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Ihr Kunde konnte Ihre E-Rechnung nicht verarbeiten

Die Software Ihres Kunden hat Ihre E-Rechnung abgelehnt. Sehen Sie, welche Regel die Datei verletzt, was sie bedeutet und wie Sie sie korrigieren.

Kurz gesagt

Eine abgelehnte E-Rechnung als Formular öffnen, korrigieren und eine Datei erhalten, die die Prüfung besteht. Die Credits, mit denen ein neues Klarbon-Konto startet, decken die erste Korrektur.

Die Software Ihres Kunden hat Ihre E-Rechnung abgelehnt, weil die Datei eine Prüfregel verletzt. Legen Sie die Datei oben ab: Klarbon zeigt, welche Regeln nicht erfüllt sind, erklärt jede in klaren Worten und öffnet die Rechnung als Formular zum Korrigieren. Die neue Datei wird vor dem Download erneut geprüft. Die Prüfung ist kostenlos; die korrigierte Datei kostet einen Credit, und die Credits eines neuen Kontos decken ihn.

Was bedeutet eine Ablehnung meistens?

Software, die E-Rechnungen empfängt, prüft jede Datei gegen einen Standard, bevor jemand sie liest: europaweit gegen die EN 16931, dazu gegen nationale Regeln wie die XRechnung in Deutschland oder Peppol BIS im Peppol-Netz. Eine Datei, die eine Regel verletzt, wird automatisch zurückgewiesen, auch wenn Beträge und Leistung stimmen.

Die Ablehnung nennt die Regel mit ihrem Code, etwa BR-CO-15 oder BR-DE-15. Das Präfix verrät den Standard: BR- steht für die EN 16931, BR-DE- für die XRechnung und PEPPOL-EN16931- für Peppol BIS.

Wie korrigiere ich die Datei?

  1. Legen Sie die abgelehnte Datei oben ab: die XML-Datei oder das ZUGFeRD- bzw. Factur-X-PDF.
  2. Korrigieren Sie die Angaben, auf die die Meldungen hinweisen, im Formular. Jede Meldung sagt, was nicht stimmt und wie Sie es beheben.
  3. Laden Sie die korrigierte Datei herunter, erneut geprüft, und senden Sie sie Ihrem Kunden so wie die erste.

Stammt die Rechnung aus Ihrer Rechnungssoftware, korrigieren Sie die Einstellung auch dort, damit die nächste Rechnung die Prüfung besteht.

Und wenn die Datei die Prüfung besteht?

Dann liegt die Ursache außerhalb der Datei: bei der Peppol-ID oder Leitweg-ID Ihres Kunden, beim erwarteten Format oder bei einer Regel seines Portals. Fragen Sie Ihren Kunden nach der Meldung seiner Software, oder suchen Sie seine Peppol-ID.

Fünf häufige Ursachen

Jede führt zu ihrer Regel: was sie prüft, warum die Datei sie nicht erfüllt und wie Sie sie korrigieren.

Häufige Fragen

Warum hat mein Kunde meine E-Rechnung abgelehnt?

Meist, weil die Datei eine Regel des Standards verletzt, den seine Software prüft, etwa EN 16931, XRechnung oder Peppol BIS. Ware und Beträge können stimmen; abgelehnt wird die Datei. Die Ablehnung oder die Nachricht Ihres Kunden nennt die Regel, zum Beispiel BR-CO-15.

Muss ich eine neue Rechnung ausstellen?

In der Regel senden Sie eine korrigierte Datei derselben Rechnung. Ob Ihr Kunde zusätzlich eine Rechnungskorrektur oder eine neue Nummer braucht, hängt von seinem Ablauf und den Regeln Ihres Landes ab. Fragen Sie im Zweifel Ihren Kunden oder Ihre Steuerberatung.

Schickt Klarbon die korrigierte Rechnung an meinen Kunden?

Nein. Sie laden die korrigierte Datei herunter und senden sie so wie die erste: per E-Mail, über das Portal Ihres Kunden oder über Ihren Peppol-Dienstleister.

Was kostet die Korrektur?

Öffnen und Prüfen sind kostenlos. Der Download der korrigierten Datei kostet einen Credit, und die Credits, mit denen ein neues Konto startet, decken den ersten.

Nimmt mein Kunde die korrigierte Datei an?

Sie erfüllt die Regeln, die Klarbon prüft, und das sind meist die aus der Ablehnung. Die Annahme kann aber auch von Dingen außerhalb der Datei abhängen, etwa der Peppol-ID Ihres Kunden oder den Vorgaben seines Portals. Klarbon kann sie deshalb nicht zusagen.

Quellen

Aktualisiert am 8. November 2026