Esta tradução é disponibilizada a título informativo. Se as versões divergirem, prevalece a versão em inglês.
Este acordo faz parte dos termos de utilização quando um cliente profissional utiliza o Klarbon para tratar, por sua conta, dados pessoais contidos em documentos. O cliente é o responsável pelo tratamento, ou um subcontratante autorizado pelo seu responsável a designar a Erys AI Ltd como subcontratante ulterior. A Erys AI Ltd é o subcontratante. Neste acordo, as referências ao responsável pelo tratamento incluem esse cliente autorizado na medida aplicável.
A gestão de contas, os pagamentos e a segurança do serviço realizados para as finalidades próprias da Erys AI Ltd ficam fora destas instruções e estão descritos na política de privacidade. As compras são vendidas através da Link, o serviço de comerciante registado (merchant of record) da Stripe, que trata os dados de compra como vendedor e responsável pelo tratamento por direito próprio; a Link não recebe dados de documentos e não é um subcontratante ulterior ao abrigo deste acordo. No tratamento de dados pessoais por instrução, este acordo prevalece sobre condições gerais em contrário, sem reduzir direitos imperativos.
Objeto e instruções
| Requisito | Âmbito acordado |
|---|---|
| Objeto | Leitura, verificação, conversão e apresentação a pedido de faturas e extratos bancários suportados, e envio por email de uma fatura eletrónica ao destinatário que o responsável pelo tratamento indicar |
| Duração | Cada pedido de tratamento durante o contrato de serviço; os dados dos documentos não são um arquivo da conta. Um envio por email deixa um comprovativo na conta do responsável pelo tratamento durante 90 dias: o endereço do destinatário, o formato, o tamanho, a data e hora e o resultado, sem qualquer conteúdo da fatura |
| Natureza e finalidade | Ler, validar, transformar e devolver o documento ou resultado pedido pelo responsável pelo tratamento; num PDF sem dados de fatura eletrónica ou numa digitalização, lê-lo com um modelo de IA e devolver um rascunho que o responsável pelo tratamento verifica; no caso de um envio por email, verificar a fatura eletrónica e enviá-la, com a mensagem fixa do Klarbon, ao único destinatário que o responsável pelo tratamento indicar, com o endereço do responsável pelo tratamento para as respostas |
| Dados pessoais | Nomes, endereços, identificadores de empresa, contactos, identificadores de contas bancárias, referências de pagamento, linhas de fatura e movimentos fornecidos pelo responsável pelo tratamento; no caso de um envio por email, o endereço de email do destinatário |
| Titulares dos dados | Pessoal, clientes, fornecedores, pagadores, beneficiários do responsável pelo tratamento e outras pessoas que constem dos documentos submetidos e os destinatários das faturas que o responsável pelo tratamento envia por email |
| Categorias especiais | Não pedidas nem necessárias ao Klarbon; o responsável pelo tratamento não deve enviar intencionalmente categorias especiais de dados nem dados relativos a infrações penais |
O responsável pelo tratamento garante que as suas instruções são lícitas, que tem o direito de enviar os documentos e que prestou a informação e dispõe do fundamento jurídico exigidos pelo tratamento. O pedido ao serviço, as opções suportadas publicadas e este acordo constituem as instruções documentadas. Outras instruções têm de ser acordadas por escrito através de privacy@klarbon.app antes do tratamento em causa.
A Erys AI Ltd trata os dados pessoais apenas mediante instruções documentadas, incluindo quanto a transferências, salvo se o direito aplicável exigir outra coisa. Nesse caso, informamos o responsável pelo tratamento dessa exigência jurídica antes do tratamento, salvo se a lei proibir essa informação por motivos importantes de interesse público. Informamos de imediato o responsável pelo tratamento se, no nosso entender, uma instrução violar a legislação de proteção de dados, e suspendemos essa instrução até a questão estar resolvida.
Confidencialidade e segurança
Garantimos que as pessoas autorizadas a tratar dados pessoais assumiram um compromisso de confidencialidade ou estão sujeitas a uma obrigação legal adequada. O acesso limita-se ao que a tarefa exige. Aplicamos medidas adequadas ao risco nos termos do artigo 32.º, incluindo cifragem em trânsito, acesso restrito à produção, separação entre segredos e código-fonte, atualizações de segurança, limites de tamanho e de análise de ficheiros, e credenciais de acesso e chaves API guardadas como hash.
O tratamento de documentos limita-se ao pedido. Os registos e as estatísticas da aplicação excluem o conteúdo dos documentos e os nomes dos ficheiros. O espaço de trabalho temporário do motor está em memória. A nossa aplicação não conserva, após o pedido, documentos carregados, texto extraído nem documentos resultantes. Os resultados cifrados ligados ao pagamento podem ficar no separador do cliente, e a entrega de email e as caixas de correio de destino são distintas, como explica a página sobre o tratamento de ficheiros. O responsável pelo tratamento decide se a receção por email é adequada aos seus dados.
O cálculo do motor está limitado à UE na configuração do serviço. Isto não garante que todo o tratamento de rede, a execução do Worker, o email ou o acesso do apoio ocorram na UE. A base de dados de contas está sob jurisdição da UE. Não pedimos a nenhum subcontratante ulterior que treine com os documentos enviados. A leitura de um PDF sem dados de fatura eletrónica, ou de uma digitalização, envia o seu texto ou as imagens das suas páginas para um modelo de IA que a Cloudflare, o nosso subcontratante ulterior atual para o alojamento, executa na sua própria rede ao abrigo do seu acordo de tratamento de dados connosco. A Cloudflare não conserva as entradas nem as saídas depois da resposta e não as usa para treinar modelos de IA. Este tratamento pode ocorrer fora da UE, com as garantias de transferência indicadas no anexo. O Klarbon não guarda nada do documento para além do pedido.
Subcontratantes ulteriores e anexo nominal
Antes de utilizar este acordo, peça o respetivo anexo datado e nominal a privacy@klarbon.app. O anexo identifica cada empresa contratante, o serviço, o âmbito dos dados, os locais de tratamento e de acesso, a conservação, as garantias de transferência e o contrato aplicável. Identifica uma empresa que trata os dados, nunca um modelo de inferência; a leitura por IA de PDF e digitalizações consta sob a Cloudflare. O anexo é fornecido de forma reservada porque é informação contratual de diligência prévia, não texto público do produto. Pedi-lo não exige o envio de qualquer documento de cliente.
O responsável pelo tratamento dá uma autorização geral por escrito para os subcontratantes ulteriores identificados no anexo que lhe é fornecido. Impomos a cada um obrigações de proteção de dados equivalentes e continuamos responsáveis pela sua atuação, como exige o artigo 28.º. Uma categoria genérica de fornecedores na página de privacidade não autoriza nenhum subcontratante que não conste da lista.
Avisamos com pelo menos 30 dias de calendário de antecedência qualquer adição ou substituição prevista, por email para o endereço da conta, com uma entrada de alteração datada no anexo fornecido pela mesma caixa de privacidade. Mantenha esse endereço atualizado. O responsável pelo tratamento pode opor-se nesse prazo por motivos razoáveis de proteção de dados. Colaboramos com ele para responder à preocupação ou propor uma alternativa antes da alteração. Se não pudermos atender uma oposição fundamentada, o responsável pelo tratamento pode pôr termo ao serviço em causa e receber o reembolso proporcional dos montantes pré-pagos não utilizados, pago através da Link para o meio de pagamento original. Não aplicamos a alteração contestada a esse responsável antes de concluído este procedimento, salvo se o direito imperativo exigir outra coisa.
Transferências internacionais
Uma preferência de localização para o tratamento dos pedidos não é uma garantia de transferência. Quando uma transferência restrita for necessária para o serviço instruído, usamos uma decisão de adequação aplicável ou garantias adequadas, incluindo as cláusulas contratuais-tipo pertinentes e, quando necessário, a adenda do Reino Unido. O anexo identifica o mecanismo aplicável, os destinatários e os locais de acesso. Escreva para privacy@klarbon.app para obter as condições aplicáveis e a informação necessária para avaliar uma transferência. Não consideramos este acordo público um substituto da documentação de transferência exigida.
Assistência e incidentes
Tendo em conta a natureza do tratamento e a informação de que dispomos, prestamos assistência ao responsável pelo tratamento nos pedidos dos titulares dos dados e nas obrigações dos artigos 32.º a 36.º, incluindo segurança, avaliação de violações, avaliações de impacto e consulta prévia. Encaminhamos prontamente os pedidos relativos a dados tratados por instrução e não lhes respondemos por iniciativa própria, salvo instrução do responsável pelo tratamento ou obrigação legal.
Notificamos o responsável pelo tratamento, sem demora injustificada após termos conhecimento, de qualquer violação de dados pessoais que afete os dados que nos confia. Fornecemos a informação disponível sobre a natureza da violação, os dados e pessoas afetados, as consequências prováveis, as medidas tomadas e o ponto de contacto, e completamo-la à medida que a obtemos. Prestamos assistência ao responsável pelo tratamento nas notificações à autoridade e aos titulares; não esperamos por um resumo operacional. Cada parte continua responsável pelas suas próprias obrigações legais de notificação.
Devolução, apagamento e auditorias
O serviço devolve o resultado durante o pedido e depois elimina os dados do documento da memória da aplicação. Por escolha do responsável pelo tratamento, devolvemos ou apagamos os dados pessoais no fim do serviço de tratamento e apagamos as cópias existentes, salvo se o direito aplicável exigir a sua conservação. Como o Klarbon não mantém um arquivo de documentos na aplicação, um pedido posterior não pode recuperar um carregamento anterior. Indicamos ao responsável pelo tratamento os dados conservados por obrigação legal, o respetivo fundamento e as restrições. Os registos de faturação próprios regem-se pela política de privacidade, não por uma instrução de arquivar documentos.
Disponibilizamos a informação necessária para demonstrar o cumprimento do artigo 28.º e permitimos e contribuímos para auditorias e inspeções conduzidas pelo responsável pelo tratamento ou por um auditor independente por ele mandatado. Escreva para privacy@klarbon.app para organizar uma verificação proporcionada, com um pré-aviso razoável e uma confidencialidade que proteja os outros clientes e a segurança. Estas condições não podem impedir uma auditoria exigida por lei, por uma autoridade competente ou por um incidente credível. As partes acordam um acesso e uma assistência práticos sem expor dados de outros clientes.
Contacto e duração
Erys AI Ltd, número de registo 15781123, Suite 12, Rivers Lodge, West Common, Harpenden, England, AL5 2JD. Contacto de privacidade: privacy@klarbon.app. Representante na UE nos termos do artigo 27.º do RGPD: Alexander Jay, estabelecido nos Países Baixos, eu-representative@klarbon.app.
Este acordo mantém-se em vigor enquanto a Erys AI Ltd tratar dados pessoais por instrução do cliente. A confidencialidade, a assistência relativa a tratamentos anteriores e as restrições exigidas por lei subsistem após a cessação. Uma alteração desta versão pública não substitui tacitamente uma versão já integrada no contrato do cliente nem contorna o procedimento de aviso sobre subcontratantes ulteriores.