Această traducere are caracter informativ. Dacă versiunile diferă, prevalează versiunea în limba engleză.
Acest acord face parte din termenii și condițiile aplicabile când un client profesional folosește Klarbon pentru a prelucra în numele său date cu caracter personal din documente. Clientul este operatorul sau o persoană împuternicită pe care operatorul ei a autorizat-o să desemneze Erys AI Ltd ca persoană împuternicită secundară. Erys AI Ltd este persoana împuternicită. În acest acord, referirile la operator includ, în măsura aplicabilă, acel client autorizat.
Administrarea conturilor, plățile și securitatea serviciului, efectuate în scopurile proprii ale Erys AI Ltd, nu fac parte din aceste instrucțiuni și sunt descrise în politica de confidențialitate. Achizițiile sunt vândute prin Link, serviciul de comerciant înregistrat (merchant of record) al Stripe, care prelucrează datele achizițiilor ca vânzător și operator în nume propriu; Link nu primește date din documente și nu este persoană împuternicită secundară în sensul acestui acord. Pentru prelucrarea datelor cu caracter personal pe bază de instrucțiuni, acest acord prevalează asupra condițiilor generale contrare, fără a reduce drepturile imperative.
Obiect și instrucțiuni
| Cerință | Domeniu convenit |
|---|---|
| Obiect | Citirea, verificarea, conversia și afișarea la cerere a facturilor și extraselor de cont acceptate, precum și trimiterea prin e-mail a unei facturi electronice către destinatarul indicat de operator |
| Durată | Fiecare cerere de prelucrare pe durata contractului de serviciu; datele documentelor nu sunt o arhivă a contului. O trimitere prin e-mail lasă în contul operatorului, timp de 90 de zile, o confirmare: adresa destinatarului, formatul, dimensiunea, momentul și rezultatul, fără niciun conținut din factură |
| Natură și scop | Citirea, validarea, transformarea și returnarea documentului sau a rezultatului cerut de operator; pentru un PDF fără date de factură electronică sau o scanare, citirea cu un model de IA și returnarea unei ciorne pe care operatorul o verifică; pentru o trimitere prin e-mail, verificarea facturii electronice și trimiterea ei, cu mesajul predefinit al Klarbon, către singurul destinatar indicat de operator, cu adresa operatorului pentru răspunsuri |
| Date cu caracter personal | Nume, adrese, identificatori de firmă, date de contact, identificatori de conturi bancare, referințe de plată, rânduri de factură și tranzacții furnizate de operator; pentru o trimitere prin e-mail, adresa de e-mail a destinatarului |
| Persoane vizate | Personalul, clienții, furnizorii, plătitorii, beneficiarii operatorului și alte persoane care apar în documentele trimise, precum și destinatarii facturilor pe care operatorul le trimite prin e-mail |
| Categorii speciale | Nu sunt cerute și nici necesare pentru Klarbon; operatorul nu trebuie să trimită intenționat categorii speciale de date sau date privind infracțiuni |
Operatorul garantează că instrucțiunile sale sunt legale, că are dreptul să trimită documentele și că a furnizat informarea și are temeiul juridic necesare prelucrării. Cererea către serviciu, opțiunile acceptate publicate și acest acord constituie instrucțiunile documentate. Alte instrucțiuni trebuie convenite în scris prin privacy@klarbon.app înainte de prelucrarea vizată.
Erys AI Ltd prelucrează datele cu caracter personal doar pe baza instrucțiunilor documentate, inclusiv în privința transferurilor, cu excepția cazului în care dreptul aplicabil cere altfel. În acest caz informăm operatorul despre această cerință legală înainte de prelucrare, cu excepția cazului în care legea interzice o astfel de informare din motive importante de interes public. Informăm imediat operatorul dacă, în opinia noastră, o instrucțiune încalcă legislația privind protecția datelor și suspendăm acea instrucțiune până la lămurirea problemei.
Confidențialitate și securitate
Ne asigurăm că persoanele autorizate să prelucreze date cu caracter personal s-au angajat să respecte confidențialitatea sau au o obligație legală corespunzătoare. Accesul este limitat la ce cere sarcina. Aplicăm măsuri adecvate riscului conform articolului 32, inclusiv criptarea în tranzit, accesul restricționat la producție, separarea secretelor de codul sursă, actualizările de securitate, limitele de mărime și de analiză a fișierelor, precum și date de autentificare și chei API stocate ca hash.
Prelucrarea documentelor este limitată la cerere. Jurnalele și statisticile aplicației exclud conținutul documentelor și numele fișierelor. Spațiul de lucru temporar al motorului este în memorie. Aplicația noastră nu păstrează după cerere niciun document încărcat, text extras sau document rezultat. Rezultatele criptate legate de plată pot rămâne în fila clientului, iar livrarea e-mailurilor și căsuțele destinatarilor sunt separate, cum explică pagina despre gestionarea fișierelor. Operatorul decide dacă primirea prin e-mail este potrivită pentru datele sale.
Calculul motorului este limitat la UE în configurația serviciului. Aceasta nu garantează că toată gestionarea rețelei, execuția Worker-ului, e-mailul sau accesul asistenței au loc în UE. Baza de date a conturilor este sub jurisdicția UE. Nu cerem niciunei persoane împuternicite secundare să antreneze modele de IA folosind documentele trimise. Citirea unui PDF fără date de factură electronică sau a unei scanări trimite textul sau imaginile paginilor către un model de IA pe care Cloudflare, persoana noastră împuternicită secundară existentă pentru găzduire, îl rulează în propria rețea pe baza acordului său de prelucrare a datelor cu noi. Cloudflare nu păstrează datele de intrare sau de ieșire după răspuns și nu le folosește pentru a antrena modele de IA. Această prelucrare poate avea loc în afara UE, cu garanțiile pentru transferuri indicate în anexă. Klarbon nu păstrează nimic din document după cerere.
Persoane împuternicite secundare și anexa nominală
Înainte de a folosi acest acord, cere la privacy@klarbon.app anexa sa datată și nominală. Anexa identifică fiecare firmă contractantă, serviciul, domeniul datelor, locurile de prelucrare și de acces, păstrarea, garanțiile de transfer și contractul aplicabil. Identifică o firmă care prelucrează datele, niciodată un model de inferență; citirea cu IA a PDF-urilor și scanărilor figurează la Cloudflare. Anexa se furnizează confidențial, fiind informație contractuală de due diligence, nu un text public despre produs. Pentru a o cere nu trebuie să trimiți vreun document al unui client.
Operatorul acordă o autorizare generală scrisă pentru persoanele împuternicite secundare identificate în anexa care i-a fost furnizată. Impunem fiecăreia obligații echivalente de protecție a datelor și rămânem răspunzători pentru activitatea ei, cum cere articolul 28. O categorie generică de furnizori de pe pagina de confidențialitate nu autorizează nicio persoană împuternicită care nu este pe listă.
Anunțăm cu cel puțin 30 de zile calendaristice înainte orice adăugare sau înlocuire planificată, prin e-mail la adresa contului, cu o mențiune datată a modificării în anexa furnizată prin aceeași căsuță de confidențialitate. Ține adresa la zi. Operatorul se poate opune în această perioadă pe motive rezonabile de protecție a datelor. Colaborăm cu operatorul pentru a răspunde îngrijorării sau a oferi o alternativă înainte de modificare. Dacă nu putem da curs unei opoziții justificate, operatorul poate înceta serviciul vizat și primi rambursarea proporțională a sumelor plătite în avans și nefolosite, plătită prin Link pe metoda de plată inițială. Nu aplicăm modificarea contestată pentru acel operator înainte de încheierea acestei proceduri, cu excepția cazului în care dreptul imperativ cere altfel.
Transferuri internaționale
O preferință de loc pentru gestionarea cererilor nu este o garanție de transfer. Când un transfer restricționat este necesar pentru prestarea serviciului pe baza instrucțiunilor, folosim o decizie de adecvare aplicabilă sau garanții adecvate, inclusiv clauzele contractuale standard relevante și, când este necesar, anexa Regatului Unit. Anexa identifică mecanismul aplicabil, destinatarii și locurile de acces. Scrie la privacy@klarbon.app pentru condițiile aplicabile și informațiile necesare evaluării unui transfer. Nu considerăm acest acord public un substitut pentru documentația de transfer necesară.
Asistență și incidente
Ținând seama de natura prelucrării și de informațiile de care dispunem, îl asistăm pe operator în cererile persoanelor vizate și în obligațiile prevăzute la articolele 32-36, inclusiv securitatea, evaluarea încălcărilor, evaluările de impact și consultarea prealabilă. Transmitem prompt cererile privind datele prelucrate pe bază de instrucțiuni și nu le răspundem singuri, decât la instrucțiunea operatorului sau când legea o cere.
Notificăm operatorul fără întârzieri nejustificate, după ce aflăm, despre orice încălcare a securității datelor cu caracter personal care afectează datele pe care ni le încredințează. Furnizăm informațiile disponibile despre natura încălcării, datele și persoanele afectate, consecințele probabile, măsurile luate și punctul de contact și le completăm pe măsură ce le avem. Îl asistăm pe operator la notificările către autoritate și către persoanele vizate; nu așteptăm un rezumat operațional. Fiecare parte rămâne răspunzătoare de propriile obligații legale de notificare.
Returnare, ștergere și audituri
Serviciul returnează rezultatul în timpul cererii și apoi elimină datele documentului din memoria aplicației. La alegerea operatorului, la sfârșitul serviciului de prelucrare returnăm sau ștergem datele cu caracter personal și ștergem copiile existente, cu excepția cazului în care dreptul aplicabil cere păstrarea lor. Deoarece Klarbon nu ține în aplicație o arhivă de documente, o cerere ulterioară nu poate recupera o încărcare anterioară. Îi indicăm operatorului datele păstrate prin obligație legală, temeiul lor și restricțiile. Evidențele proprii de facturare sunt reglementate de politica de confidențialitate, nu de o instrucțiune de arhivare a documentelor.
Punem la dispoziție informațiile necesare pentru a demonstra respectarea articolului 28 și permitem și contribuim la auditurile și inspecțiile efectuate de operator sau de un auditor independent mandatat de acesta. Scrie la privacy@klarbon.app pentru a organiza o verificare proporționată, cu un preaviz rezonabil și o confidențialitate care protejează ceilalți clienți și securitatea. Aceste aranjamente nu pot împiedica un audit cerut de lege, de o autoritate competentă sau de un incident credibil. Părțile convin un acces și o asistență practice, fără a expune datele altor clienți.
Contact și durată
Erys AI Ltd, număr de înregistrare 15781123, Suite 12, Rivers Lodge, West Common, Harpenden, England, AL5 2JD. Contact pentru confidențialitate: privacy@klarbon.app. Reprezentant în UE conform articolului 27 din GDPR: Alexander Jay, stabilit în Țările de Jos, eu-representative@klarbon.app.
Acordul rămâne în vigoare cât timp Erys AI Ltd prelucrează date cu caracter personal pe baza instrucțiunilor clientului. Confidențialitatea, asistența privind prelucrările anterioare și restricțiile cerute de lege supraviețuiesc încetării. O modificare a acestei versiuni publice nu înlocuiește tacit o versiune deja inclusă în contractul clientului și nu ocolește procedura de notificare privind persoanele împuternicite secundare.