E-faktury w Niemczech: terminy i formaty

Od 1 stycznia 2025 r. każda firma krajowa w Niemczech musi móc odbierać e-faktury B2B. Wystawianie wchodzi po okresach przejściowych: inne faktury, na przykład PDF, są dozwolone do końca 2026 r., a przy obrocie w poprzednim roku do 800 000 EUR do końca 2027 r. Obowiązek dotyczy firm z siedzibą lub stałym miejscem działalności w Niemczech. Polska firma podlegająca obowiązkowi KSeF wystawia fakturę w tym systemie.

Ta strona streszcza zasady z FAQ niemieckiego Ministerstwa Finansów (BMF FAQ, w języku niemieckim), sprawdzone 6 listopada 2026 r. To nie jest porada podatkowa; jak zasady dotyczą ciebie, powie ci doradca podatkowy.

Jakie są terminy?

Odbieranie i wystawianie mają różne daty. Obowiązki dotyczą dostaw między firmami krajowymi (B2B), nie faktur dla konsumentów.

Nie oznacza to, że każda firma musi wystawiać e-faktury od 2028 r. Wyjątki pozostają, a firma z obrotem powyżej 800 000 EUR w 2026 r. przechodzi na e-faktury już 1 stycznia 2027 r.

Co musi robić mała firma?

Odbierać. Firma objęta Kleinunternehmer (§ 19 UStG) jest zwolniona z wystawiania e-faktur, ale musi umieć je odbierać. Wystarczy skrzynka e-mail (BMF FAQ, pytanie 12). XML przeczytasz w podglądzie e-faktur, bezpłatnie i bez przesyłania pliku.

Czy dotyczy to polskiej firmy?

Firmą krajową jest w Niemczech firma z siedzibą, zarządem albo stałym miejscem prowadzenia działalności, które uczestniczy w sprzedaży, na terytorium Niemiec. Zagraniczna firma zarejestrowana tam do VAT, ale bez stałego miejsca działalności, może to zaznaczyć na fakturze, żeby wyjaśnić, dlaczego nie wystawia e-faktury (BMF FAQ, pytanie 3).

Firma z siedzibą w Polsce, jeśli jej transakcja podlega obowiązkowi KSeF, wystawia fakturę dla niemieckiego klienta w KSeF i przekazuje mu ją w uzgodniony sposób, z kodem QR (pytania i odpowiedzi KSeF). Gdy klient prosi o XRechnung lub ZUGFeRD dla swojego systemu, możesz przygotować dodatkowy plik z tym samym numerem i danymi. Nie zastępuje on wymaganej wizualizacji z kodem QR. Klarbon nie wystawia faktur w KSeF i niczego do niego nie wysyła. Zasady i wyjątki opisuje przewodnik po Polsce. Jeśli masz stałe miejsce działalności w Niemczech, zapytaj doradcę, które zasady dotyczą tamtejszej sprzedaży.

Które faktury są wyłączone?

Obowiązek dotyczy tylko sytuacji, w których niemieckie prawo o VAT w ogóle wymaga faktury. Według BMF FAQ (pytanie 4) nie dotyczy faktur dla konsumentów (B2C) ani wielu dostaw zwolnionych z VAT. Nawet gdy faktura jest wymagana, nie musi być e-fakturą między innymi przy fakturach do 250 EUR brutto, biletach, które są fakturą, i sprzedaży małych firm objętych zwolnieniem Kleinunternehmer.

Czy wystarczy PDF wysłany e-mailem?

Dla transakcji objętych obowiązkiem tylko w okresie przejściowym i za zgodą odbiorcy (BMF FAQ, pytanie 11). PDF nie jest e-fakturą, tylko „inną fakturą”. E-faktura to format ustrukturyzowany zgodny z EN 16931, który pozwala na automatyczne przetwarzanie. Wysyłka e-mailem jest w porządku, bo przepisy nie narzucają kanału (BMF FAQ, pytanie 8).

Jakie formaty są dozwolone?

Każdy format zgodny z EN 16931. BMF wymienia XRechnung i ZUGFeRD od wersji 2.0.1, poza profilami MINIMUM i BASIC WL (BMF FAQ, pytanie 7). Inne formaty, na przykład EDI, są możliwe po uzgodnieniu, jeśli pozwalają wyodrębnić wszystkie wymagane dane.

Opisane profile faktur opierają się na europejskiej normie EN 16931. W formatach hybrydowych, gdy obraz i XML się różnią, rozstrzyga XML (BMF FAQ, pytanie 12a).

Faktury dla niemieckich urzędów

Faktury dla administracji publicznej mają własne zasady obok prawa o VAT; dla administracji federalnej to E-Rechnungsverordnung, od 27 listopada 2020 r. (BMF FAQ, pytanie 4a). BMF wskazuje różne progi: E-Rechnungsverordnung od 1000 EUR, prawo VAT powyżej 250 EUR. Faktury federalne przesyła się przez platformę OZG-RE (E-Rechnung Bund, w języku niemieckim) i adresuje identyfikatorem urzędu Leitweg-ID (w języku angielskim). Kraje związkowe i gminy mają własne zasady i platformy.

Czy potrzebuję Leitweg-ID?

Dla urzędu, jeśli go wymaga. W niemieckim B2B nie jest potrzebny. Dla celów VAT w polu referencji nabywcy BT-10 wystarczy znak zastępczy, na przykład „-”, gdy klient nie podał referencji (BMF FAQ, pytanie 6).

Czy walidacja jest obowiązkowa?

Nie jest warunkiem odliczenia VAT naliczonego. BMF uważa ją jednak za przydatną i zaleca kontrolę przy tworzeniu i wysyłaniu pliku (BMF FAQ, pytanie 7). Sprawdzenie w Klarbon jest bezpłatne w dziennym limicie.

Jak długo przechowuje się e-faktury?

Osiem lat, otrzymane i wystawione. Co najmniej część ustrukturyzowana musi pozostać niezmieniona w oryginalnej formie (BMF FAQ, pytanie 13). Wydruk nie zastępuje XML. Klarbon nie prowadzi archiwum.

Co się stanie, jeśli nie wystawię e-faktury?

Według administracji nie ma obecnie odrębnej grzywny. Klient ma jednak roszczenie cywilnoprawne o e-fakturę, a „inna faktura” co do zasady nie daje prawa do odliczenia VAT, gdy wymagana była e-faktura. BMF dopuszcza obecnie wyjątki, między innymi po otrzymaniu poprawionej e-faktury (BMF FAQ, pytania 12b i 12c).

Lista kontrolna dla polskiej firmy

1. Faktura: sprawdź, czy transakcja podlega obowiązkowemu KSeF i czy dotyczą jej wyjątki.
2. Format klienta: zapytaj, czy potrzebuje kopii w XRechnung lub ZUGFeRD w profilu EN 16931.
3. Kopia: przygotuj ją w swoim programie albo w narzędziu Utwórz e-fakturę, z tym samym numerem i danymi. Sam plik z Klarbon nie zastępuje wystawienia w KSeF ani wizualizacji z kodem QR.
4. Sprawdź przed wysłaniem: sprawdź e-fakturę bezpłatnie w dziennym limicie.
5. Faktury od niemieckich dostawców: otwórz e-fakturę bezpłatnie, bez przesyłania pliku.

Inne niemieckie formaty księgowe

Poza e-fakturami spotkasz DATEV CSV (w języku angielskim), DATEV XML (w języku angielskim), starsze formaty płatności DTAUS (w języku angielskim) i DTAZV (w języku angielskim) oraz ELSTER (w języku angielskim) do deklaracji podatkowych.

Zobacz też

• E-faktury w poszczególnych krajach
• Centrum pomocy