Naar de inhoud
Taal wijzigen: Nederlands

Je klant kon je e-factuur niet verwerken

De software van je klant heeft je e-factuur afgekeurd. Bekijk aan welke regel het bestand niet voldoet, wat die betekent en hoe je het corrigeert.

In het kort

Open een afgewezen e-factuur als formulier, verbeter hem en krijg een bestand dat door de controle komt. De credits waarmee een nieuw Klarbon-account begint, zijn genoeg voor de eerste correctie.

De software van je klant heeft je e-factuur geweigerd omdat het bestand niet aan een controleregel voldoet. Zet het bestand in het vak hierboven: Klarbon laat zien welke regels niet kloppen, legt elke regel uit en opent de factuur als formulier om te corrigeren. Het nieuwe bestand wordt gecontroleerd voor je het downloadt. Controleren is gratis; het gecorrigeerde bestand kost één credit, gedekt door de credits van een nieuw account.

Wat betekent een afkeuring meestal?

Software die e-facturen ontvangt, toetst elk bestand aan een standaard voordat iemand het leest: EN 16931 in heel Europa, met daarbovenop eigen regels, zoals Peppol BIS op het Peppol-netwerk of de NLCIUS in Nederland. Een bestand dat niet aan een regel voldoet, wordt automatisch geweigerd, ook als de bedragen en de levering kloppen.

De afkeuring noemt de regel met zijn code, zoals BR-CO-15 of BR-NL-1. Het voorvoegsel verraadt de standaard: BR- is EN 16931, BR-NL- de NLCIUS en PEPPOL-EN16931- Peppol BIS.

Hoe corrigeer ik het bestand?

  1. Zet het afgekeurde bestand in het vak hierboven: de XML of de ZUGFeRD- of Factur-X-pdf.
  2. Pas de velden aan waar de meldingen naar wijzen, in het formulier. Elke melding zegt wat er niet klopt en hoe je het oplost.
  3. Download het gecorrigeerde bestand, opnieuw gecontroleerd, en stuur het naar je klant zoals het eerste.

Komt de factuur uit je facturatiesoftware, pas de instelling dan ook daar aan, zodat de volgende factuur wel door de controle komt.

En als het bestand de controle doorstaat?

Dan ligt de oorzaak buiten het bestand: bij de Peppol-ID van je klant, het formaat dat hij verwacht of een regel van zijn portaal. Vraag je klant welke melding zijn software gaf, of zoek zijn Peppol-ID op.

Vijf veelvoorkomende oorzaken

Elke oorzaak verwijst naar de bijbehorende regel: wat die controleert, waarom het bestand niet voldoet en hoe je het corrigeert.

Veelgestelde vragen

Waarom heeft mijn klant mijn e-factuur afgekeurd?

Meestal omdat het bestand niet voldoet aan een regel van de standaard die zijn software gebruikt, zoals EN 16931 of Peppol BIS. De bedragen en de levering kunnen kloppen; het is het bestand dat wordt geweigerd. De foutmelding of het bericht van je klant noemt de regel, bijvoorbeeld BR-CO-15.

Moet ik een nieuwe factuur maken?

Meestal stuur je een gecorrigeerd bestand van dezelfde factuur. Of je klant daarnaast een creditnota of een nieuw nummer nodig heeft, hangt af van zijn werkwijze en de regels in je land. Vraag het bij twijfel aan je klant of je boekhouder.

Stuurt Klarbon de gecorrigeerde factuur naar mijn klant?

Nee. Je downloadt het gecorrigeerde bestand en verstuurt het zoals het eerste, per e-mail, via het portaal van je klant of via je Peppol-provider.

Wat kost het herstellen?

Openen en controleren zijn gratis. Het gecorrigeerde bestand downloaden kost één credit, en de credits van een nieuw account dekken de eerste.

Accepteert mijn klant het gecorrigeerde bestand?

Het voldoet aan de regels die Klarbon controleert, meestal dezelfde als in de afkeuring. Acceptatie kan ook afhangen van zaken buiten het bestand, zoals de Peppol-ID van je klant of de regels van zijn portaal. Klarbon kan het daarom niet beloven.

Bronnen

Bijgewerkt op 8 november 2026