Enviar uma fatura eletrónica por e-mail

Quando cria ou corrige uma fatura eletrónica alemã ou austríaca, o Klarbon pode enviá-la ao seu cliente por si. O resultado apresenta Enviar por e-mail: introduza um endereço, escolha o idioma, e o Klarbon verifica novamente o ficheiro e envia-o com o seu endereço para respostas. O Klarbon não guarda cópia, apenas um comprovativo na página da sua conta.

Quem pode enviar e que faturas?

A ação aparece no resultado de «Criar» e «Corrigir» quando a fatura cumpre estas condições, e em mais nenhum lado. Não gasta nenhum crédito.

O que acontece antes do envio?

O Klarbon verifica o ficheiro com as mesmas regras de Verificar. Se a verificação encontrar um erro, a fatura não é enviada: a resposta indica-o numa frase e remete para Corrigir. Os avisos não impedem o envio. A verificação faz parte do envio e não desconta nas suas verificações diárias.

Quais são os limites?

Cada envio segue para um único destinatário. Uma conta pode enviar para, no máximo, 20 destinatários por dia (contados por dia UTC), e o Klarbon tem um limite diário para o conjunto de todas as contas. Uma cópia para o seu próprio endereço não conta como destinatário. Quando um limite é atingido, ou o envio está suspenso, a resposta indica-o: transfira a fatura e anexe-a a um e-mail enviado por si.

O que recebe o meu cliente?

Um e-mail de «a sua empresa via Klarbon», a partir de invoices@send.klarbon.app, com o endereço da sua conta como endereço de resposta. Contém o texto fixo do Klarbon no idioma que escolheu: quem o envia, o número da fatura, a data da fatura e, quando a fatura os indica, o valor a pagar e a data de vencimento. A fatura eletrónica segue em anexo com o número da fatura como nome e, se for apenas um ficheiro XML, acompanhada de uma versão PDF legível. O e-mail indica que o ficheiro se abre gratuitamente em klarbon.app, sem ser preciso carregá-lo. Não contém texto seu, publicidade, pixel de rastreio nem imagens. Uma resposta chega a si, não ao Klarbon.

O destinatário pode recusar?

Sim. O rodapé de cada e-mail indica que o Klarbon o enviou em seu nome e não guarda cópia, e inclui o link «Não aceitar faturas enviadas através do Klarbon neste endereço». A página aberta por esse link não altera nada até se carregar no respetivo botão. A partir daí, o Klarbon recusa todas as faturas para esse endereço e pede ao remetente que as envie a partir do próprio programa de e-mail. Para isso, o Klarbon guarda um hash com chave do endereço, nunca o próprio endereço, até o titular do endereço pedir, na mesma página, para voltar a aceitar faturas.

O que fica guardado e o que significa «Enviado»?

A página da sua conta mostra os seus últimos 20 envios: o destinatário, o formato, a hora e «Enviado» ou o motivo pelo qual a fatura não seguiu. «Enviado» significa que o e-mail foi entregue para expedição, não que chegou ao destino. Cada linha é eliminada 90 dias após o envio, e todas são eliminadas com a sua conta. O próprio ficheiro não é guardado. O e-mail passa pela fila do serviço de e-mail, e a caixa de correio do destinatário guarda a sua própria cópia, como explica a página o que acontece aos seus ficheiros.

A fatura é enviada em seu nome, por isso envie-a apenas a quem a pode enviar. Os termos de utilização preveem isto na secção sobre o envio de faturas.