Wysyłanie e-faktury e-mailem

Gdy tworzysz lub poprawiasz niemiecką albo austriacką e-fakturę, Klarbon może wysłać ją za ciebie do klienta. Pod wynikiem pojawia się „Wyślij e-mailem”: podajesz jeden adres, wybierasz język, a Klarbon ponownie sprawdza plik i wysyła go z twoim adresem do odpowiedzi. Klarbon nie zachowuje kopii, tylko potwierdzenie na stronie twojego konta.

Kto może wysyłać i jakie faktury?

Przycisk pojawia się w wyniku narzędzi „Utwórz” i „Popraw”, gdy faktura spełnia te warunki, i nigdzie indziej. Wysyłka nie kosztuje żadnego kredytu.

Co dzieje się przed wysyłką?

Klarbon sprawdza plik według tych samych reguł co Sprawdź. Jeśli weryfikacja znajdzie błąd, faktura nie zostaje wysłana: odpowiedź mówi o tym jednym zdaniem i kieruje do narzędzia Popraw. Ostrzeżenia nie wstrzymują wysyłki. Weryfikacja jest częścią wysyłki i nie zużywa twoich dziennych sprawdzeń.

Jakie są limity?

Każda wysyłka trafia do jednego odbiorcy. Jedno konto może wysyłać do najwyżej 20 odbiorców dziennie (liczonych według doby UTC), a Klarbon ma też dzienny limit dla wszystkich kont łącznie. Kopia na twój własny adres nie liczy się jako odbiorca. Gdy limit zostanie osiągnięty albo wysyłka zostanie wstrzymana, odpowiedź o tym informuje: pobierz wtedy fakturę i dołącz ją do e-maila samodzielnie.

Co otrzymuje mój klient?

E-mail od „twoja firma przez Klarbon” z adresu invoices@send.klarbon.app, z adresem twojego konta jako adresem do odpowiedzi. Zawiera stały tekst Klarbon w wybranym przez ciebie języku: kto wysyła fakturę, numer faktury, datę wystawienia oraz kwotę do zapłaty i termin płatności, jeśli faktura je podaje. E-faktura jest dołączona jako załącznik nazwany jej numerem, a przy samym pliku XML dołączony jest też czytelny PDF. E-mail informuje, że plik można bezpłatnie otworzyć na klarbon.app bez przesyłania go. Nie zawiera żadnego twojego tekstu, reklam, piksela śledzącego ani obrazów. Odpowiedź trafia do ciebie, nie do Klarbon.

Czy odbiorca może odmówić?

Tak. Stopka każdego e-maila mówi, że Klarbon wysłał go w twoim imieniu i nie zachowuje kopii, oraz zawiera link „Nie przyjmuj faktur wysyłanych przez Klarbon na ten adres”. Strona otwierana tym linkiem niczego nie zmienia, dopóki nie zostanie naciśnięty jej przycisk. Od tej chwili Klarbon odrzuca każdą fakturę na ten adres i prosi nadawcę, aby wysłał ją ze swojego programu pocztowego. W tym celu Klarbon przechowuje skrót adresu utworzony z użyciem klucza, nigdy sam adres, dopóki właściciel adresu nie zdecyduje na tej samej stronie, że znów przyjmuje faktury.

Co jest przechowywane i co oznacza „Wysłano”?

Strona twojego konta pokazuje 20 ostatnich wysyłek: odbiorcę, format, godzinę oraz „Wysłano” albo powód, dla którego faktura nie została wysłana. „Wysłano” oznacza, że e-mail został przekazany do doręczenia, a nie że dotarł. Każdy wpis jest usuwany 90 dni po wysyłce, a wszystkie razem z twoim kontem. Sam plik nie jest przechowywany. E-mail przechodzi przez kolejkę usługi pocztowej, a skrzynka odbiorcy zachowuje własną kopię, jak wyjaśnia strona co dzieje się z twoimi plikami.

Wysyłasz fakturę we własnym imieniu: wysyłaj ją tylko do osób, do których masz prawo ją wysłać. Regulamin określa to w części o wysyłaniu faktur.