muss schon ab 2027 umstellen.

Muss ich als Kleinunternehmer etwas tun?

Ja, beim Empfang. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen einer E-Rechnung ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können (BMF-FAQ, Frage 12). Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Damit Sie eine XRechnung auch lesen können, brauchen Sie einen Viewer, etwa E-Rechnung öffnen, kostenlos und ohne Upload. Wechseln Sie zur Regelbesteuerung, gelten die allgemeinen Regeln einschließlich der Übergangsfristen. Siehe auch E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Welche Ausnahmen gibt es beim Ausstellen?

Die E-Rechnungspflicht greift nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnung besteht. Ausgenommen sind deshalb Rechnungen an Privatkunden und viele steuerfreie Umsätze. Auch mit Rechnungspflicht darf es eine sonstige Rechnung sein bei Kleinbeträgen bis 250 EUR, Fahrausweisen und Leistungen von Kleinunternehmern, laut BMF-FAQ (Frage 4).

Nach Frage 4 gilt die Pflicht nicht:

• für Rechnungen an Endverbraucher (B2C),
• für viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Finanzdienstleistungen oder die steuerfreie Vermietung von Grundstücken.

Auch bei bestehender Rechnungspflicht muss es keine E-Rechnung sein bei:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto,
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten,
• Leistungen von Kleinunternehmern,
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, zum Beispiel viele Vereine,
• bestimmten grundstücksbezogenen Leistungen an Endverbraucher.

Für Barzahlungen gibt es keine Sonderregel: Über 250 EUR braucht auch ein Geschäftsessen eine E-Rechnung, wenn keine Übergangsregel genutzt wird (BMF-FAQ, Frage 10).

Gilt die Pflicht bei Privatkunden?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen; private Endverbraucher sind von den Regelungen nicht betroffen, schreibt das Bundesministerium der Finanzen. Rechnungen an Privatkunden dürfen Sie weiter auf Papier oder als PDF stellen. Dasselbe gilt für juristische Personen, die keine Unternehmer sind, etwa viele Vereine, und für bestimmte grundstücksbezogene Leistungen an Endverbraucher.

Verkaufen Sie an Privat- und Geschäftskunden, brauchen Sie also zwei Wege: die E-Rechnung für Unternehmen, die gewohnte Rechnung für Privatkunden. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen Ihrer Lieferanten trotzdem.

Reicht eine PDF per E-Mail?

Nur noch während der Übergangsfrist und nur, wenn der Empfänger zustimmt (BMF-FAQ, Frage 11). Eine PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, das sich automatisch verarbeiten lässt. Der Versand per E-Mail ist dagegen erlaubt: Das Gesetz schreibt keinen Übermittlungsweg vor (BMF-FAQ, Frage 8).

Welche Formate sind zulässig?

Jedes Format, das EN 16931 erfüllt. Das BMF nennt ausdrücklich XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL (BMF-FAQ, Frage 7). Andere Formate, etwa EDI, sind möglich, wenn beide Seiten sie vereinbaren und alle Pflichtangaben vollständig ausgelesen werden können.

Alle beruhen auf der europäischen Norm EN 16931. Wichtig bei hybriden Formaten: Weichen Bild und XML voneinander ab, gilt die XML (BMF-FAQ, Frage 12a).

Gelten für Rechnungen an Behörden andere Regeln?

Ja. Für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung gelten eigene Vorschriften neben dem Umsatzsteuergesetz, beim Bund die E-Rechnungsverordnung seit 27. November 2020 (BMF-FAQ, Frage 4a). Unterschiede: Die E-Rechnungsverordnung greift ab 1.000 EUR, das Umsatzsteuerrecht über 250 EUR; Rechnungen an den Bund laufen über die Plattform OZG-RE (E-Rechnung Bund), und die Behörde wird über ihre Leitweg-ID adressiert. Länder und Kommunen haben eigene Regeln und Plattformen.

Brauche ich eine Leitweg-ID?

Nur für Rechnungen an Behörden. Die Leitweg-ID adressiert die richtige Stelle der öffentlichen Verwaltung und wird Ihnen vom Auftraggeber mitgeteilt; beim Bund läuft die Rechnung damit über die Plattform OZG-RE (E-Rechnung Bund). Zwischen Unternehmen wird keine Leitweg-ID benötigt, auch nicht ab 2027 (BMF-FAQ, Frage 6).

Im Detail: Im Feld Käuferreferenz (BT-10) genügt umsatzsteuerlich ein Platzhalter wie "-", wenn der Kunde keine eigene Referenz vorgibt (BMF-FAQ, Frage 6).

Muss ich E-Rechnungen prüfen?

Nein, eine technische Validierung ist keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Das Bundesministerium der Finanzen hält sie aber für sinnvoll und empfiehlt, schon bei Erstellung und Versand zu prüfen, ob die Datei der Norm EN 16931 entspricht (BMF-FAQ, Frage 7). Mit E-Rechnung prüfen geht das kostenlos im Tageslimit.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre, ein- wie ausgehend, nach § 14b Absatz 1 UStG. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil, also die XML, unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Umsatzsteuerlich ist eine Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems dafür regelmäßig kein Verstoß; ergänzend verweist das BMF auf die GoBD (BMF-FAQ, Frage 13). Eine ausgedruckte Lesekopie ersetzt die XML also nicht. Klarbon archiviert keine Rechnungen; das bleibt Aufgabe Ihrer Ablage oder Software.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?

Ein Bußgeld droht nach Auffassung der Finanzverwaltung derzeit nicht. Ihr Kunde hat aber einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine E-Rechnung, und eine sonstige Rechnung berechtigt grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug, wenn eine E-Rechnung Pflicht gewesen wäre. Das BMF lässt ihn derzeit aber in bestimmten Fällen zu, etwa nach einer berichtigten E-Rechnung (BMF-FAQ, Fragen 12b und 12c).

Checkliste

1. Empfang klären: Haben Sie ein Postfach für Rechnungen und einen Weg, XRechnung und ZUGFeRD zu lesen? Kostenlos: E-Rechnung öffnen.
2. Vorjahresumsatz prüfen: über 800.000 EUR im Jahr 2026 heißt Umstellung zum 1. Januar 2027.
3. Ausnahmen prüfen: Kleinunternehmer, Kleinbeträge, steuerfreie Umsätze.
4. Format wählen: XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931, je nach Kunde.
5. Werkzeug wählen: Rechnungsprogramm oder, für wenige Rechnungen im Jahr, E-Rechnung erstellen.
6. Prüfen vor dem Versand und das Original acht Jahre aufbewahren.

Weitere Formate rund um die Buchhaltung

Neben E-Rechnungen begegnen Ihnen DATEV-Formate und ELSTER. Erklärungen dazu gibt es bisher auf Englisch: DATEV CSV (Englisch), DATEV XML (Englisch), DTAUS (Englisch), DTAZV (Englisch) und ELSTER (Englisch).

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