Questa traduzione è fornita a titolo informativo. In caso di differenze, prevale la versione inglese.
Questo accordo fa parte dei termini di servizio quando un cliente professionale usa Klarbon per trattare per proprio conto dati personali contenuti in documenti. Il cliente è il titolare del trattamento, oppure un responsabile autorizzato dal proprio titolare a nominare Erys AI Ltd come sub-responsabile. Erys AI Ltd è il responsabile del trattamento. In questo accordo i riferimenti al titolare comprendono, per quanto applicabile, quel cliente autorizzato.
La gestione degli account, i pagamenti e la sicurezza del servizio svolti per le finalità proprie di Erys AI Ltd sono fuori da queste istruzioni e sono descritti nell’informativa sulla privacy. Gli acquisti sono venduti tramite Link, il servizio di merchant of record di Stripe, che tratta i dati degli acquisti come venditore e titolare autonomo; Link non riceve dati dei documenti e non è un sub-responsabile ai sensi di questo accordo. Per il trattamento di dati personali su istruzione, questo accordo prevale sulle condizioni generali in contrasto, senza ridurre i diritti inderogabili.
Oggetto e istruzioni
| Requisito | Ambito concordato |
|---|---|
| Oggetto | Lettura, verifica, conversione e visualizzazione su richiesta di fatture ed estratti conto supportati, e invio via email di una fattura elettronica al destinatario indicato dal titolare |
| Durata | Ogni richiesta di trattamento durante il contratto di servizio; i dati dei documenti non sono un archivio dell’account. Un invio via email lascia per 90 giorni una ricevuta sull’account del titolare: l’indirizzo del destinatario, il formato, la dimensione, la data e l’ora, l’esito, nessun contenuto della fattura |
| Natura e finalità | Leggere, validare, trasformare e restituire il documento o il risultato richiesto dal titolare; per un PDF senza dati di fattura elettronica o una scansione, leggerlo con un modello di IA e restituire una bozza che il titolare controlla; per un invio via email, verificare la fattura elettronica e inviarla con il messaggio predefinito di Klarbon al solo destinatario indicato dal titolare, con l’indirizzo del titolare come indirizzo per le risposte |
| Dati personali | Nomi, indirizzi, identificativi d’impresa, recapiti, identificativi di conti bancari, riferimenti di pagamento, righe di fattura e movimenti forniti dal titolare; per un invio via email, l’indirizzo email del destinatario |
| Interessati | Personale, clienti, fornitori, pagatori, beneficiari del titolare e altre persone presenti nei documenti trasmessi, nonché i destinatari delle fatture che il titolare invia via email |
| Categorie particolari | Non richieste né necessarie per Klarbon; il titolare non deve inviare intenzionalmente categorie particolari di dati né dati relativi a reati |
Il titolare garantisce che le sue istruzioni sono lecite, che ha il diritto di inviare i documenti e che ha fornito l’informativa e dispone della base giuridica necessarie al trattamento. La richiesta al servizio, le opzioni supportate pubblicate e questo accordo costituiscono le istruzioni documentate. Ulteriori istruzioni vanno concordate per iscritto tramite privacy@klarbon.app prima del trattamento interessato.
Erys AI Ltd tratta i dati personali solo su istruzione documentata, anche per i trasferimenti, salvo che il diritto applicabile disponga diversamente. In tal caso informiamo il titolare dell’obbligo giuridico prima del trattamento, salvo che la legge vieti tale informazione per rilevanti motivi di interesse pubblico. Informiamo immediatamente il titolare se, a nostro parere, un’istruzione viola il diritto in materia di protezione dei dati, e sospendiamo l’istruzione interessata finché la questione non è risolta.
Riservatezza e sicurezza
Garantiamo che le persone autorizzate a trattare i dati personali siano vincolate alla riservatezza o a un adeguato obbligo di legge. L’accesso è limitato a quanto richiede il compito. Applichiamo misure adeguate al rischio ai sensi dell’articolo 32, tra cui cifratura in transito, accesso limitato alla produzione, separazione dei segreti dal codice sorgente, aggiornamenti di sicurezza, limiti di dimensione e di analisi dei file, e credenziali di accesso e chiavi API conservate come hash.
Il trattamento dei documenti è limitato alla richiesta. I log e le statistiche dell’applicazione escludono contenuti dei documenti e nomi dei file. Lo spazio di lavoro temporaneo del motore è in memoria. La nostra applicazione non conserva dopo la richiesta documenti caricati, testo estratto né documenti prodotti. Risultati cifrati legati al pagamento possono restare nella scheda del cliente, e la consegna delle email e le caselle di destinazione sono separate, come spiega la pagina sulla gestione dei file. Il titolare decide se la ricezione via email è adatta ai suoi dati.
Il calcolo del motore è limitato all’UE nella configurazione del servizio. Non è una garanzia che tutta la gestione di rete, l’esecuzione del Worker, le email o l’accesso dell’assistenza avvengano nell’UE. Il database degli account è sotto giurisdizione UE. Non chiediamo ad alcun sub-responsabile di usare i documenti inviati per addestrare modelli. La lettura di un PDF senza dati di fattura elettronica, o di una scansione, invia il testo o le immagini delle pagine a un modello di IA che Cloudflare, il nostro sub-responsabile già in essere per l’hosting, esegue sulla propria rete in base al suo accordo sul trattamento dei dati con noi. Cloudflare non conserva input e output dopo la risposta e non li usa per addestrare modelli di IA. Questo trattamento può avvenire fuori dall’UE, con le garanzie per i trasferimenti indicate nell’allegato. Klarbon non conserva nulla del documento oltre la richiesta.
Sub-responsabili e allegato nominativo
Prima di usare questo accordo, chiedi a privacy@klarbon.app il relativo allegato datato e nominativo. L’allegato identifica ogni società contraente, il servizio, l’ambito dei dati, i luoghi di trattamento e di accesso, la conservazione, le garanzie per i trasferimenti e il contratto applicabile. Indica una società che tratta i dati, mai un modello di inferenza; la lettura con IA di PDF e scansioni figura sotto Cloudflare. L’allegato è fornito in via riservata perché è un’informazione contrattuale di due diligence, non un testo pubblico del prodotto. Per chiederlo non serve inviare documenti dei clienti.
Il titolare dà un’autorizzazione scritta generale per i sub-responsabili identificati nell’allegato che gli è stato fornito. Imponiamo a ciascuno obblighi equivalenti in materia di protezione dei dati e restiamo responsabili del suo operato come richiede l’articolo 28. Una categoria generica di fornitori nella pagina sulla privacy non autorizza responsabili non elencati.
Diamo un preavviso di almeno 30 giorni di calendario prima di un’aggiunta o sostituzione prevista, via email all’indirizzo dell’account, con una voce di modifica datata nell’allegato fornito tramite la stessa casella privacy. Tieni aggiornato quell’indirizzo. Il titolare può opporsi in quel periodo per ragionevoli motivi di protezione dei dati. Collaboriamo con lui per risolvere la questione o offrire un’alternativa prima della modifica. Se non possiamo accogliere un’opposizione fondata, il titolare può recedere dal servizio interessato e ottenere il rimborso proporzionale degli importi prepagati non usati, pagato tramite Link sul metodo di pagamento originale. Non applichiamo la modifica contestata per quel titolare prima della conclusione di questa procedura, salvo che il diritto inderogabile disponga diversamente.
Trasferimenti internazionali
Una preferenza di luogo per la gestione delle richieste non è una garanzia per i trasferimenti. Quando un trasferimento soggetto a limiti è necessario per il servizio richiesto, usiamo una decisione di adeguatezza applicabile o garanzie adeguate, tra cui le pertinenti clausole contrattuali tipo e, se necessario, l’addendum del Regno Unito. L’allegato indica il meccanismo applicabile, i destinatari e i luoghi di accesso. Scrivi a privacy@klarbon.app per le condizioni applicabili e le informazioni necessarie a valutare un trasferimento. Non consideriamo questo accordo pubblico un sostituto della documentazione di trasferimento richiesta.
Assistenza e incidenti
Tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni di cui disponiamo, assistiamo il titolare nelle richieste degli interessati e negli obblighi degli articoli da 32 a 36, tra cui sicurezza, valutazione delle violazioni, valutazioni d’impatto e consultazione preventiva. Inoltriamo prontamente le richieste relative ai dati trattati su istruzione e non vi rispondiamo autonomamente, salvo istruzione del titolare o obbligo di legge.
Notifichiamo al titolare senza ingiustificato ritardo, dopo esserne venuti a conoscenza, una violazione dei dati personali che riguardi i dati che ci affida. Forniamo le informazioni disponibili su natura della violazione, dati e persone coinvolti, conseguenze probabili, misure adottate e punto di contatto, e le integriamo man mano. Assistiamo il titolare nelle notifiche all’autorità e agli interessati; non aspettiamo un riepilogo operativo. Ciascuna parte resta responsabile dei propri obblighi di notifica previsti dalla legge.
Restituzione, cancellazione e audit
Il servizio restituisce il risultato durante la richiesta e poi elimina i dati del documento dalla memoria dell’applicazione. A scelta del titolare, alla fine del servizio di trattamento restituiamo o cancelliamo i dati personali e cancelliamo le copie esistenti, salvo che il diritto applicabile ne imponga la conservazione. Poiché Klarbon non tiene un archivio di documenti nell’applicazione, una richiesta successiva non può recuperare un caricamento precedente. Indichiamo al titolare i dati conservati per obbligo di legge, la loro base e le restrizioni. I dati di fatturazione propri sono regolati dall’informativa sulla privacy, non da un’istruzione di archiviare documenti.
Mettiamo a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell’articolo 28 e consentiamo e contribuiamo alle attività di revisione e ispezione svolte dal titolare o da un revisore indipendente da lui incaricato. Scrivi a privacy@klarbon.app per organizzare una verifica proporzionata, con un preavviso ragionevole e una riservatezza che protegga gli altri clienti e la sicurezza. Queste modalità non possono impedire un audit richiesto dalla legge, da un’autorità competente o da un incidente credibile. Le parti concordano accesso e assistenza concreti senza esporre i dati di altri clienti.
Contatti e durata
Erys AI Ltd, numero di registrazione 15781123, Suite 12, Rivers Lodge, West Common, Harpenden, England, AL5 2JD. Contatto per la privacy: privacy@klarbon.app. Rappresentante nell’UE ai sensi dell’articolo 27 del GDPR: Alexander Jay, stabilito nei Paesi Bassi, eu-representative@klarbon.app.
Questo accordo resta in vigore finché Erys AI Ltd tratta dati personali su istruzione per il cliente. La riservatezza, l’assistenza relativa ai trattamenti precedenti e le restrizioni imposte dalla legge sopravvivono alla cessazione. Una modifica di questa versione pubblica non sostituisce tacitamente una versione già incorporata nel contratto del cliente e non aggira la procedura di preavviso sui sub-responsabili.