Esta traducción se ofrece a título informativo. Si las versiones difieren, prevalece la versión en inglés.
Este acuerdo forma parte de las condiciones de uso cuando Klarbon trata datos personales contenidos en documentos por cuenta de un cliente profesional. El cliente es el responsable del tratamiento, o un encargado autorizado por su responsable para designar a Erys AI Ltd como subencargado. Erys AI Ltd es el encargado del tratamiento. En este acuerdo, las referencias al responsable incluyen a ese cliente autorizado en la medida aplicable.
La gestión de cuentas, los pagos y la seguridad del servicio realizados para los fines propios de Erys AI Ltd quedan fuera de estas instrucciones y se describen en la política de privacidad. Las compras se venden a través de Link, el servicio de comerciante registrado (merchant of record) de Stripe, que trata los datos de compra como vendedor y responsable por derecho propio; Link no recibe datos de documentos y no es un subencargado según este acuerdo. Para el tratamiento de datos personales por instrucción, este acuerdo prevalece sobre las condiciones generales contrarias, sin reducir los derechos imperativos.
Objeto e instrucciones
| Requisito | Alcance acordado |
|---|---|
| Objeto | Lectura, comprobación, conversión y visualización bajo petición de facturas y extractos bancarios compatibles, y envío de una factura electrónica por correo electrónico al destinatario que indique el responsable |
| Duración | Cada solicitud de tratamiento durante el contrato de servicio; los datos de los documentos no son un archivo de la cuenta. Cada envío por correo electrónico deja en la cuenta del responsable un justificante durante 90 días con la dirección del destinatario, el formato, el tamaño, la hora y el resultado, sin ningún contenido de la factura |
| Naturaleza y finalidad | Leer, validar, transformar y devolver el documento o resultado que pide el responsable; en un PDF sin datos de factura electrónica o un escaneo, leerlo con un modelo de IA y devolver un borrador que el responsable revisa; en el caso de un envío por correo electrónico, comprobar la factura electrónica y enviarla con el mensaje fijo de Klarbon al único destinatario que indique el responsable, con la dirección del responsable como dirección de respuesta |
| Datos personales | Nombres, direcciones, identificadores de empresa, datos de contacto, identificadores de cuentas bancarias, referencias de pago, líneas de factura y movimientos que aporta el responsable; en el caso de un envío por correo electrónico, la dirección de correo electrónico del destinatario |
| Interesados | Personal, clientes, proveedores, pagadores, beneficiarios del responsable y otras personas que aparecen en los documentos aportados, así como los destinatarios de las facturas que el responsable envíe por correo electrónico |
| Categorías especiales | Ni se piden ni las necesita Klarbon; el responsable no debe enviar de forma intencionada categorías especiales de datos ni datos sobre infracciones penales |
El responsable garantiza que sus instrucciones son lícitas, que tiene derecho a enviar los documentos y que ha dado la información y cuenta con la base jurídica que exige el tratamiento. La solicitud al servicio, las opciones compatibles publicadas y este acuerdo son las instrucciones documentadas. Otras instrucciones deben acordarse por escrito a través de privacy@klarbon.app antes del tratamiento afectado.
Erys AI Ltd trata los datos personales solo siguiendo instrucciones documentadas, también en cuanto a transferencias, salvo que el derecho aplicable exija otra cosa. En ese caso informamos al responsable de esa exigencia legal antes del tratamiento, salvo que la ley prohíba esa información por razones importantes de interés público. Informamos de inmediato al responsable si, en nuestra opinión, una instrucción infringe la normativa de protección de datos, y suspendemos esa instrucción mientras se resuelve la cuestión.
Confidencialidad y seguridad
Garantizamos que las personas autorizadas para tratar datos personales están obligadas a la confidencialidad o sujetas a una obligación legal adecuada. El acceso se limita a lo que exige la tarea. Aplicamos medidas adecuadas al riesgo según el artículo 32, como el cifrado en tránsito, el acceso restringido a producción, la separación de secretos y código fuente, las actualizaciones de seguridad, los límites de tamaño y análisis de archivos, y las credenciales de acceso y claves API guardadas como hash.
El tratamiento de documentos se limita a la solicitud. Los registros y estadísticas de la aplicación excluyen el contenido de los documentos y los nombres de archivo. El espacio de trabajo temporal del motor está en memoria. Nuestra aplicación no conserva tras la solicitud ningún documento subido, texto extraído ni documento resultante. Los resultados cifrados vinculados al pago pueden quedarse en la pestaña del cliente, y la entrega de correo y los buzones de destino son aparte, como explica la página sobre el tratamiento de archivos. El responsable decide si la recepción por correo es adecuada para sus datos.
El cálculo del motor está limitado a la UE en la configuración del servicio. Esto no garantiza que toda la gestión de red, la ejecución del Worker, el correo o el acceso de soporte se produzcan en la UE. La base de datos de cuentas está bajo jurisdicción de la UE. No pedimos a ningún subencargado que entrene con los documentos enviados. Leer un PDF sin datos de factura electrónica, o un escaneo, envía su texto o las imágenes de sus páginas a un modelo de IA que Cloudflare, nuestro subencargado actual para el alojamiento, ejecuta en su propia red con su acuerdo de tratamiento de datos con nosotros. Cloudflare no conserva las entradas ni las salidas después de la respuesta y no las usa para entrenar modelos de IA. Este tratamiento puede producirse fuera de la UE, con las garantías de transferencia que indica el anexo. Klarbon no guarda nada del documento más allá de la solicitud.
Subencargados y anexo nominal
Antes de usar este acuerdo, pide su anexo fechado y nominal a privacy@klarbon.app. El anexo identifica cada empresa contratante, el servicio, el alcance de los datos, los lugares de tratamiento y de acceso, la conservación, las garantías de transferencia y el contrato aplicable. Identifica una empresa que trata los datos, nunca un modelo de inferencia; la lectura con IA de PDF y escaneos figura bajo Cloudflare. El anexo se facilita de forma privada porque es información contractual de diligencia debida, no un texto público del producto. Pedirlo no requiere enviar ningún documento de cliente.
El responsable da una autorización general por escrito para los subencargados identificados en el anexo que se le facilita. Imponemos a cada uno obligaciones de protección de datos equivalentes y seguimos siendo responsables de su actuación como exige el artículo 28. Una categoría genérica de proveedores en la página de privacidad no autoriza a ningún encargado que no figure en la lista.
Avisamos con al menos 30 días naturales de antelación de cualquier incorporación o sustitución prevista, por correo a la dirección de la cuenta, con una entrada de cambio fechada en el anexo facilitado por el mismo buzón de privacidad. Mantén esa dirección al día. El responsable puede oponerse en ese plazo por motivos razonables de protección de datos. Colaboramos con él para atender su preocupación u ofrecer una alternativa antes del cambio. Si no podemos atender una oposición justificada, el responsable puede resolver el servicio afectado y recibir el reembolso proporcional de los importes prepagados no usados, abonado a través de Link al medio de pago original. No aplicamos el cambio impugnado a ese responsable antes de terminar este procedimiento, salvo que el derecho imperativo exija otra cosa.
Transferencias internacionales
Una preferencia de ubicación para gestionar solicitudes no es una garantía de transferencia. Cuando una transferencia restringida sea necesaria para el servicio encargado, usamos una decisión de adecuación aplicable o garantías adecuadas, como las cláusulas contractuales tipo pertinentes y, cuando hace falta, el anexo del Reino Unido. El anexo identifica el mecanismo aplicable, los destinatarios y los lugares de acceso. Escribe a privacy@klarbon.app para obtener las condiciones aplicables y la información necesaria para evaluar una transferencia. No consideramos este acuerdo público un sustituto de la documentación de transferencia exigida.
Asistencia e incidentes
Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información de la que disponemos, ayudamos al responsable con las solicitudes de los interesados y con sus obligaciones de los artículos 32 a 36, como la seguridad, la evaluación de brechas, las evaluaciones de impacto y la consulta previa. Remitimos sin demora las solicitudes sobre datos tratados por instrucción y no las respondemos por nuestra cuenta, salvo instrucción del responsable u obligación legal.
Notificamos al responsable sin dilación indebida, en cuanto tenemos conocimiento, cualquier violación de la seguridad de los datos personales que afecte a los datos que nos confía. Facilitamos la información disponible sobre la naturaleza de la violación, los datos y personas afectados, las consecuencias probables, las medidas adoptadas y el punto de contacto, y la completamos a medida que la tenemos. Ayudamos al responsable con sus notificaciones a la autoridad y a los interesados; no esperamos a un resumen operativo. Cada parte sigue siendo responsable de sus propias obligaciones legales de notificación.
Devolución, supresión y auditorías
El servicio devuelve el resultado durante la solicitud y después elimina los datos del documento de la memoria de la aplicación. A elección del responsable, devolvemos o suprimimos los datos personales al terminar el servicio de tratamiento y suprimimos las copias existentes, salvo que el derecho aplicable exija conservarlas. Como Klarbon no mantiene un archivo de documentos en la aplicación, una solicitud posterior no puede recuperar una subida anterior. Indicamos al responsable los datos conservados por obligación legal, su base y sus restricciones. Los registros de facturación propios se rigen por la política de privacidad, no por una instrucción de archivar documentos.
Ponemos a disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento del artículo 28, permitimos las auditorías e inspecciones del responsable o de un auditor independiente que este designe y contribuimos a ellas. Escribe a privacy@klarbon.app para organizar una revisión proporcionada, con un aviso previo razonable y una confidencialidad que proteja a los demás clientes y la seguridad. Estas condiciones no pueden impedir una auditoría exigida por la ley, por una autoridad competente o por un incidente creíble. Las partes acuerdan un acceso y una asistencia prácticos sin exponer datos de otros clientes.
Contacto y duración
Erys AI Ltd, número de registro 15781123, Suite 12, Rivers Lodge, West Common, Harpenden, England, AL5 2JD. Contacto de privacidad: privacy@klarbon.app. Representante en la UE según el artículo 27 del RGPD: Alexander Jay, establecido en los Países Bajos, eu-representative@klarbon.app.
Este acuerdo sigue en vigor mientras Erys AI Ltd trate datos personales por instrucción del cliente. La confidencialidad, la asistencia sobre tratamientos anteriores y las restricciones exigidas por la ley sobreviven a su terminación. Un cambio de esta versión pública no sustituye en silencio una versión ya incorporada al contrato del cliente ni elude el procedimiento de aviso sobre subencargados.