E-Rechnung für Kleinunternehmer: Empfang und Versand

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen: Nach § 34a UStDV dürfen sie immer eine sonstige Rechnung schicken, auf Papier oder als PDF, und diese Ausnahme ist nicht befristet. Seit dem 1. Januar 2025 müssen sie aber E-Rechnungen empfangen können, und für Rechnungen an Behörden gelten eigene Regeln. Die folgenden Informationen stützen sich auf die amtlichen Quellen. Sie ersetzen keine Steuerberatung.

Wer ist Kleinunternehmer?

Ein im Inland ansässiges Unternehmen, dessen Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet, sofern es nicht auf die Regelung verzichtet hat (§ 19 UStG). Es weist keine Umsatzsteuer aus, und seine Rechnungen müssen auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer hinweisen (§ 34a UStDV).

Was gilt für Kleinunternehmer?

	Gilt?	Quelle
E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen	ja, seit 1. Januar 2025	BMF-FAQ, Frage 12
E-Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen	nein, eine sonstige Rechnung ist immer zulässig	§ 34a UStDV; BMF-FAQ, Frage 4
Rechnungen an Bundesbehörden	elektronisch; ausgenommen sind nur Direktaufträge bis 1.000 Euro	§ 3 ERechV; BMF-FAQ, Frage 4a
Nach dem Wechsel zur Regelbesteuerung	die allgemeinen Regeln, auch zur Ausstellung von E-Rechnungen	BMF-FAQ, Frage 4

Ausnahme und Übergangsfrist nicht verwechseln

Alle Unternehmen dürfen bis Ende 2026 noch sonstige Rechnungen ausstellen, Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027 (BMF-FAQ, Frage 11). Das ist eine Übergangsfrist für alle. Die Ausnahme für Kleinunternehmer ist davon getrennt und hat kein Enddatum, auch nicht 2028.

Wie empfange ich E-Rechnungen?

Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach (BMF-FAQ, Frage 12). Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, meist eine XRechnung als XML oder eine ZUGFeRD-PDF. Eine ZUGFeRD-PDF zeigt eine lesbare Seite; eine XRechnung braucht Software zum Lesen. Klarbons E-Rechnungs-Viewer zeigt beide kostenlos als lesbare Rechnung in Ihrem Browser an. Aufzubewahren ist die Originaldatei, nicht nur ein Ausdruck.

Soll ich trotzdem E-Rechnungen schreiben?

Sie dürfen. Manche Kunden bevorzugen sie, weil ihre Software die Daten liest. Verlangt eine Behörde eine XRechnung, brauchen Sie ohnehin eine. Mit Klarbon können Sie eine erhaltene oder erstellte E-Rechnung prüfen. Denken Sie beim Erstellen daran: Eine Rechnung nach § 19 UStG weist keine Umsatzsteuer aus und nennt die Steuerbefreiung.

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Häufige Fragen

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Nach § 34a UStDV kann eine Rechnung über Umsätze, die nach § 19 UStG steuerfrei sind, immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder als PDF. Diese Ausnahme ist nicht befristet, auch nicht 2027 oder 2028.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach.

Ist die Grenze von 800.000 Euro die Kleinunternehmergrenze?

Nein. 800.000 Euro Vorjahresumsatz ist die Grenze für die verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027. Die Kleinunternehmergrenzen liegen bei 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr.

Brauchen Kleinunternehmer für Behörden eine XRechnung?

Häufig ja. Für Rechnungen an den Bund gilt die E-Rechnungsverordnung. Sie verlangt elektronische Rechnungen, ausgenommen Direktaufträge bis 1.000 Euro, und kennt keine Ausnahme für Kleinunternehmer. Die Länder haben eigene Regeln.

Wie öffne ich eine E-Rechnung kostenlos?

Eine ZUGFeRD-Rechnung zeigt eine lesbare Seite. Eine XRechnung ist reines XML; Klarbons E-Rechnungs-Viewer zeigt beide kostenlos als lesbare Rechnung im Browser an.

E-Rechnung für Kleinunternehmer