E-Rechnung in Österreich: Rechnungen an den Bund

In Österreich müssen Lieferanten des Bundes seit 1. Jänner 2014 E-Rechnungen senden, über e-Rechnung.gv.at per Unternehmensserviceportal (USP) oder über das Peppol-Netzwerk, in ebInterface oder UBL. Andere öffentliche Auftraggeber müssen strukturierte E-Rechnungen seit 2019 oder 2020 annehmen können. Eine allgemeine Pflicht zwischen Unternehmen sehen die offiziellen Quellen nicht vor. Klarbon liest UBL und CII, nicht ebInterface.

Diese Seite fasst die Angaben auf e-Rechnung.gv.at (Rechtliche Grundlagen), und USP.gv.at zusammen, Stand 6. November 2026. Sie ist keine Steuerberatung; wie die Regeln für Sie gelten, sagt Ihnen Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater.

Was gilt für wen?

Senden müssen nur Vertragspartner von Bundesdienststellen: Seit 1. Jänner 2014 bringen sie Rechnungen für Lieferungen und Leistungen an den Bund ausschließlich als strukturierte E-Rechnung ein, Papier wird nicht mehr angenommen. Für ausländische Partner ohne Sitz in Österreich gilt das nur nach technischer Möglichkeit. Alle öffentlichen Auftraggeber müssen E-Rechnungen seit 2019 oder 2020 annehmen (USP.gv.at).

Dass andere öffentliche Auftraggeber E-Rechnungen annehmen müssen, verpflichtet ihre Lieferanten nicht, solche zu senden (e-Rechnung.gv.at). Die Pflicht zum Senden gilt gegenüber dem Bund.

Wie reiche ich eine E-Rechnung beim Bund ein?

Über e-Rechnung.gv.at, auf einem von zwei Wegen: im Unternehmensserviceportal (USP), wo Sie die Rechnung im Formular erfassen, eine Datei hochladen oder sie per Webservice senden, oder über das Peppol-Netzwerk mit einem Zugangspunkt. Nach einer formalen Prüfung leitet das System die Rechnung an die Dienststelle weiter und schickt eine PDF-Kopie als Bestätigung an Ihre E-Mail-Adresse (USP.gv.at).

Die zwei Wege (e-Rechnung.gv.at):

• Das Unternehmensserviceportal (USP), nach Registrierung: Rechnung im Formular erfassen, Datei hochladen oder per Webservice senden.
• Das Peppol-Netzwerk, über einen Peppol-Zugangspunkt.

Beim Einbringen durchläuft die Rechnung eine automatische formale Prüfung; nur eine Datei ohne formale Fehler wird von der Bundesdienststelle übernommen und gilt als ordnungsgemäß eingebracht (e-Rechnung.gv.at). Die Rechnung muss mindestens die Angaben nach § 11 Abs. 1 UStG 1994 enthalten. Eine Signatur ist nicht nötig.

Welche Formate werden angenommen?

e-Rechnung.gv.at nimmt das österreichische Format ebInterface in den Versionen 4.3, 5.0, 6.0 und 6.1 sowie UBL 2.1 an. Über Formular, Upload und Webservice gehen beide, über Peppol nur UBL, in der Regel als Peppol BIS Billing. Ein PDF, ein Word-Dokument oder ein Scan ist keine E-Rechnung an den Bund (e-Rechnung.gv.at).

ebInterface ist das österreichische XML-Format. UBL über Peppol ist in der Regel Peppol BIS Billing. Beide beruhen auf der europäischen Norm EN 16931 oder lassen sich auf sie abbilden.

Wie registriere ich mich im USP für die E-Rechnung an den Bund?

Einmalig und kostenlos: mit Ihren FinanzOnline-Zugangsdaten, mit Bürgerkarte oder Handy-Signatur oder im Infocenter Ihres Finanzamts. Danach legt ein USP-Administrator mindestens einen Benutzer mit den Rechten für die E-Rechnung an. Wer nur über Peppol einbringt oder die Rechnungen von einem Dienstleister einbringen lässt, braucht keine eigene USP-Registrierung, laut Leitfaden des Finanzministeriums (PDF).

Im USP finden Sie die Anwendung E-RECHNUNG.GV.AT unter Meine Services. Wer FinanzOnline schon nutzt, kann den dortigen Supervisor-Zugang verwenden.

Was ist die Auftragsreferenz und woher bekomme ich sie?

Die Auftragsreferenz ordnet Ihre E-Rechnung der richtigen Bundesdienststelle und Bestellung zu. Es ist entweder eine zehnstellige Bestellnummer, die mit 47 beginnt, eine dreistellige Einkäufergruppe wie Z01 oder eine Einkäufergruppe mit interner Referenz, etwa Z01:111599. Die bestellende Dienststelle muss sie Ihnen bei der Beauftragung nennen; der Support von e-Rechnung.gv.at kann sie nicht nachschlagen (e-Rechnung.gv.at).

Mit einer Bestellnummer muss sich jede Rechnungsposition auf eine Bestellposition beziehen; dann wird die Rechnung am besten automatisch verarbeitet. Positionen mehrerer Bestellungen lassen sich in einer Rechnung zusammenfassen, wenn alle zur selben Einkäufergruppe gehören (FAQ des Bundes). Neben der Auftragsreferenz brauchen Sie Ihre Lieferantennummer beim Bund.

Kann ich dem Bund eine PDF-Rechnung schicken?

Nein, nicht als Rechnung. Bundesdienststellen nehmen seit 2014 weder Papier- noch PDF-Rechnungen an; die Rechnung muss als strukturierte E-Rechnung über USP oder Peppol eingehen (USP.gv.at). PDF-Dateien dürfen aber als Beilagen mit: bis zu 200 Stück, etwa Lieferscheine oder Leistungsnachweise, zusammen höchstens 15 MB, in PDF, XLS, XLSX, PNG oder XML (Leitfaden, PDF).

Ausländische Vertragspartner ohne Sitz in Österreich sind nur nach technischer Möglichkeit verpflichtet; von ihnen nimmt der Bund weiterhin auch Papierrechnungen an. Wer eine Rechnung erst als PDF hat, kann sie im Online-Formular des USP abtippen, ohne eigene Software.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen an den Bund schicken?

Ja. Die E-Rechnung-UStV gilt für alle Vertragspartner von Bundesdienststellen, und der Leitfaden nennt keine Ausnahme für Kleinunternehmer; ausgenommen sind nur Bar- und Sofortzahlungen, bei denen die Zahlung die Schuld sofort tilgt (Leitfaden, PDF). Für wenige Rechnungen genügt das kostenlose Online-Formular im USP, ohne eigene Software.

Die E-Rechnung muss die Angaben nach § 11 Abs. 1 UStG 1994 enthalten. Ob und wie Sie als Kleinunternehmer auf die Umsatzsteuerbefreiung hinweisen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Länder und Gemeinden?

Nein, derzeit nicht. Länder, Städte und Gemeinden können e-Rechnung.gv.at als Empfänger nutzen und müssen strukturierte E-Rechnungen nach EU-Recht seit 18. April 2020 annehmen. Eine Pflicht für ihre Vertragspartner, E-Rechnungen zu senden, besteht aber nicht, denn § 5 IKT-Konsolidierungsgesetz gilt nur für den Bund (USP.gv.at, Leitfaden, PDF).

Wer über e-Rechnung.gv.at an andere Empfänger einbringt, etwa das AMS oder die ASFINAG, verwendet deren eigenes Format der Auftragsreferenz, das die Liste Andere Rechnungsempfänger nennt. Fragen Sie im Zweifel den Auftraggeber, welchen Weg und welche Referenz er erwartet.

Was gilt zwischen Unternehmen?

Die hier genannten offiziellen Quellen beschreiben Pflichten nur für öffentliche Aufträge. Die Wirtschaftskammer Österreich weist darauf hin, dass immer mehr Unternehmen strukturierte E-Rechnungen verlangen und ein PDF per E-Mail keine echte E-Rechnung ist (WKO). Ob Sie einem Geschäftskunden E-Rechnungen senden müssen, ist Sache Ihrer Vereinbarung; zu den steuerlichen Anforderungen an Ihre Rechnungen fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Was kann Klarbon mit österreichischen Rechnungen?

Klarbon liest E-Rechnungen in UBL und CII, auch Peppol BIS, aber nicht das österreichische Format ebInterface. Eine UBL-Rechnung an den Bund können Sie kostenlos im Browser öffnen und vor dem Einreichen prüfen, und eine CII- oder Factur-X-Rechnung in UBL umwandeln. Einreichen müssen Sie die Datei selbst, über das USP oder Ihren Peppol-Zugangspunkt.

Für ebInterface bietet die WKO ein Online-Formular zum Erstellen von Rechnungen und einen Dienst, der eine Datei prüft und als lesbares PDF darstellt (WKO).

Weitere österreichische Formate

Bei Betriebsprüfungen in Österreich kann der Datenexport SAF-T Austria (Englisch) eine Rolle spielen.

Siehe auch

• E-Rechnung in Deutschland
• E-Rechnung nach Ländern