Tento preklad má informatívny charakter. Ak sa znenia líšia, rozhodujúce je znenie v angličtine.
Táto zmluva je súčasťou obchodných podmienok, ak Klarbon v mene firemného zákazníka spracúva osobné údaje v dokumentoch. Zákazník je prevádzkovateľom alebo sprostredkovateľom, ktorého jeho prevádzkovateľ oprávnil zapojiť spoločnosť Erys AI Ltd ako ďalšieho sprostredkovateľa. Spoločnosť Erys AI Ltd je sprostredkovateľom. Odkazy na prevádzkovateľa v tejto zmluve zahŕňajú v príslušnom rozsahu aj takto oprávneného zákazníka.
Správa účtov, platby a činnosti na zabezpečenie bezpečnosti služby, ktoré spoločnosť Erys AI Ltd vykonáva na vlastné účely, nespadajú pod tieto pokyny a sú opísané v zásadách ochrany osobných údajov. Nákupy sa predávajú cez Link, službu spoločnosti Stripe, ktorá vystupuje ako predávajúci (merchant of record) a spracúva údaje o nákupe ako predávajúci a samostatný prevádzkovateľ; Link nedostáva žiadne údaje z dokumentov a podľa tejto zmluvy nie je ďalším sprostredkovateľom. Pri spracúvaní osobných údajov podľa pokynov má táto zmluva prednosť pred odporujúcimi všeobecnými podmienkami, bez obmedzenia práv vyplývajúcich z kogentných predpisov.
Predmet a pokyny
| Požiadavka | Dohodnutý rozsah |
|---|---|
| Predmet | Čítanie, kontrola, konverzia a vykresľovanie podporovaných faktúr a výpisov z účtu na požiadanie a odoslanie elektronickej faktúry e-mailom príjemcovi, ktorého určí prevádzkovateľ |
| Doba trvania | Každá požiadavka na spracúvanie počas trvania zmluvy o poskytovaní služby; údaje z dokumentov netvoria archív účtu. Po odoslaní e-mailom zostane v účte prevádzkovateľa na 90 dní záznam: adresa príjemcu, formát, veľkosť, čas a výsledok, žiadne údaje z faktúry |
| Povaha a účel | Syntakticky analyzovať, validovať, transformovať a vrátiť dokument alebo výsledok požadovaný prevádzkovateľom; súbor PDF bez údajov elektronickej faktúry alebo sken prečítať pomocou modelu AI a vrátiť návrh na kontrolu prevádzkovateľovi; pri odoslaní e-mailom skontrolovať elektronickú faktúru a odoslať ju s pevne stanoveným textom Klarbonu jedinému príjemcovi, ktorého určí prevádzkovateľ, s adresou prevádzkovateľa na odpovede |
| Osobné údaje | Mená, adresy, identifikátory podnikateľských subjektov, kontaktné údaje, identifikátory bankových účtov, referencie platieb, položky faktúr a transakcie, ktoré prevádzkovateľ do dokumentov zahrnie; pri odoslaní e-mailom e-mailová adresa príjemcu |
| Dotknuté osoby | Pracovníci, zákazníci, dodávatelia, platitelia a príjemcovia platieb prevádzkovateľa a ďalšie fyzické osoby uvedené v predložených dokumentoch, ako aj príjemcovia faktúr, ktoré prevádzkovateľ odosiela e-mailom |
| Osobitné kategórie | Klarbon ich nevyžaduje ani nepotrebuje; prevádzkovateľ nesmie úmyselne odosielať osobitné kategórie osobných údajov ani osobné údaje týkajúce sa trestných činov |
Prevádzkovateľ zaručuje, že jeho pokyny sú zákonné, že má oprávnenie odoslať dokumenty a že poskytol informácie a právny základ potrebné na spracúvanie. Zdokumentovanými pokynmi sú požiadavka na službu, zverejnené podporované možnosti a táto zmluva. Ďalšie pokyny treba pred spracúvaním, ktorého sa týkajú, písomne dohodnúť prostredníctvom privacy@klarbon.app.
Spoločnosť Erys AI Ltd spracúva osobné údaje iba na základe zdokumentovaných pokynov vrátane pokynov týkajúcich sa prenosov, pokiaľ uplatniteľné právne predpisy nevyžadujú inak. V takom prípade prevádzkovateľa pred spracúvaním informujeme o tejto právnej požiadavke, pokiaľ príslušné právne predpisy takéto informovanie nezakazujú zo závažných dôvodov verejného záujmu. Ak podľa nášho názoru pokyn porušuje uplatniteľné právne predpisy o ochrane údajov, prevádzkovateľa o tom bezodkladne informujeme a pozastavíme vykonávanie dotknutého pokynu, kým sa vec nevyrieši.
Dôvernosť a bezpečnosť
Zabezpečujeme, aby sa osoby oprávnené spracúvať osobné údaje zaviazali k zachovávaniu dôvernosti alebo aby ich viazala primeraná zákonná povinnosť mlčanlivosti. Prístup je obmedzený na to, čo si úloha vyžaduje. Uplatňujeme opatrenia primerané riziku podľa článku 32 vrátane šifrovania pri prenose, obmedzeného prístupu k produkčnému prostrediu, oddelenia tajných údajov od zdrojového kódu, bezpečnostných aktualizácií, obmedzení veľkosti súborov a syntaktickej analýzy a hashovania prihlasovacích údajov a kľúčov API.
Dokumenty spracúvame iba v rámci príslušnej požiadavky. Aplikačné protokoly ani analytické údaje neobsahujú obsah dokumentov ani názvy súborov. Dočasné úložisko spracovateľského modulu je v operačnej pamäti. Naša aplikácia po skončení požiadavky neuchováva nahraný dokument, extrahovaný text ani výsledný dokument. Šifrované výsledky z procesu dokončenia nákupu môžu zostať v karte prehliadača zákazníka; doručovanie e-mailov a schránky príjemcov sa riešia samostatne, ako vysvetľuje stránka o nakladaní so súbormi. Prevádzkovateľ rozhoduje, či je príjem dokumentov e-mailom vhodný pre jeho údaje.
Konfigurácia služby obmedzuje vykonávanie výpočtov spracovateľského modulu na územie EÚ. To nezaručuje, že spracovanie všetkej sieťovej prevádzky, vykonávanie kódu Worker, spracovanie e-mailov alebo prístup podpory prebiehajú v EÚ. Databáza účtov podlieha jurisdikcii EÚ. Žiadnemu ďalšiemu sprostredkovateľovi nedávame pokyn používať odoslané dokumenty na trénovanie modelov. Pri čítaní súboru PDF bez údajov elektronickej faktúry alebo skenu sa jeho text alebo obrázky strán odosielajú modelu AI, ktorý spoločnosť Cloudflare, náš existujúci ďalší sprostredkovateľ poskytujúci hosting, prevádzkuje vo vlastnej sieti na základe zmluvy o spracúvaní osobných údajov, ktorú s nami uzavrela. Cloudflare po poskytnutí odpovede neuchováva vstupy ani výstupy a nepoužíva ich na trénovanie modelov AI. Toto spracúvanie môže prebiehať mimo EÚ, so zárukami pre prenos uvedenými v prílohe. Klarbon si z dokumentu po skončení požiadavky nič neponecháva.
Ďalší sprostredkovatelia a príloha so zoznamom spoločností
Pred použitím tejto zmluvy si na adrese privacy@klarbon.app vyžiadajte jej prílohu s dátumom a názvami spoločností. Príloha uvádza každú spoločnosť, ktorá je skutočnou zmluvnou stranou, službu, rozsah údajov, miesta spracúvania a prístupu, dobu uchovávania, záruky pre prenos a príslušnú zmluvu. Uvádza spoločnosť, ktorá údaje spracúva, nikdy nie inferenčný model; čítanie PDF a skenov pomocou AI je uvedené pri spoločnosti Cloudflare. Príloha sa poskytuje neverejne, pretože ide o zmluvné informácie na účely náležitej starostlivosti, nie o verejný text o produkte. Na jej vyžiadanie nemusíte posielať žiadny dokument zákazníka.
Prevádzkovateľ udeľuje všeobecné písomné povolenie na zapojenie ďalších sprostredkovateľov uvedených v prílohe, ktorá mu bola poskytnutá. Každému ďalšiemu sprostredkovateľovi ukladáme rovnocenné povinnosti v oblasti ochrany údajov a naďalej zodpovedáme za plnenie jeho povinností, ako vyžaduje článok 28. Uvedenie všeobecnej kategórie poskytovateľov na stránke o ochrane osobných údajov neoprávňuje zapojiť žiadneho sprostredkovateľa, ktorý nie je uvedený v prílohe.
Zamýšľané pridanie alebo nahradenie ďalšieho sprostredkovateľa oznámime najmenej 30 kalendárnych dní vopred e-mailom na adresu uvedenú v účte spolu so záznamom o zmene s dátumom v prílohe, ktorú poskytujeme rovnakou cestou prostredníctvom e-mailovej adresy pre ochranu osobných údajov. Dbajte na to, aby bola táto adresa aktuálna. Prevádzkovateľ môže počas tejto lehoty vzniesť námietku z primeraných dôvodov týkajúcich sa ochrany osobných údajov. Pred zmenou s prevádzkovateľom spolupracujeme na vyriešení jeho obáv alebo mu ponúkneme alternatívu. Ak nemôžeme vyhovieť opodstatnenej námietke, prevádzkovateľ môže dotknutú službu ukončiť a dostať späť pomernú časť vopred zaplatených poplatkov za nevyužitú službu prostredníctvom služby Link na pôvodný platobný prostriedok. Spornú zmenu pre tohto prevádzkovateľa nezavedieme pred dokončením tohto postupu, pokiaľ kogentné právne predpisy nevyžadujú inak.
Medzinárodné prenosy
Preferované miesto vybavovania požiadaviek nie je zárukou pre prenos. Ak si poskytnutie služby podľa pokynov vyžaduje prenos, na ktorý sa vzťahujú obmedzenia, uplatňujeme príslušné rozhodnutie o primeranosti alebo primerané záruky vrátane príslušných štandardných zmluvných doložiek a dodatku pre Spojené kráľovstvo, ak sa vyžaduje. Príloha uvádza príslušný mechanizmus, príjemcov a miesta prístupu. Príslušné podmienky a informácie potrebné na posúdenie prenosu si vyžiadajte na privacy@klarbon.app. Túto verejnú zmluvu nepovažujeme za náhradu dokončenia požadovanej dokumentácie k prenosu.
Súčinnosť a incidenty
S prihliadnutím na povahu spracúvania a informácie, ktoré máme k dispozícii, pomáhame prevádzkovateľovi pri vybavovaní žiadostí dotknutých osôb a pri plnení jeho povinností podľa článkov 32 až 36 vrátane bezpečnosti, posudzovania porušení ochrany osobných údajov, posudzovania vplyvu na ochranu údajov a predchádzajúcej konzultácie. Žiadosti týkajúce sa údajov spracúvaných podľa pokynov bezodkladne postúpime a samostatne na ne neodpovedáme, iba na základe pokynov prevádzkovateľa alebo ak to vyžaduje zákon.
O porušení ochrany osobných údajov, ktoré sa týka údajov spracúvaných podľa jeho pokynov, informujeme prevádzkovateľa bez zbytočného odkladu po tom, ako sa o ňom dozvieme. Poskytneme dostupné informácie o povahe porušenia, dotknutých údajoch a osobách, pravdepodobných následkoch, prijatých opatreniach a kontaktnom mieste. Ďalšie informácie poskytneme, len čo budú k dispozícii. Pomáhame prevádzkovateľovi s oznámeniami dozornému orgánu a dotknutým osobám; nečakáme na prevádzkový súhrn. Každá strana zodpovedá za svoje vlastné zákonné oznamovacie povinnosti.
Vrátenie, vymazanie a audity
Služba vráti výsledok v rámci požiadavky a následne odstráni údaje z dokumentu z pamäte aplikácie. Po skončení poskytovania služby spracúvania podľa voľby prevádzkovateľa osobné údaje vrátime alebo vymažeme a vymažeme existujúce kópie, pokiaľ uplatniteľné právne predpisy nevyžadujú ich uchovávanie. Keďže Klarbon nevedie archív dokumentov v aplikácii, neskoršou požiadavkou nemožno obnoviť skôr nahraný súbor. Prevádzkovateľovi uvedieme, ktoré údaje sa musia uchovávať zo zákona, na akom právnom základe a aké obmedzenia sa na ne vzťahujú. Samostatné fakturačné záznamy sa riadia zásadami ochrany osobných údajov, nie pokynom na archiváciu dokumentov.
Sprístupníme informácie potrebné na preukázanie súladu s článkom 28 a umožníme audity a kontroly vykonávané prevádzkovateľom alebo ním povereným nezávislým audítorom a poskytneme pri nich súčinnosť. Primeranú kontrolu si dohodnite na privacy@klarbon.app s primeraným predstihom a pri zachovaní dôvernosti, ktorá chráni ostatných zákazníkov a bezpečnosť. Tieto dojednania nemôžu brániť auditu, ktorý vyžaduje zákon alebo príslušný orgán, ani auditu potrebnému v súvislosti s incidentom, o ktorého výskyte existujú vierohodné informácie. Strany sa dohodnú na praktických podmienkach prístupu a súčinnosti bez sprístupnenia údajov iných zákazníkov.
Kontakt a doba platnosti
Erys AI Ltd, registračné číslo 15781123, Suite 12, Rivers Lodge, West Common, Harpenden, England, AL5 2JD. Kontakt pre ochranu osobných údajov: privacy@klarbon.app. Zástupca v EÚ podľa článku 27 GDPR: Alexander Jay, so sídlom v Holandsku, eu-representative@klarbon.app.
Táto zmluva zostáva v platnosti, kým spoločnosť Erys AI Ltd spracúva pre zákazníka osobné údaje podľa pokynov. Povinnosť zachovávať dôvernosť, súčinnosť týkajúca sa predchádzajúceho spracúvania a všetky zákonom vyžadované obmedzenia trvajú aj po skončení zmluvy. Zmena tejto verejnej verzie nenahrádza bez upozornenia verziu už začlenenú do zmluvy so zákazníkom ani neobchádza postup oznamovania zmien týkajúcich sa ďalších sprostredkovateľov.