Zum Inhalt springen
Farbschema
Deutsch
Farbschema

E-Rechnung und Geschäftsdateien in der Schweiz

Lieferanten des Bundes rechnen ab 5000 Franken Vertragswert elektronisch ab. QR-Rechnung, eBill und E-Rechnung sind drei verschiedene Dinge, hier erklärt.

Auf dieser Seite

In der Schweiz müssen Lieferanten der Bundesverwaltung elektronisch abrechnen, wenn der Vertragswert 5000 Franken übersteigt; Grundlage ist ein Beschluss des Bundesrats. Sie können ein PDF per E-Mail senden oder strukturierte Daten über einen Service-Provider. Die QR-Rechnung enthält den Zahlteil mit dem Swiss QR Code. Eine QR-Rechnung ist keine strukturierte E-Rechnung.

Diese Seite fasst offizielle Angaben des Bundes und von SIX zusammen, geprüft am 6. November 2026. Sie ist keine Steuerberatung; prüfen Sie die aktuellen Seiten, bevor Sie sich darauf stützen.

Muss ich der Bundesverwaltung E-Rechnungen schicken?

Ja, sobald der Vertragswert 5000 Franken übersteigt; Kleinbeschaffungen sind ausgenommen. Das hat der Bundesrat beschlossen (ESTV). Elektronisch heisst hier auch: ein PDF per E-Mail an die Adresse der Verwaltungseinheit, kostenlos. Eine allgemeine Pflicht zwischen Unternehmen beschreiben die Seiten des Bundes nicht; sie regeln die Rechnungen an die Bundesverwaltung (EFV).

Der Bundesrat verpflichtet die Lieferanten der Bundesverwaltung, ihre Rechnungen elektronisch einzureichen, sofern der Vertragswert 5000 Franken übersteigt (ESTV). Kleinbeschaffungen sind von der Pflicht ausgenommen (EFV). Die Eidgenössische Finanzverwaltung bietet drei Wege an (EFV):

Weg So geht es
PDF per E-Mail ein PDF pro Rechnung, mit allfälligem Einzahlungsschein und Beilagen, an die Adresse der Verwaltungseinheit; mehrere PDFs pro E-Mail bis 25 MB
Strukturierte Daten aus Ihrer Software Ihr ERP übermittelt die Rechnungsdaten an einen Service-Provider wie PostFinance oder Swisscom Conextrade oder einen damit verbundenen Anbieter
Online-Formular Sie erfassen die Rechnung im Portal eines Service-Providers

Vermerken Sie immer die Bestell- oder Rechnungsreferenz der Verwaltungseinheit. Seit dem 30. Juni 2023 nimmt die Bundesverwaltung keine PDF-Rechnungen mehr über das Portal eines Service-Providers an; ein PDF geht per E-Mail.

Was ist die QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung ist seit Juni 2020 im Umlauf und hat am 1. Oktober 2022 die Einzahlungsscheine endgültig abgelöst (SIX). Sie besteht aus Empfangsschein und Zahlteil mit dem Swiss QR Code, erkennbar am Schweizerkreuz, der alle Zahlungsdaten enthält. Sie kann gedruckt oder digital ausgestellt werden. SIX veröffentlicht die Implementation Guidelines; Version 2.4 gilt ab dem 14. November 2026.

QR-Rechnung, eBill und E-Rechnung: was ist der Unterschied?

Die QR-Rechnung ist der Zahlteil mit Swiss QR Code, gedruckt oder als PDF; sie enthält nur die Zahlungsdaten (SIX). eBill schickt die Rechnung direkt ins Onlinebanking der Kundschaft, wo sie mit einem Klick bezahlt wird (eBill). Eine strukturierte E-Rechnung enthält die ganze Rechnung als Daten für die Buchhaltung, etwa an den Bund über einen Service-Provider (EFV).

QR-Rechnung eBill Strukturierte E-Rechnung
Was es ist der Zahlteil einer Rechnung mit Empfangsschein die Zustellung einer Rechnung ins Onlinebanking die ganze Rechnung als strukturierte Daten
Enthält Zahlungsdaten: Konto, Betrag, Referenz Rechnung und Zahlungsdaten zur Freigabe Parteien, Positionen, MWST, Zahlungsdaten
Empfängerin nutzt Banking-App oder Scanner Onlinebanking ihres Finanzinstituts Buchhaltungs- oder ERP-Software
Versand Papier oder PDF über einen zertifizierten eBill-Netzwerkpartner über einen Service-Provider wie PostFinance oder Swisscom
Festgelegt von SIX, Swiss Payment Standards SIX, eBill-Infrastruktur dem Format, das Sender, Empfänger oder Provider wählen

Die drei schliessen sich nicht aus: Eine PDF-Rechnung an den Bund kann eine QR-Rechnung als Zahlteil enthalten, und auch Rechnungen der Bundesverwaltung können Privat- und Geschäftskunden über ihr E-Banking empfangen (EFV). Ob die QR-Rechnung Pflicht ist: Einen anderen Einzahlungsschein gibt es seit dem 1. Oktober 2022 nicht mehr (SIX).

Was kann Klarbon?

Klarbon liest derzeit weder QR-Rechnungen noch eBill-Rechnungen noch die Formate Schweizer Service-Provider. Schickt Ihnen ein Lieferant aus der EU eine E-Rechnung in UBL, CII, XRechnung oder ZUGFeRD, können Sie sie kostenlos öffnen und prüfen. Für die Bundesverwaltung genügt ein PDF per E-Mail; eine Umwandlung ist dafür nicht nötig.

Siehe auch

Fristen für die E-Rechnung

Bereich Pflicht Ab Quelle

Häufige Fragen

Muss ich der Bundesverwaltung E-Rechnungen schicken?

Ja, wenn der Vertragswert 5000 Franken übersteigt; so hat es der Bundesrat beschlossen, laut ESTV. Kleinbeschaffungen sind ausgenommen. Die Eidgenössische Finanzverwaltung nimmt ein PDF pro Rechnung per E-Mail an die Adresse der Verwaltungseinheit an, oder strukturierte Rechnungsdaten über einen Service-Provider wie PostFinance oder Swisscom. Vermerken Sie immer die Bestellreferenz.

Gilt ein PDF bei der Bundesverwaltung als E-Rechnung?

Ja. Die Eidgenössische Finanzverwaltung nimmt ein PDF per E-Mail an die Adresse der Verwaltungseinheit an, ein PDF pro Rechnung, oder strukturierte Daten über einen Service-Provider. Seit dem 30. Juni 2023 nimmt sie keine PDF-Rechnungen mehr über das Portal eines Service-Providers an.

Ist eine QR-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Die QR-Rechnung ist der Zahlteil einer Rechnung mit Empfangsschein; der Swiss QR Code enthält nur die Zahlungsdaten. Sie hat am 1. Oktober 2022 die Einzahlungsscheine endgültig abgelöst, laut SIX. Eine strukturierte E-Rechnung enthält die ganze Rechnung als Daten, und eBill ist der Weg, eine Rechnung direkt ins E-Banking zu schicken.

Was ist eBill?

eBill ist die digitale Rechnung der Schweizer Finanzinstitute, betrieben von SIX: Der Rechnungssteller schickt die Rechnung aus seiner Fakturierungssoftware direkt ins Onlinebanking der Kundin, die sie dort prüft und mit einem Klick zur Zahlung freigibt. Für den Versand braucht ein Unternehmen einen zertifizierten eBill-Netzwerkpartner, laut ebill.ch. Die Kundin muss Ihr Unternehmen dafür im eBill-Portal als Rechnungssteller hinzufügen.

Kann Klarbon eine QR-Rechnung lesen?

Nein, derzeit nicht. Klarbon liest weder QR-Rechnungen noch eBill-Rechnungen noch die Formate der Schweizer Service-Provider. Es öffnet und prüft europäische E-Rechnungen wie UBL, CII, XRechnung und ZUGFeRD, etwa wenn Ihnen ein Lieferant aus Deutschland oder der EU eine solche Datei schickt. Öffnen ist kostenlos und braucht kein Konto.

Quellen

Aktualisiert am 6. November 2026