Cette traduction vous est fournie à titre d’information. En cas de divergence, la version anglaise prévaut.
Cet accord fait partie des conditions d’utilisation lorsqu’un client professionnel utilise Klarbon pour traiter pour son compte des données personnelles contenues dans des documents. Le client est le responsable du traitement, ou un sous-traitant autorisé par son responsable du traitement à désigner Erys AI Ltd comme sous-traitant ultérieur. Erys AI Ltd est le sous-traitant. Dans cet accord, les références au responsable du traitement incluent ce client autorisé dans la mesure applicable.
La gestion des comptes, les paiements et la sécurité du service, réalisés pour les besoins propres d’Erys AI Ltd, sortent de ces instructions et sont décrits dans la politique de confidentialité. Les achats sont vendus par l’intermédiaire de Link, le service de vendeur officiel (merchant of record) de Stripe, qui traite les données d’achat en tant que vendeur et responsable de traitement à part entière ; Link ne reçoit aucune donnée de document et n’est pas un sous-traitant ultérieur au titre de cet accord. Pour le traitement de données personnelles sur instruction, cet accord prévaut sur les conditions générales contraires, sans réduire les droits impératifs.
Objet et instructions
| Exigence | Périmètre convenu |
|---|---|
| Objet | Lecture, vérification, conversion et affichage à la demande de factures et de relevés bancaires pris en charge, et envoi par e-mail d’une facture électronique au destinataire que désigne le responsable du traitement |
| Durée | Chaque demande de traitement pendant le contrat de service ; les données des documents ne sont pas une archive du compte. Un envoi par e-mail laisse sur le compte du responsable du traitement un justificatif conservé pendant 90 jours : l’adresse du destinataire, le format, la taille, l’heure et le résultat, mais aucun élément de la facture |
| Nature et finalité | Lire, valider, transformer et renvoyer le document ou le résultat demandé par le responsable du traitement ; pour un PDF sans données de facture électronique ou un scan, le lire avec un modèle d’IA et renvoyer un brouillon que le responsable du traitement vérifie ; pour un envoi par e-mail, vérifier la facture électronique et l’envoyer, accompagnée du message prédéfini de Klarbon, au destinataire unique que désigne le responsable du traitement, en indiquant l’adresse du responsable du traitement comme adresse de réponse |
| Données personnelles | Noms, adresses, identifiants d’entreprise, coordonnées, identifiants de comptes bancaires, références de paiement, lignes de facture et opérations fournis par le responsable du traitement ; pour un envoi par e-mail, l’adresse e-mail du destinataire |
| Personnes concernées | Le personnel, les clients, les fournisseurs, les payeurs, les bénéficiaires du responsable du traitement et les autres personnes figurant dans les documents soumis, ainsi que les destinataires des factures que le responsable du traitement envoie par e-mail |
| Catégories particulières | Ni demandées ni nécessaires à Klarbon ; le responsable du traitement ne doit pas envoyer sciemment de catégories particulières de données ni de données relatives aux infractions |
Le responsable du traitement garantit que ses instructions sont licites, qu’il a le droit d’envoyer les documents et qu’il a fourni l’information et dispose de la base légale nécessaires au traitement. La demande adressée au service, les options publiées prises en charge et cet accord constituent les instructions documentées. Toute autre instruction doit être convenue par écrit via privacy@klarbon.app avant le traitement concerné.
Erys AI Ltd ne traite les données personnelles que sur instruction documentée, y compris pour les transferts, sauf si le droit applicable l’y oblige. Dans ce cas, nous informons le responsable du traitement de cette obligation légale avant le traitement, sauf si la loi interdit cette information pour des motifs importants d’intérêt public. Nous informons immédiatement le responsable du traitement si, selon nous, une instruction enfreint le droit de la protection des données, et suspendons l’instruction concernée jusqu’à ce que la question soit réglée.
Confidentialité et sécurité
Nous veillons à ce que les personnes autorisées à traiter les données personnelles soient tenues à la confidentialité ou soumises à une obligation légale appropriée. L’accès est limité à ce que la tâche exige. Nous appliquons des mesures adaptées au risque au sens de l’article 32, notamment le chiffrement en transit, un accès restreint à la production, la séparation des secrets et du code source, les mises à jour de sécurité, des limites de taille de fichier et d’analyse, et des identifiants de connexion et clés API stockés sous forme d’empreinte.
Le traitement des documents est limité à la demande. Les journaux et les statistiques de l’application excluent le contenu des documents et les noms de fichiers. L’espace de travail temporaire du moteur est en mémoire. Notre application ne garde ni document envoyé, ni texte extrait, ni document produit après la demande. Des résultats chiffrés liés au paiement peuvent rester dans l’onglet du client, et l’acheminement des e-mails et les boîtes destinataires sont distincts, comme l’explique la page sur le traitement des fichiers. Le responsable du traitement décide si la réception par e-mail convient à ses données.
Le calcul du moteur est limité à l’UE dans la configuration du service. Ce n’est pas une garantie que tout le traitement réseau, l’exécution du Worker, les e-mails ou l’accès du support aient lieu dans l’UE. La base de données des comptes relève de la juridiction de l’UE. Nous ne demandons à aucun sous-traitant ultérieur de s’entraîner sur les documents envoyés. La lecture d’un PDF sans données de facture électronique, ou d’un scan, envoie son texte ou les images de ses pages à un modèle d’IA que Cloudflare, notre sous-traitant ultérieur existant pour l’hébergement, exploite sur son propre réseau en vertu de son accord de traitement des données avec nous. Cloudflare ne conserve ni les entrées ni les sorties après la réponse et ne les utilise pas pour entraîner des modèles d’IA. Ce traitement peut avoir lieu hors de l’UE, avec les garanties de transfert indiquées dans l’annexe. Klarbon ne garde rien du document au-delà de la demande.
Sous-traitants ultérieurs et annexe nominative
Avant d’utiliser cet accord, demandez son annexe datée et nominative à privacy@klarbon.app. L’annexe identifie chaque société contractante, le service, le périmètre des données, les lieux de traitement et d’accès, la conservation, les garanties de transfert et le contrat applicable. Elle désigne une société qui traite les données, jamais un modèle d’inférence ; la lecture par IA des PDF et des scans figure sous Cloudflare. L’annexe est fournie à titre privé parce qu’il s’agit d’une information contractuelle de vérification préalable, non d’un texte produit public. La demander ne nécessite l’envoi d’aucun document client.
Le responsable du traitement donne une autorisation écrite générale pour les sous-traitants ultérieurs identifiés dans l’annexe qui lui est fournie. Nous imposons à chacun des obligations de protection des données équivalentes et restons responsables de leur exécution comme l’exige l’article 28. Une catégorie générale de prestataire sur la page de confidentialité n’autorise aucun sous-traitant non listé.
Nous donnons un préavis d’au moins 30 jours calendaires avant tout ajout ou remplacement prévu, par e-mail à l’adresse du compte, avec une entrée de modification datée dans l’annexe fournie par la même boîte dédiée à la protection des données. Tenez cette adresse à jour. Le responsable du traitement peut s’y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données pendant ce délai. Nous travaillons avec lui pour répondre à sa préoccupation ou proposer une autre solution avant la modification. Si nous ne pouvons pas donner suite à une opposition justifiée, le responsable du traitement peut résilier le service concerné et obtenir le remboursement au prorata des sommes prépayées non utilisées, versé par Link sur le moyen de paiement d’origine. Nous ne mettons pas en œuvre la modification contestée pour ce responsable du traitement avant la fin de cette procédure, sauf si le droit impératif l’exige.
Transferts internationaux
Une préférence de lieu pour le traitement des requêtes n’est pas une garantie de transfert. Lorsqu’un transfert encadré est nécessaire au service demandé, nous nous appuyons sur une décision d’adéquation applicable ou sur des garanties appropriées, notamment les clauses contractuelles types pertinentes et l’avenant britannique si nécessaire. L’annexe identifie le mécanisme applicable, les destinataires et les lieux d’accès. Écrivez à privacy@klarbon.app pour obtenir les conditions applicables et les informations nécessaires à l’évaluation d’un transfert. Nous ne considérons pas cet accord public comme un substitut à la documentation de transfert requise.
Assistance et incidents
Compte tenu de la nature du traitement et des informations dont nous disposons, nous aidons le responsable du traitement à répondre aux demandes des personnes concernées et à respecter ses obligations au titre des articles 32 à 36, notamment la sécurité, l’évaluation des violations, les analyses d’impact et la consultation préalable. Nous transmettons rapidement les demandes portant sur les données traitées sur instruction et n’y répondons pas nous-mêmes, sauf instruction du responsable du traitement ou obligation légale.
Nous notifions au responsable du traitement, dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, toute violation de données personnelles touchant les données qu’il nous confie. Nous fournissons les informations disponibles sur la nature de la violation, les données et personnes concernées, les conséquences probables, les mesures prises et le point de contact, puis les complétons au fur et à mesure. Nous aidons le responsable du traitement pour ses notifications à l’autorité et aux personnes ; nous n’attendons pas un récapitulatif d’exploitation. Chaque partie reste responsable de ses propres obligations légales de notification.
Restitution, suppression et audits
Le service renvoie le résultat pendant la demande et efface ensuite les données du document de la mémoire de l’application. Au choix du responsable du traitement, nous restituons ou supprimons les données personnelles à la fin du service de traitement et supprimons les copies existantes, sauf si le droit applicable impose leur conservation. Klarbon ne tenant pas d’archive de documents dans l’application, une demande ultérieure ne peut pas récupérer un envoi antérieur. Nous indiquons au responsable du traitement les données conservées par obligation légale, leur base et leurs restrictions. Les données de facturation propres relèvent de la politique de confidentialité, non d’une instruction d’archiver des documents.
Nous mettons à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de l’article 28 et permettons les audits et inspections menés par le responsable du traitement ou par un auditeur indépendant qu’il a mandaté, et y contribuons. Écrivez à privacy@klarbon.app pour organiser une vérification proportionnée, avec un préavis raisonnable et une confidentialité qui protège les autres clients et la sécurité. Ces modalités ne peuvent pas empêcher un audit exigé par la loi, par une autorité compétente ou par un incident crédible. Les parties conviennent d’un accès et d’une assistance concrets sans exposer les données d’autres clients.
Contact et durée
Erys AI Ltd, numéro d’immatriculation 15781123, Suite 12, Rivers Lodge, West Common, Harpenden, England, AL5 2JD. Contact pour la protection des données : privacy@klarbon.app. Représentant dans l’Union au sens de l’article 27 du RGPD : Alexander Jay, établi aux Pays-Bas, eu-representative@klarbon.app.
Cet accord reste en vigueur tant qu’Erys AI Ltd traite des données personnelles sur instruction pour le client. La confidentialité, l’assistance relative aux traitements antérieurs et les restrictions imposées par la loi survivent à sa fin. Une modification de cette version publique ne remplace pas en silence une version déjà intégrée au contrat du client et ne contourne pas la procédure de préavis relative aux sous-traitants ultérieurs.