Diese Übersetzung dient Ihrer Information. Weichen die Fassungen voneinander ab, gilt die englische Fassung.
Dieser Vertrag ist Teil der AGB, wenn ein Geschäftskunde Klarbon nutzt, um personenbezogene Daten in Dokumenten in seinem Auftrag zu verarbeiten. Der Kunde ist Verantwortlicher oder ein Auftragsverarbeiter, den sein Verantwortlicher ermächtigt hat, die Erys AI Ltd als Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Die Erys AI Ltd ist Auftragsverarbeiter. Verweise auf den Verantwortlichen schließen in diesem Vertrag diesen ermächtigten Kunden ein, soweit anwendbar.
Kontoverwaltung, Zahlungen und Sicherheit des Dienstes, die die Erys AI Ltd für eigene Zwecke betreibt, fallen nicht unter diese Weisungen und sind in der Datenschutzerklärung beschrieben. Käufe werden über Link verkauft, den Merchant-of-Record-Dienst von Stripe, der die Kaufdaten als Verkäufer und eigenständig Verantwortlicher verarbeitet; Link erhält keine Dokumentdaten und ist kein Unterauftragsverarbeiter nach diesem Vertrag. Für die weisungsgebundene Verarbeitung personenbezogener Daten geht dieser Vertrag widersprechenden allgemeinen Bedingungen vor, ohne zwingende Rechte zu schmälern.
Gegenstand und Weisungen
| Anforderung | Vereinbarter Umfang |
|---|---|
| Gegenstand | Auslesen, Prüfen, Umwandeln und Darstellen unterstützter Rechnungen und Kontoauszüge auf Anfrage sowie Versand einer E-Rechnung per E-Mail an den vom Verantwortlichen benannten Empfänger |
| Dauer | Jede Verarbeitungsanfrage während des Dienstvertrags; Dokumentdaten werden nicht als Kontoarchiv gespeichert. Ein Versand per E-Mail hinterlässt für 90 Tage einen Nachweis im Konto des Verantwortlichen: die Adresse des Empfängers, das Format, die Größe, den Zeitpunkt und das Ergebnis, jedoch keine Inhalte der Rechnung |
| Art und Zweck | Das vom Verantwortlichen angeforderte Dokument oder Ergebnis auslesen, prüfen, umwandeln und zurückgeben; eine PDF ohne E-Rechnungsdaten oder einen Scan mit einem KI-Modell auslesen und als Entwurf zurückgeben, den der Verantwortliche prüft; bei einem Versand per E-Mail die E-Rechnung prüfen und mit dem festgelegten Nachrichtentext von Klarbon an genau einen vom Verantwortlichen benannten Empfänger senden, mit der Adresse des Verantwortlichen als Antwortadresse |
| Personenbezogene Daten | Namen, Anschriften, Unternehmenskennungen, Kontaktdaten, Bankkontokennungen, Zahlungsreferenzen, Rechnungspositionen und Buchungen, die der Verantwortliche einreicht; bei einem Versand per E-Mail die E-Mail-Adresse des Empfängers |
| Betroffene Personen | Beschäftigte, Kunden, Lieferanten, Zahler, Zahlungsempfänger des Verantwortlichen und andere Personen in eingereichten Dokumenten, und die Empfänger von Rechnungen, die der Verantwortliche per E-Mail versendet |
| Besondere Kategorien | Von Klarbon weder angefordert noch benötigt; der Verantwortliche reicht keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten und keine Daten über Straftaten bewusst ein |
Der Verantwortliche sichert zu, dass seine Weisungen rechtmäßig sind, dass er die Dokumente einreichen darf und dass er die nötigen Informationen gegeben hat und eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht. Die Anfrage an den Dienst, die veröffentlichten unterstützten Optionen und dieser Vertrag sind die dokumentierten Weisungen. Weitere Weisungen müssen vor der betroffenen Verarbeitung schriftlich über privacy@klarbon.app vereinbart werden.
Die Erys AI Ltd verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung, auch zu Übermittlungen, sofern sie nicht nach geltendem Recht dazu verpflichtet ist. In diesem Fall teilen wir dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Ist eine Weisung nach unserer Auffassung datenschutzwidrig, informieren wir den Verantwortlichen unverzüglich und setzen die betroffene Weisung aus, bis die Frage geklärt ist.
Vertraulichkeit und Sicherheit
Wir stellen sicher, dass die zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Der Zugriff ist auf das beschränkt, was die Aufgabe verlangt. Wir treffen dem Risiko angemessene Maßnahmen nach Artikel 32, darunter Verschlüsselung bei der Übertragung, eingeschränkter Zugriff auf die Produktion, Trennung von Geheimnissen und Quellcode, Sicherheitsupdates, Limits für Dateigröße und Auslesen sowie gehashte Anmeldedaten und API-Schlüssel.
Die Verarbeitung von Dokumenten ist auf die Anfrage beschränkt. Logs und Statistik der Anwendung enthalten keine Dokumentinhalte und Dateinamen. Der Zwischenspeicher der Engine liegt im Arbeitsspeicher. Unsere Anwendung behält nach der Anfrage weder ein hochgeladenes Dokument noch ausgelesenen Text noch ein erzeugtes Dokument. Verschlüsselte Ergebnisse beim Bezahlen können im Tab des Kunden bleiben, und E-Mail-Zustellung und Empfängerpostfächer sind getrennt zu betrachten, wie unter Umgang mit Dateien erklärt. Der Verantwortliche entscheidet, ob der E-Mail-Empfang für seine Daten geeignet ist.
Die Rechenleistung der Engine ist in der Konfiguration des Dienstes auf die EU beschränkt. Das ist keine Garantie, dass jede Netzwerkbearbeitung, jede Ausführung des Workers, jede E-Mail und jeder Zugriff des Supports in der EU stattfindet. Die Kontodatenbank unterliegt der EU-Gerichtsbarkeit. Wir weisen keinen Unterauftragsverarbeiter an, mit eingereichten Dokumenten zu trainieren. Das Auslesen einer PDF ohne E-Rechnungsdaten oder eines Scans sendet deren Text oder Seitenbilder an ein KI-Modell, das Cloudflare, unser bestehender Unterauftragsverarbeiter für das Hosting, in seinem eigenen Netzwerk nach seinem Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns betreibt. Cloudflare speichert die Eingaben und Ausgaben nach der Antwort nicht und trainiert damit keine KI-Modelle. Diese Verarbeitung kann außerhalb der EU stattfinden, mit den im Anhang genannten Garantien für Übermittlungen. Klarbon behält nichts aus dem Dokument über die Anfrage hinaus.
Unterauftragsverarbeiter und namentlicher Anhang
Bevor Sie diesen Vertrag nutzen, fordern Sie seinen datierten Anhang mit den Unternehmensnamen unter privacy@klarbon.app an. Der Anhang nennt jedes tatsächlich beauftragte Unternehmen, den Dienst, den Datenumfang, die Verarbeitungs- und Zugriffsorte, die Aufbewahrung, die Garantien für Übermittlungen und den jeweiligen Vertrag. Er nennt ein verarbeitendes Unternehmen, nie ein KI-Modell; das KI-Auslesen von PDFs und Scans steht unter Cloudflare. Der Anhang wird nicht öffentlich bereitgestellt, weil er vertragliche Prüfunterlagen enthält und kein Produkttext ist. Für die Anforderung müssen Sie kein Kundendokument schicken.
Der Verantwortliche erteilt eine allgemeine schriftliche Genehmigung für die Unterauftragsverarbeiter, die im ihm übermittelten Anhang genannt sind. Wir erlegen jedem Unterauftragsverarbeiter gleichwertige Datenschutzpflichten auf und haften für ihn, wie Artikel 28 es verlangt. Eine allgemeine Anbieterkategorie auf der Datenschutzseite genehmigt keinen nicht aufgeführten Auftragsverarbeiter.
Eine beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung kündigen wir mindestens 30 Kalendertage vorher per E-Mail an die Kontoadresse an, mit einem datierten Änderungseintrag im Anhang, der über dasselbe Datenschutzpostfach bereitgestellt wird. Halten Sie diese Adresse aktuell. Der Verantwortliche kann in dieser Zeit aus berechtigten Datenschutzgründen widersprechen. Wir suchen mit dem Verantwortlichen nach einer Lösung oder bieten vor der Änderung eine Alternative an. Können wir einem berechtigten Widerspruch nicht abhelfen, kann der Verantwortliche den betroffenen Dienst beenden und erhält die anteilige Erstattung vorausbezahlter, nicht genutzter Entgelte, über Link auf das ursprüngliche Zahlungsmittel. Bis dieses Verfahren abgeschlossen ist, setzen wir die strittige Änderung für diesen Verantwortlichen nicht um, außer zwingendes Recht verlangt es.
Übermittlungen in Drittländer
Eine Präferenz für den Ort der Bearbeitung ist keine Garantie für Übermittlungen. Ist für den beauftragten Dienst eine Übermittlung in ein Drittland nötig, nutzen wir einen anwendbaren Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien, darunter die einschlägigen Standardvertragsklauseln und, wo nötig, den britischen Zusatz. Der Anhang nennt den jeweiligen Mechanismus, die Empfänger und die Zugriffsorte. Unter privacy@klarbon.app erhalten Sie die anwendbaren Bedingungen und die Informationen, die Sie zur Beurteilung einer Übermittlung brauchen. Diesen öffentlichen Vertrag behandeln wir nicht als Ersatz für die nötigen Unterlagen zur Übermittlung.
Unterstützung und Vorfälle
Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der uns vorliegenden Informationen unterstützen wir den Verantwortlichen bei Anfragen betroffener Personen und bei seinen Pflichten nach den Artikeln 32 bis 36, darunter Sicherheit, Bewertung von Datenschutzverletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherige Konsultation. Anfragen zu weisungsgebundenen Daten leiten wir umgehend weiter und beantworten sie nicht selbst, außer auf Weisung des Verantwortlichen oder wenn das Gesetz es verlangt.
Wir melden dem Verantwortlichen eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die seine weisungsgebundenen Daten betrifft, unverzüglich, nachdem sie uns bekannt wurde. Wir geben die verfügbaren Informationen zu Art, betroffenen Daten und Personen, wahrscheinlichen Folgen, ergriffenen Maßnahmen und Kontaktweg und ergänzen sie, sobald mehr bekannt ist. Wir unterstützen den Verantwortlichen bei seinen Meldungen an Behörden und Betroffene und warten dafür nicht auf eine Betriebszusammenfassung. Jede Partei bleibt für ihre eigenen gesetzlichen Meldepflichten verantwortlich.
Rückgabe, Löschung und Kontrollen
Der Dienst gibt das Ergebnis während der Anfrage zurück und verwirft die Dokumentdaten danach aus dem Arbeitsspeicher der Anwendung. Nach Wahl des Verantwortlichen geben wir personenbezogene Daten am Ende der Verarbeitungsleistung zurück oder löschen sie und löschen vorhandene Kopien, sofern das geltende Recht keine Speicherung verlangt. Da Klarbon kein Dokumentenarchiv in der Anwendung führt, kann eine spätere Anfrage keinen früheren Upload wiederherstellen. Gesetzlich aufzubewahrende Daten, ihre Grundlage und ihre Einschränkungen nennen wir dem Verantwortlichen. Eigene Abrechnungsunterlagen richten sich nach der Datenschutzerklärung, nicht nach einer Weisung, Dokumente zu archivieren.
Wir stellen die Informationen bereit, die zum Nachweis der Einhaltung von Artikel 28 nötig sind, und ermöglichen und unterstützen Überprüfungen und Inspektionen durch den Verantwortlichen oder einen von ihm beauftragten unabhängigen Prüfer. Schreiben Sie an privacy@klarbon.app, um eine verhältnismäßige Prüfung zu vereinbaren, mit angemessener Vorankündigung und mit Vertraulichkeit, die andere Kunden und die Sicherheit schützt. Diese Regeln verhindern keine Prüfung, die das Gesetz, eine zuständige Behörde oder ein glaubhafter Vorfall verlangt. Die Parteien vereinbaren praktischen Zugang und Unterstützung, ohne Daten anderer Kunden offenzulegen.
Kontakt und Laufzeit
Erys AI Ltd, Unternehmensnummer 15781123, Suite 12, Rivers Lodge, West Common, Harpenden, England, AL5 2JD. Kontakt zum Datenschutz: privacy@klarbon.app. Vertreter in der Union nach Artikel 27 DSGVO: Alexander Jay, niedergelassen in den Niederlanden, eu-representative@klarbon.app.
Dieser Vertrag gilt, solange die Erys AI Ltd weisungsgebundene personenbezogene Daten für den Kunden verarbeitet. Vertraulichkeit, Unterstützung zu früherer Verarbeitung und gesetzlich vorgeschriebene Einschränkungen gelten über das Vertragsende hinaus. Eine Änderung dieser öffentlichen Fassung ersetzt nicht stillschweigend eine Fassung, die bereits Teil des Vertrags mit dem Kunden ist, und umgeht nicht das Verfahren zur Ankündigung von Unterauftragsverarbeitern.