Nehmen Sie XRechnung, wenn der Empfänger eine Behörde ist oder reines XML verlangt; nehmen Sie ZUGFeRD, wenn Ihr Geschäftskunde eine lesbare PDF mit den Daten darin möchte. Beide folgen der EN 16931, und beide gelten zwischen Unternehmen als E-Rechnung, außer den ZUGFeRD-Profilen MINIMUM und BASIC WL. Entscheidend ist, was Ihr Empfänger annimmt.
Wie unterscheiden sie sich?
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Was es ist | reine XML-Datei | PDF/A-3 mit XML darin |
| Ohne Software lesbar | nein, braucht einen Viewer | ja, die PDF-Seite |
| XML-Syntax | UBL oder CII | CII |
| Herausgeber | KoSIT (XRechnung) | FeRD (ZUGFeRD) |
| Aktuelle Version | 3.0 (Bundles 3.0.2) | 2.5.2 |
| E-Rechnung zwischen Unternehmen | ja | ja ab 2.0.1, außer MINIMUM und BASIC WL (BMF-FAQ) |
| Öffentliche Auftraggeber | übliche Vorgabe | von manchen Portalen angenommen, oft im Profil XRECHNUNG |
| Käuferreferenz (BT-10) | Pflicht; bei Behörden die Leitweg-ID | Pflicht im Profil XRECHNUNG |
Was sollten Sie wählen?
- Ihr Kunde nennt ein Format: Nehmen Sie es. Viele Ablehnungen entstehen, weil eine gültige Datei im falschen Format kommt.
- Bund, Land oder Kommune: XRechnung mit der Leitweg-ID, sofern nichts anderes verlangt wird.
- Geschäftskunde ohne Vorgabe: ZUGFeRD im Profil EN 16931 ist für Menschen am leichtesten lesbar und trotzdem eine vollständige E-Rechnung.
Das ist eine allgemeine Information, keine Steuerberatung. Die Fristen stehen unter E-Rechnungspflicht in Deutschland.
Was kann Klarbon?
| Sie haben | Werkzeug |
|---|---|
| eine UBL-, CII- oder ZUGFeRD-Rechnung und brauchen XRechnung | E-Rechnung umwandeln |
| noch keine Rechnungsdatei und brauchen XRechnung | XRechnung erstellen |
| noch keine Rechnungsdatei und brauchen ZUGFeRD | ZUGFeRD erstellen, in der Beta |
| eine der beiden und wollen sie prüfen | XRechnung prüfen oder ZUGFeRD prüfen |
Klarbon erstellt und prüft die Datei; versenden müssen Sie sie selbst.
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Häufige Fragen
Darf ich ZUGFeRD an eine Behörde schicken?
Manche Portale nehmen ZUGFeRD an, viele verlangen XRechnung. Nutzen Sie das Format, das der Auftraggeber nennt, meist in der Bestellung.
Darf ich einem Geschäftskunden eine XRechnung schicken?
Ja. Zwischen Unternehmen gilt jedes Format nach EN 16931 als E-Rechnung. Stimmen Sie das Format ab, denn reines XML ist ohne Software schwer lesbar.
Was ist für ein kleines Unternehmen besser?
Was Ihr Kunde verlangt. Ohne Vorgabe ist ZUGFeRD für Menschen leichter lesbar, während Behörden meist XRechnung erwarten.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen, FAQ zur E-Rechnung bundesfinanzministerium.de
- KoSIT, XRechnung und Syntaxbindungen xeinkauf.de
- FeRD, ZUGFeRD ferd-net.de