Was ist XRechnung? Format und Verwendung

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen: eine strukturierte XML-Datei in UBL- oder CII-Syntax, die der europäischen Norm EN 16931 folgt und deutsche Regeln ergänzt. Sie wird von der KoSIT im Auftrag von Bund und Ländern gepflegt. Aktuell gilt Version 3.0. Eine XRechnung hat kein Layout; Menschen lesen sie in einem Viewer.

Was steht in einer XRechnung?

Die Rechnungsdaten als XML-Elemente: Verkäufer und Käufer, Rechnungsnummer und Datum, Positionen, Umsatzsteuer, Summen und Zahlungsangaben. Über die EN 16931 hinaus verlangt die XRechnung einige Felder, vor allem die Käuferreferenz (BT-10), die die vom Empfänger vorgegebene Referenz enthält, etwa eine Leitweg-ID (KoSIT).

Merkmal	Wert
Herausgeber	KoSIT, für Bund und Länder
Syntax	UBL 2.1 oder CII D16B
Grundlage	EN 16931
Aktuelle Version	3.0, Bundles 3.0.2, in Kraft mindestens bis 31. Juli 2027 (KoSIT)
Nächste Version	4.0, Vorversion September 2026, final voraussichtlich Frühjahr 2027
Dateityp	`.xml`

Wann wird die XRechnung verwendet?

Öffentliche Auftraggeber können XRechnung über ein bestimmtes Portal oder einen anderen Kanal verlangen. Prüfen Sie die Vorgaben des Empfängers, statt für jede Behörde denselben Übertragungsweg anzunehmen. Zwischen Unternehmen erkennt das Bundesfinanzministerium jedes Format nach EN 16931 an, darunter XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL (BMF-FAQ). Mehr unter E-Rechnungspflicht in Deutschland.

Was kann Klarbon mit einer XRechnung?

Aufgabe	Werkzeug
Lesen, drucken, als PDF speichern	XRechnung öffnen, kostenlos
Unterstützte Versionen gegen die ausgewählten Regeln prüfen, in der Beta	XRechnung prüfen
Strukturierte E-Rechnung in XRechnung umwandeln	E-Rechnung umwandeln

Das Lesen normaler PDF-Rechnungen ist noch nicht verfügbar.

Eine Umwandlung erzeugt die Datei, sie versendet sie nicht. Sie reichen sie selbst beim Empfänger oder Portal ein.

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Häufige Fragen

Ist eine XRechnung eine PDF?

Nein. Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne Layout. Lesbar wird sie in einem Viewer, der die Daten als Rechnung darstellt.

Welche XRechnung-Version gilt aktuell?

Version 3.0 in den Bundles 3.0.2. Sie bleibt mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft. Eine Vorversion von XRechnung 4.0 erschien im September 2026.

Muss ich im B2B-Bereich XRechnung verwenden?

Nein. Jedes Format nach EN 16931 gilt als E-Rechnung, also auch ZUGFeRD ab Version 2.0.1 außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL. Stimmen Sie das Format mit Ihrem Kunden ab.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist reines XML. ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebettetem XML. Beide können die deutschen Anforderungen erfüllen.

Was ist XRechnung?