E-Rechnung in Belgien: Pflichten und Peppol

Seit 1. Januar 2026 müssen belgische mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen untereinander strukturierte E-Rechnungen austauschen, in der Regel über das Peppol-Netzwerk im Format Peppol BIS. Kleinunternehmen mit Steuerbefreiung müssen sie zumindest empfangen können. Ein PDF per E-Mail reicht zwischen Unternehmen nicht mehr, und es gibt nur wenige Ausnahmen.

Diese Seite fasst die offiziellen Angaben des belgischen FÖD Finanzen zusammen (erechnung.belgium.be), Stand 6. November 2026. Sie ist keine Steuerberatung; wie die Regeln für Sie gelten, sagt Ihnen Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung.

Was gilt für wen?

Zwischen zwei belgischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen ist die strukturierte E-Rechnung über Peppol seit 1. Januar 2026 Pflicht; PDF und Papier sind nicht mehr erlaubt. Rechnungen an Behörden folgen seit 1. März 2024 einer eigenen Regel. Für Privatkunden, ausländische Kunden und andere Fälle ist die strukturierte E-Rechnung freiwillig und braucht die Zustimmung des Empfängers, laut FÖD Finanzen.

Gilt die Pflicht für kleine Unternehmen?

Ja. Wenn Sie eine aktive MwSt.-Nummer haben, gilt die Pflicht für Ihr Unternehmen. Auch die Steuerbefreiungsregelung für Kleinunternehmen (Jahresumsatz bis 25.000 Euro) und die Pauschalregelung für Landwirte sind erfasst, zumindest für den Empfang von B2B-Rechnungen (FÖD Finanzen). Arbeiten Sie nur für Privatkunden, müssen Sie selbst keine strukturierten Rechnungen senden, aber die Rechnungen Ihrer Lieferanten empfangen können.

Welche Ausnahmen gibt es?

Nur wenige. Steuerpflichtige in Konkurs, Unternehmen mit ausschließlich nach Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuchs befreiten Umsätzen, ausländische Unternehmen ohne feste Niederlassung in Belgien und Steuerpflichtige mit Pauschalregelung müssen keine strukturierten E-Rechnungen senden, manche auch keine empfangen. Ein nach Artikel 44 befreiter Umsatz oder einer mit einer nicht steuerpflichtigen Partei fällt nicht unter die Pflicht, laut FÖD Finanzen.

Im Einzelnen:

• Keine Pflicht zum Senden für Steuerpflichtige in Konkurs, Unternehmen, die nur nach Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuchs befreite Umsätze tätigen, nicht in Belgien ansässige Steuerpflichtige ohne feste Niederlassung und Steuerpflichtige mit Pauschalregelung (die spätestens am 1. Januar 2028 endet).
• Keine Pflicht zum Empfang für Unternehmen, die nur nach Artikel 44 befreite Umsätze tätigen, und für nicht in Belgien ansässige Steuerpflichtige ohne feste Niederlassung.
• Keine Pflicht für einen nach Artikel 44 befreiten Umsatz oder wenn eine der Parteien nicht mehrwertsteuerpflichtig ist.

Ob ein Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist, zeigt die Zentrale Datenbank der Unternehmen (ZDU, KBO/BCE).

Was gilt für Rechnungen an Behörden?

Für öffentliche Aufträge, die nach dem 1. März 2024 veröffentlicht wurden, ist die E-Rechnung Pflicht, in der Regel ab 3.000 Euro ohne MwSt. Föderale öffentliche Auftraggeber müssen sie auch unter dieser Schwelle verlangen (FÖD Finanzen). Auch hier läuft die Rechnung über Peppol: Wer für die B2B-Pflicht schon eingerichtet ist, kann denselben Zugangspunkt für Behörden als Kunden nutzen.

Reicht ein PDF per E-Mail noch?

Nicht zwischen belgischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen. Seit 1. Januar 2026 genügt eine PDF-Rechnung per E-Mail oder über eine Plattform nicht mehr (FÖD Finanzen). Für Privatkunden bleiben PDF und Papier erlaubt. Die einzige Ausnahme in der Praxis ist ein Kunde, der noch nicht über Peppol empfangen kann: Dann ist ein anderer sicherer, vereinbarter Weg möglich, wie die folgenden Fragen erklären.

Welche Bußgelder drohen?

Wer nicht über die technischen Mittel verfügt, strukturierte E-Rechnungen auszustellen und zu empfangen, riskiert ein Bußgeld von 1.500 Euro beim ersten Verstoß, 3.000 Euro beim zweiten und 5.000 Euro bei jedem weiteren, nach dem Königlichen Erlass vom 8. Juli 2025. Die bestehenden Bußgelder für fehlende, verspätete oder fehlerhafte Rechnungen gelten auch für E-Rechnungen, laut FÖD Finanzen.

Ein Verstoß zählt nur dann als zweiter oder weiterer, wenn die Verwaltung ihn frühestens drei Monate nach dem vorigen geahndeten Verstoß feststellt. Ein Kunde, der ein PDF statt einer strukturierten E-Rechnung erhält, behält sein Recht auf Vorsteuerabzug, wenn die materiellen Voraussetzungen erfüllt sind, kann aber selbst ein Bußgeld erhalten, wenn er keine strukturierten E-Rechnungen empfangen kann (FÖD Finanzen).

Gilt noch eine Toleranzfrist?

Nein. Der allgemeine Toleranzzeitraum galt nur in den ersten drei Monaten 2026: Der FÖD Finanzen verhängte keine Bußgelder für Verstöße gegen die neue Pflicht, sofern das Unternehmen rechtzeitige und angemessene Schritte nachweisen konnte. Er ist vorbei, und einen allgemeinen Aufschub gab es nie (FÖD Finanzen). Eine gezielte Toleranz für Self-Billing lief bis 30. Juni 2026.

Seitdem kann die Verwaltung in Ausnahmefällen noch auf ein Bußgeld verzichten, aber nur nach Einzelprüfung des Falls, nie automatisch; Ihren Fall legen Sie über das Kontaktformular des Portals vor (FÖD Finanzen, Niederländisch).

Was ändert sich 2028 mit dem E-Reporting?

Wird der am 27. Oktober 2026 in der Abgeordnetenkammer eingereichte Gesetzentwurf verabschiedet, melden Aussteller und Empfänger strukturierter E-Rechnungen deren Daten ab 1. Januar 2028 binnen höchstens fünf Kalendertagen an die Steuerverwaltung, und die jährliche Kundenliste entfällt für sie. Der Entwurf DOC 56 1846/001 ist noch kein Gesetz (Abgeordnetenkammer, Niederländisch und Französisch).

Bis zur Abstimmung beschreibt der FÖD Finanzen dieses Reporting nahezu in Echtzeit als für 2028 im föderalen Koalitionsabkommen geplant und noch nicht in belgisches Recht umgesetzt. Die Daten kämen aus der strukturierten E-Rechnung selbst, sodass sich die Meldung automatisieren lässt (FÖD Finanzen). Nach dem Entwurf reichen nicht in Belgien ansässige Unternehmen die jährliche Kundenliste bis 30. Juni 2030 weiter ein, sofern sie nicht das E-Reporting wählen.

Gilt die Pflicht für ausländische Unternehmen?

Nicht für ein Unternehmen mit belgischer MwSt.-Nummer, aber ohne Sitz oder feste Niederlassung in Belgien. Laut FÖD Finanzen fällt es nicht unter die Pflicht, wobei das Gesetz in diesem Punkt noch angepasst wird. Es darf belgischen Kunden aber freiwillig Peppol-Rechnungen senden, und diese dürfen sie annehmen. Entscheidend ist die Niederlassung, nicht die MwSt.-Nummer.

Eine belgische Gesellschaft, die ein ausländisches Unternehmen unter ihrer eigenen belgischen MwSt.-Nummer vertritt, ist erfasst. Einzel- und Globalvertreter, die die Nummer des ausländischen Unternehmens oder eine mit BE0796.5 oder BE0796.6 beginnende Nummer nutzen, sind es nicht (FÖD Finanzen).

Was tun, wenn mein Kunde nicht bei Peppol registriert ist?

Dann dürfen Sie als Absender einen anderen Übermittlungsweg wählen, sagt der FÖD Finanzen. Senden Sie die Rechnung elektronisch, muss der Kunde zustimmen, und Sie vereinbaren eine sichere Alternative. Die so gesendete Rechnung ist rechtlich gültig und erfüllt Ihre Rechnungspflicht; das Bußgeld riskiert der Kunde, nicht Sie. Ist der Kunde später bei Peppol, senden Sie alte Rechnungen nicht erneut als strukturierte E-Rechnung.

Ob ein Kunde registriert ist, sehen Sie im Peppol Directory; nach den Regeln des Netzwerks gilt die Registrierung als Zustimmung, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Sie dürfen auf der Rechnung auch einen Hinweis anbringen, der den Kunden bittet, sich anzupassen.

Datei oder Übermittlung: was ist der Unterschied?

Eine Peppol-BIS-Datei ist die Rechnung; das Peppol-Netzwerk ist der Weg, den sie nimmt. Die Pflicht umfasst beides: eine strukturierte Datei (Peppol BIS Billing 3.0, Englisch), ausgetauscht über Peppol, sofern Sie mit Ihrem Kunden nichts anderes nach EN 16931 vereinbaren. Senden und Empfangen übernimmt ein Peppol-Zugangspunkt, oft in Ihre Buchhaltungssoftware eingebaut. Klarbon ist kein Zugangspunkt: Es registriert Sie nicht bei Peppol und versendet nichts.

Was Klarbon tut:

Welche Formate begegnen Ihnen?

Peppol BIS Billing 3.0 in UBL ist das Standardformat; siehe Was ist Peppol BIS? Daneben gibt es die ältere belgische Variante UBL.BE (Englisch). Alle E-Rechnungen beruhen auf der Norm EN 16931; die andere XML-Syntax ist CII. Für Kontoauszüge nutzen belgische Banken oft CODA (Englisch).

Wie bereite ich mich vor?

Prüfen Sie in der Zentralen Datenbank der Unternehmen, ob Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, und sorgen Sie dafür, dass Sie über Peppol senden und empfangen können, meist über Ihre Buchhaltungssoftware oder einen Zugangspunkt. Der FÖD Finanzen rät, beim Softwareanbieter nachzufragen, ob Ihr System geeignet ist. Klarbon hilft beim Lesen und Prüfen der Dateien, schließt Sie aber nicht an Peppol an.

1. Prüfen Sie Ihren MwSt.-Status in der ZDU (KBO/BCE).
2. Wählen Sie einen Zugangspunkt oder eine Buchhaltungssoftware mit Peppol zum Senden und Empfangen.
3. Lesen Sie empfangene Rechnungen mit E-Rechnung öffnen.
4. Prüfen Sie ausgehende Dateien mit E-Rechnung prüfen.

Siehe auch

• E-Rechnung nach Ländern
• Hilfe