Lorsque vous créez ou corrigez une facture électronique allemande ou autrichienne, Klarbon peut l’envoyer à votre client à votre place. Le résultat propose Envoyer par e-mail : vous saisissez une adresse, choisissez la langue, et Klarbon vérifie à nouveau le fichier puis l’envoie avec votre adresse pour les réponses. Klarbon n’en garde aucune copie, seulement un justificatif sur la page de votre compte.
Qui peut envoyer, et quelles factures ?
| Il vous faut | Pourquoi |
|---|---|
| Être connecté à votre compte Klarbon | L’e-mail indique, pour les réponses, l’adresse de votre compte, que vous avez confirmée avec un code de connexion |
| Un vendeur établi en Allemagne ou en Autriche | L’envoi est proposé pour l’instant pour les factures allemandes et autrichiennes |
| Une facture XRechnung (UBL ou CII), ZUGFeRD ou Factur-X, issue de « Créer » ou « Corriger » | Ce sont les formats que « Créer » produit pour ces vendeurs |
Le bouton apparaît dans le résultat de « Créer » et de « Corriger » lorsque la facture remplit ces conditions, et nulle part ailleurs. L’envoi ne coûte aucun crédit.
Que se passe-t-il avant l’envoi ?
Klarbon vérifie le fichier avec les mêmes règles que Vérifier. Si la vérification trouve une erreur, la facture n’est pas envoyée : la réponse l’indique en une phrase et renvoie vers Corriger. Les avertissements ne bloquent pas l’envoi. La vérification fait partie de l’envoi et ne compte pas dans vos vérifications quotidiennes.
Quelles sont les limites ?
Chaque envoi part vers un seul destinataire. Un compte peut envoyer à 20 destinataires au plus par jour (comptés par jour UTC), et Klarbon applique aussi une limite quotidienne à l’ensemble des comptes. Une copie à votre propre adresse ne compte pas comme destinataire. Lorsqu’une limite est atteinte, ou que l’envoi est suspendu, la réponse l’indique : téléchargez la facture et joignez-la vous-même à un e-mail.
Que reçoit mon client ?
Un e-mail de « votre entreprise via Klarbon », envoyé depuis invoices@send.klarbon.app, avec l’adresse de votre compte comme adresse de réponse. Il contient le texte fixe de Klarbon dans la langue que vous avez choisie : qui l’envoie, le numéro de facture, la date de facture, ainsi que le net à payer et la date d’échéance lorsque la facture les indique. La facture électronique est jointe sous son numéro de facture, avec un PDF lisible à côté lorsqu’il s’agit d’un simple fichier XML. L’e-mail précise que le fichier s’ouvre gratuitement sur klarbon.app, sans être importé. Il ne contient aucun texte de votre part, aucune publicité, aucun pixel de suivi ni aucune image. Les réponses vous parviennent directement, pas à Klarbon.
Le destinataire peut-il refuser ?
Oui. Le bas de chaque e-mail indique que Klarbon l’a envoyé en votre nom et n’en garde aucune copie, avec le lien « Ne plus accepter les factures envoyées via Klarbon à cette adresse ». La page ouverte par ce lien ne modifie rien tant que son bouton n’a pas été utilisé. Ensuite, Klarbon refuse toute facture destinée à cette adresse et invite l’expéditeur à l’envoyer depuis sa propre messagerie. Pour cela, Klarbon conserve une empreinte de l’adresse calculée avec une clé, jamais l’adresse elle-même, jusqu’à ce que cette adresse demande, sur la même page, à accepter de nouveau les factures.
Que conserve Klarbon, et que signifie « Envoyé » ?
La page de votre compte liste vos 20 derniers envois : le destinataire, le format, l’heure, et « Envoyé » ou la raison pour laquelle la facture n’est pas partie. « Envoyé » signifie que l’e-mail a été remis pour acheminement, pas qu’il est arrivé. Chaque ligne est supprimée 90 jours après l’envoi, et toutes le sont avec votre compte. Le fichier lui-même n’est pas conservé. L’e-mail transite par la file d’attente du service d’envoi, et la boîte de réception du destinataire en garde sa propre copie, comme l’explique la page ce que deviennent vos fichiers.
Vous envoyez la facture en votre propre nom : ne l’envoyez qu’à une personne à qui vous êtes en droit de l’envoyer. Les conditions d’utilisation le prévoient dans la section sur l’envoi de factures.
Questions fréquentes
Qui peut envoyer une facture électronique par e-mail depuis Klarbon ?
Toute personne connectée à un compte Klarbon, pour une facture dont le vendeur est établi en Allemagne ou en Autriche, produite en XRechnung, ZUGFeRD ou Factur-X avec « Créer » ou « Corriger ».
Klarbon vérifie-t-il la facture avant l’envoi ?
Oui. La facture est vérifiée avec les mêmes règles que « Vérifier ». En cas d’erreur, elle n’est pas envoyée et la réponse renvoie vers « Corriger » ; les avertissements ne bloquent pas l’envoi. Cette vérification ne compte pas dans vos vérifications quotidiennes.
Combien de factures puis-je envoyer ?
Un destinataire par envoi et 20 destinataires au plus par jour et par compte. Klarbon applique aussi une limite quotidienne à l’ensemble des comptes. Lorsqu’une limite est atteinte, téléchargez la facture et joignez-la vous-même à un e-mail.
Mon client peut-il refuser les factures envoyées via Klarbon ?
Oui. Chaque e-mail contient le lien « Ne plus accepter les factures envoyées via Klarbon à cette adresse ». Klarbon refuse ensuite toute facture destinée à cette adresse et invite l’expéditeur à l’envoyer lui-même.