E-facturen voor Duitse klanten: wat geldt er voor jou?

Een Nederlands bedrijf zonder vestiging in Duitsland hoeft volgens de Duitse wet geen e-factuur te sturen aan een Duitse klant. Maar elke Duitse ondernemer moet sinds 1 januari 2025 e-facturen kunnen ontvangen en moet er vanaf 2027 of 2028 zelf versturen, dus steeds meer klanten vragen om een XRechnung of ZUGFeRD. Aan de Duitse federale overheid is een XRechnung al verplicht, ook voor buitenlandse leveranciers.

Deze pagina vat de FAQ van het Duitse Bundesministerium der Finanzen (BMF-FAQ, Duits) en de informatie van E-Rechnung Bund samen, gecontroleerd op 6 november 2026. Het is geen fiscaal advies; voor je eigen situatie is je boekhouder of adviseur het aanspreekpunt. De Duitse regels zelf staan in het Duits op E-Rechnungspflicht in Deutschland (Duits).

Moet ik een e-factuur sturen aan een Duitse klant?

Niet verplicht, zolang je bedrijf geen zetel, bedrijfsleiding of bij de levering betrokken vaste inrichting in Duitsland heeft. De Duitse e-factuurplicht geldt voor transacties tussen binnenlandse bedrijven; een buitenlands bedrijf dat alleen voor de btw in Duitsland is geregistreerd mag op de factuur vermelden dat het daarom geen e-factuur stuurt, volgens het Bundesministerium der Finanzen (FAQ, vraag 3). Je klant moet er wel mee kunnen omgaan en vraagt er daarom steeds vaker om.

Wat er in Duitsland geldt, en voor wie:

Een "inländisches Unternehmen" is volgens de BMF-FAQ (vraag 3) een bedrijf met zetel, bedrijfsleiding of een bij de transactie betrokken vaste inrichting in Duitsland. Heb je zo'n vestiging, dan gelden de Duitse regels voor je, inclusief de overgangstermijnen hierboven.

Welke factuurregels gelden bij een factuur aan Duitsland?

Bij een dienst aan een Duitse ondernemer waarbij de btw naar je klant is verlegd, gelden de Nederlandse factuurregels, niet de Duitse. Dat staat in artikel 219 bis van de btw-richtlijn: bij een levering in een ander EU-land gelden de regels van het land van de leverancier, als die daar niet gevestigd is en de afnemer de btw moet afdragen (Richtlijn 2006/112/EG, artikel 219 bis). In Nederland is een e-factuur tussen bedrijven nog niet verplicht; zie E-factuur verplicht in Nederland.

Twee kanttekeningen. Artikel 232 van dezelfde richtlijn zegt dat een elektronische factuur alleen met aanvaarding van de ontvanger mag worden gebruikt; de uitzondering voor landen met een e-factuurplicht geldt alleen tussen bedrijven die in dat land gevestigd zijn. Spreek het formaat dus met je klant af. En ben je wel in Duitsland gevestigd, of lever je goederen waarbij de btw niet verlegd is, dan kan de situatie anders liggen; vraag het je adviseur.

Welke formaten accepteert een Duitse klant?

Elk formaat dat aan de Europese norm EN 16931 voldoet. Het Bundesministerium der Finanzen noemt uitdrukkelijk XRechnung en ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1, met uitzondering van de profielen MINIMUM en BASIC WL (BMF-FAQ, vraag 7). Een Peppol BIS Billing 3.0-factuur in UBL is volgens OpenPeppol een CIUS van EN 16931, en elk bestand dat eraan voldoet is conform de norm (Peppol BIS Billing 3.0, Engels). Welk formaat de software van je klant daadwerkelijk inleest, bepaalt je klant.

Alle formaten zijn gebaseerd op EN 16931. Bij een hybride bestand zoals ZUGFeRD is de XML leidend als pagina en XML van elkaar afwijken (BMF-FAQ, vraag 12a). Een XRechnung verlangt een kopersreferentie (BT-10); tussen bedrijven volstaat voor de btw een plaatshouder zoals "-" als je klant geen referentie opgeeft (BMF-FAQ, vraag 6).

Is Peppol verplicht in Duitsland?

Nee. Tussen bedrijven schrijft de Duitse wet geen verzendkanaal voor: e-mail, een elektronische koppeling, een gedeelde opslag of een download via een portaal zijn allemaal toegestaan, en hoe je het doet spreek je af met je klant (BMF-FAQ, vraag 8). Peppol is dus een keuze, geen plicht. Veel Nederlandse boekhoudpakketten zitten al op Peppol; staat je Duitse klant in het Peppol-netwerk, dan is dat de eenvoudigste route voor een Peppol BIS-factuur.

Bij de Duitse federale overheid ligt het anders: daar loopt elke e-factuur via het platform OZG-RE, en Peppol is een van de vier kanalen, naast e-mail, upload in de webinterface en handmatige invoer (E-Rechnung Bund). Peppol is er het enige kanaal voor volledig geautomatiseerde verzending.

Wat geldt voor facturen aan Duitse overheden?

Bij opdrachten van de Duitse federale overheid is een e-factuur verplicht sinds 27 november 2020, bij directe opdrachten vanaf 1.000 euro netto, op grond van de E-Rechnungsverordnung. Die plicht geldt ook voor buitenlandse bedrijven die met de Duitse overheid zakendoen, volgens de FAQ van E-Rechnung Bund. De factuur gaat via het platform OZG-RE, in principe als XRechnung in de geldende versie; een ander formaat zoals ZUGFeRD in het profiel XRECHNUNG mag als het aan EN 16931 en de voorwaarden van het platform voldoet.

In de praktijk:

1. Registreer je eenmalig en gratis op OZG-RE; dat is nodig voor elk kanaal.
2. Vraag de opdrachtgever om zijn Leitweg-ID. Die komt in de kopersreferentie (BT-10) en zorgt dat de factuur bij de juiste dienst aankomt.
3. Heb je geen software die XRechnung maakt, dan typ je de factuur in het webformulier van OZG-RE, dat in het Duits en het Engels beschikbaar is. Weinig facturen: upload een kant-en-klaar bestand. Veel facturen: Peppol of e-mail.
4. Het platform controleert elke factuur op XRechnung of een andere toegestane EU-standaard en stuurt hem door; de status kun je volgen.

De Duitse deelstaten voeren de EU-richtlijn elk zelf in en hebben eigen platforms en regels; E-Rechnung Bund houdt een overzicht bij. Vraag bij een gemeente of deelstaat dus altijd welk kanaal en welk formaat ze willen.

Hoe lees ik een XRechnung of ZUGFeRD van een Duitse leverancier?

Een XRechnung is een XML-bestand zonder leesbare pagina: dubbelklikken toont alleen code. Open hem met een e-factuur openen: sleep het bestand in je browser en je ziet verkoper, koper, factuurnummer, regels, btw en totalen. Dat is gratis en onbeperkt, zonder account, en het bestand verlaat je apparaat niet. Een ZUGFeRD-pdf opent in elke pdf-lezer, maar de XML erin is het origineel en moet acht jaar bewaard blijven volgens Duits recht (BMF-FAQ, vraag 13); bewaar dus het bestand, niet alleen een afdruk.

Wat kan Klarbon hier doen?

Klarbon helpt je het bestand te maken, te lezen en te controleren; versturen doe je zelf, via e-mail, je Peppol-provider of OZG-RE. Heb je al een UBL- of Peppol BIS-factuur uit je boekhoudpakket, dan zet Klarbon die om naar XRechnung als je Duitse klant dat verlangt.

Klarbon is geen Peppol-accesspoint en geen kanaal van OZG-RE.

Checklist voor je eerste Duitse e-factuur

1. Vraag je klant welk formaat hij wil: XRechnung, ZUGFeRD of Peppol BIS, en via welk kanaal.
2. Check je vestiging: alleen met een zetel of betrokken vaste inrichting in Duitsland gelden de Duitse overgangstermijnen voor jou.
3. Overheid als klant: Leitweg-ID vragen, registreren op OZG-RE, XRechnung sturen.
4. Maak of zet om: vanuit je boekhoudpakket, of met e-factuur omzetten of e-factuur maken.
5. Controleer het bestand met e-factuur controleren voordat je het verstuurt.
6. Bewaar de XML als origineel; een afdruk of pdf-kopie vervangt hem niet.

En dan?

• E-factuur verplicht in Nederland
• Peppol verplicht in België
• E-facturatie per land