Warum wurde meine E-Rechnung abgelehnt?

Eine E-Rechnung kann aus mehreren Gründen abgelehnt werden: Die Datei verletzt eine Prüfregel, etwa weil die Summen nicht aufgehen, ein Pflichtfeld fehlt, oft die Käuferreferenz, oder der Empfänger erwartet ein anderes Format. Prüfen Sie die Datei mit Klarbon. Gemeldete Befunde enthalten Regelcodes und Hinweise, soweit verfügbar.

Wie finde ich die Ursache?

Lesen Sie die Ablehnung. Sie nennt meist einen Regelcode wie BR-CO-15 oder BR-DE-15, oder einen Grund wie einen unbekannten Empfänger.
Prüfen Sie die Rechnung mit Klarbon. Gemeldete Befunde enthalten Regelcodes, mit betroffenem Feld und Korrekturhinweisen, soweit verfügbar.
Schlagen Sie Codes in der Übersicht der Rechnungsfehler nach.

Was sind häufige Ursachen?

Ursache	Beispiel	Was tun
Summen gehen nicht auf	BR-CO-15: Bruttobetrag ist nicht Nettobetrag plus Umsatzsteuer (Peppol-Regeln)	Rundung oder Positionsbeträge korrigieren
Pflichtfeld fehlt	BR-DE-15: keine Käuferreferenz, an Behörden die Leitweg-ID	die vom Auftraggeber genannte Referenz eintragen
Falsches Format oder falsche Version	eine einfache PDF, wo XRechnung verlangt ist	das vom Empfänger genannte Format senden
Falsche Empfängerkennung	Leitweg-ID oder Peppol-ID vertippt	den Auftraggeber nach der richtigen Kennung fragen
Code nicht erlaubt	Einheit, Steuerkategorie oder Ländercode außerhalb der Codeliste	einen Code aus der offiziellen Liste verwenden

Die XRechnung-Regeln mit dem Präfix BR-DE veröffentlicht die KoSIT.

Kann ich sie selbst korrigieren?

Wenn Sie die Rechnung ausgestellt haben, ja. Korrigieren Sie sie in der Software, die sie erzeugt hat, und senden Sie sie erneut. Oder nutzen Sie das Klarbon-Tool abgelehnte E-Rechnung korrigieren: Datei hochladen, markierte Felder im Formular ändern und für einen Credit eine Datei herunterladen, die die Prüfung besteht. Prüfen Sie die neue Datei vor dem Versand. Bei einer Neuausgabe können Angaben normalisiert werden; nicht unterstützte Daten lassen sich nicht immer übertragen.

Und wenn ich die ungültige Rechnung erhalten habe?

Bitten Sie den Absender um eine korrigierte Rechnung. Eine Rechnung, die jemand anderes ausgestellt hat, sollten Sie nicht selbst ändern. Der Prüfbericht von Klarbon zeigt, welche Regel verletzt ist, sodass Sie dem Absender genau sagen können, was zu korrigieren ist. Lesen können Sie die Rechnung trotzdem schon.

Wann liegt es nicht an der Datei?

Besteht die Datei die Prüfung und wird trotzdem abgelehnt, können weitere Anforderungen eine Rolle spielen: Der Empfänger ist auf dem genutzten Weg nicht erreichbar, das Portal hat eigene Vorgaben, oder der Auftraggeber erwartet ein anderes Format. Fragen Sie beim Portal oder beim Auftraggeber nach.

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Häufige Fragen

Warum werden E-Rechnungen abgelehnt?

Etwa, weil die Datei eine Prüfregel verletzt, etwa weil die Summen nicht aufgehen, weil ein Pflichtfeld wie die Käuferreferenz fehlt oder weil der Empfänger ein anderes Format erwartet.

Was bedeutet ein Fehlercode wie BR-DE-15?

Er bezeichnet eine Prüfregel. BR-DE-15 ist eine XRechnung-Regel und verlangt die Käuferreferenz, an Behörden meist die Leitweg-ID. Klarbon ergänzt verständliche Hinweise zu gemeldeten Befunden, soweit verfügbar.

Kann ich eine abgelehnte Rechnung selbst korrigieren?

Wenn Sie sie ausgestellt haben, ja. Korrigieren Sie sie in Ihrer Rechnungssoftware, oder laden Sie sie in das Klarbon-Korrekturtool, ändern Sie die markierten Felder und laden Sie für einen Credit eine geprüfte Datei herunter.

Ich habe eine ungültige Rechnung erhalten. Was tun?

Bitten Sie den Absender um eine korrigierte Rechnung. Sie können sie öffnen und prüfen, um genau zu sagen, welche Regel verletzt ist, aber die Rechnung selbst muss vom Aussteller kommen.