To tłumaczenie ma charakter informacyjny. Jeśli wersje się różnią, rozstrzyga wersja w języku angielskim.
Ta umowa jest częścią regulaminu, gdy klient firmowy używa Klarbon do przetwarzania w jego imieniu danych osobowych zawartych w dokumentach. Klient jest administratorem albo podmiotem przetwarzającym, któremu jego administrator pozwolił powierzyć Erys AI Ltd dalsze przetwarzanie. Erys AI Ltd jest podmiotem przetwarzającym. W tej umowie odniesienia do administratora obejmują w odpowiednim zakresie takiego upoważnionego klienta.
Obsługa kont, płatności i bezpieczeństwo usługi realizowane we własnych celach Erys AI Ltd nie są objęte tymi poleceniami i opisuje je polityka prywatności. Zakupy są sprzedawane przez Link, usługę sprzedawcy rejestrowego (merchant of record) Stripe, która przetwarza dane zakupów jako sprzedawca i samodzielny administrator; Link nie otrzymuje danych z dokumentów i nie jest dalszym podmiotem przetwarzającym w rozumieniu tej umowy. W zakresie przetwarzania danych osobowych na polecenie ta umowa ma pierwszeństwo przed sprzecznymi ogólnymi warunkami, bez ograniczania bezwzględnie obowiązujących praw.
Przedmiot i polecenia
| Wymóg | Uzgodniony zakres |
|---|---|
| Przedmiot | Odczyt, sprawdzanie, konwersja i wyświetlanie na żądanie obsługiwanych faktur i wyciągów bankowych oraz wysyłanie e-faktury e-mailem do odbiorcy wskazanego przez administratora |
| Czas trwania | Każde żądanie przetwarzania w okresie umowy o usługę; dane dokumentów nie są archiwum konta. Wysyłka e-mailem pozostawia na koncie administratora potwierdzenie przechowywane przez 90 dni: adres odbiorcy, format, rozmiar, czas i wynik, bez żadnych danych z faktury |
| Charakter i cel | Odczytanie, walidacja, przekształcenie i zwrot dokumentu lub wyniku, o który prosi administrator; w przypadku pliku PDF bez danych e-faktury albo skanu odczytanie go modelem AI i zwrot wersji roboczej do sprawdzenia przez administratora; w przypadku wysyłki e-mailem sprawdzenie e-faktury i wysłanie jej ze stałą wiadomością Klarbon do jednego odbiorcy wskazanego przez administratora, z adresem administratora jako adresem do odpowiedzi |
| Dane osobowe | Imiona i nazwiska, adresy, identyfikatory firm, dane kontaktowe, identyfikatory rachunków bankowych, tytuły płatności, pozycje faktur i transakcje przekazane przez administratora; w przypadku wysyłki e-mailem adres e-mail odbiorcy |
| Osoby, których dane dotyczą | Pracownicy, klienci, dostawcy, płatnicy, odbiorcy płatności administratora i inne osoby występujące w przesłanych dokumentach oraz odbiorcy faktur wysyłanych przez administratora e-mailem |
| Szczególne kategorie | Klarbon ich nie wymaga i nie potrzebuje; administrator nie może celowo przesyłać szczególnych kategorii danych ani danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych |
Administrator zapewnia, że jego polecenia są zgodne z prawem, że ma prawo przesłać dokumenty oraz że przekazał informacje i ma podstawę prawną wymagane do przetwarzania. Żądanie skierowane do usługi, opublikowane obsługiwane opcje i ta umowa stanowią udokumentowane polecenia. Dalsze polecenia trzeba uzgodnić na piśmie przez privacy@klarbon.app przed przetwarzaniem, którego dotyczą.
Erys AI Ltd przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie, także w zakresie przekazywania danych, chyba że obowiązujące prawo stanowi inaczej. W takim przypadku przed przetwarzaniem informujemy administratora o tym obowiązku prawnym, chyba że prawo zabrania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny. Niezwłocznie informujemy administratora, jeśli naszym zdaniem polecenie narusza przepisy o ochronie danych, i wstrzymujemy to polecenie do czasu wyjaśnienia sprawy.
Poufność i bezpieczeństwo
Zapewniamy, że osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania poufności albo podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi. Dostęp jest ograniczony do tego, czego wymaga zadanie. Stosujemy środki odpowiednie do ryzyka zgodnie z art. 32, w tym szyfrowanie w transmisji, ograniczony dostęp do środowiska produkcyjnego, oddzielenie sekretów od kodu źródłowego, aktualizacje bezpieczeństwa, limity rozmiaru i analizy plików oraz dane logowania i klucze API przechowywane jako skróty.
Przetwarzanie dokumentów ogranicza się do żądania. Logi i statystyki aplikacji nie zawierają treści dokumentów ani nazw plików. Robocza przestrzeń silnika znajduje się w pamięci. Nasza aplikacja nie przechowuje po żądaniu przesłanego dokumentu, odczytanego tekstu ani dokumentu wynikowego. Zaszyfrowane wyniki związane z płatnością mogą pozostać w karcie klienta, a doręczanie e-maili i skrzynki odbiorców są odrębne, jak wyjaśnia strona o obsłudze plików. Administrator decyduje, czy odbiór faktur przez e-mail jest odpowiedni dla jego danych.
Obliczenia silnika są w konfiguracji usługi ograniczone do UE. Nie jest to gwarancja, że cała obsługa sieci, wykonanie Workera, e-mail lub dostęp pomocy technicznej odbywają się w UE. Baza kont podlega jurysdykcji UE. Nie polecamy żadnemu dalszemu podmiotowi przetwarzającemu trenowania na przesłanych dokumentach. Odczytanie pliku PDF bez danych e-faktury albo skanu wysyła jego tekst lub obrazy stron do modelu AI, który Cloudflare, nasz obecny dalszy podmiot przetwarzający odpowiedzialny za hosting, uruchamia we własnej sieci na podstawie swojej umowy powierzenia z nami. Cloudflare nie przechowuje danych wejściowych ani wyjściowych po udzieleniu odpowiedzi i nie używa ich do trenowania modeli AI. To przetwarzanie może odbywać się poza UE, z zabezpieczeniami przekazywania wskazanymi w załączniku. Klarbon nie zatrzymuje niczego z dokumentu poza czasem żądania.
Dalsze podmioty przetwarzające i imienny załącznik
Przed skorzystaniem z tej umowy poproś privacy@klarbon.app o jej datowany załącznik z nazwami firm. Załącznik wskazuje każdą faktycznie zawierającą umowę firmę, usługę, zakres danych, miejsca przetwarzania i dostępu, okres przechowywania, zabezpieczenia przekazania i właściwą umowę. Wskazuje firmę przetwarzającą dane, nigdy model wnioskowania; odczytywanie plików PDF i skanów przez AI jest wymienione przy Cloudflare. Załącznik jest udostępniany poufnie, bo stanowi umowną informację do badania due diligence, a nie publiczny opis produktu. Aby go otrzymać, nie trzeba wysyłać żadnego dokumentu klienta.
Administrator udziela ogólnej pisemnej zgody na dalsze podmioty przetwarzające wskazane w przekazanym mu załączniku. Nakładamy na każdy z nich równoważne obowiązki ochrony danych i odpowiadamy za jego działania, jak wymaga art. 28. Ogólna kategoria dostawców na stronie o prywatności nie stanowi zgody na podmiot spoza listy.
O planowanym dodaniu lub zastąpieniu podmiotu informujemy z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, e-mailem na adres konta, z datowanym wpisem o zmianie w załączniku przekazywanym tą samą drogą przez skrzynkę prywatności. Dbaj o aktualność tego adresu. W tym okresie administrator może zgłosić sprzeciw z uzasadnionych powodów dotyczących ochrony danych. Przed zmianą współpracujemy z administratorem, aby rozwiać jego obawy lub zaproponować alternatywę. Jeśli nie możemy uwzględnić uzasadnionego sprzeciwu, administrator może wypowiedzieć daną usługę i otrzymać proporcjonalny zwrot opłaconych z góry, niewykorzystanych kwot, wypłacony przez Link na pierwotną metodę płatności. Nie wprowadzamy kwestionowanej zmiany wobec tego administratora przed zakończeniem tej procedury, chyba że bezwzględnie obowiązujące prawo stanowi inaczej.
Przekazywanie danych za granicę
Preferowane miejsce obsługi żądań nie jest zabezpieczeniem przekazania. Gdy dla zleconej usługi potrzebne jest przekazanie danych podlegające ograniczeniom, stosujemy właściwą decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednie zabezpieczenia, w tym właściwe standardowe klauzule umowne i w razie potrzeby brytyjski aneks. Załącznik wskazuje właściwy mechanizm, odbiorców i miejsca dostępu. Napisz na privacy@klarbon.app po właściwe warunki i informacje potrzebne do oceny przekazania. Nie traktujemy tej publicznej umowy jako zamiennika wymaganej dokumentacji przekazania.
Pomoc i incydenty
Uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne nam informacje, pomagamy administratorowi w obsłudze żądań osób, których dane dotyczą, i w wykonywaniu obowiązków z art. 32 do 36, w tym w zakresie bezpieczeństwa, oceny naruszeń, ocen skutków i uprzednich konsultacji. Niezwłocznie przekazujemy żądania dotyczące danych przetwarzanych na polecenie i nie odpowiadamy na nie samodzielnie, chyba że administrator tak poleci lub wymaga tego prawo.
Bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych dotyczącego danych powierzonych przez administratora zgłaszamy je administratorowi. Przekazujemy dostępne informacje o charakterze naruszenia, danych i osobach, których dotyczy, prawdopodobnych skutkach, podjętych środkach i punkcie kontaktowym, a potem je uzupełniamy. Pomagamy administratorowi w zgłoszeniach do organu nadzorczego i zawiadomieniach osób; nie czekamy na zbiorcze podsumowanie operacyjne. Każda strona odpowiada za własne ustawowe obowiązki zgłoszeniowe.
Zwrot, usunięcie i audyty
Usługa zwraca wynik w trakcie żądania, a potem usuwa dane dokumentu z pamięci aplikacji. Zależnie od wyboru administratora po zakończeniu usługi przetwarzania zwracamy lub usuwamy dane osobowe i usuwamy istniejące kopie, chyba że obowiązujące prawo nakazuje ich przechowywanie. Ponieważ Klarbon nie prowadzi w aplikacji archiwum dokumentów, późniejsze żądanie nie odzyska wcześniej przesłanego pliku. Wskazujemy administratorowi dane przechowywane z mocy prawa, ich podstawę i ograniczenia. Własna dokumentacja rozliczeniowa podlega polityce prywatności, a nie poleceniu archiwizowania dokumentów.
Udostępniamy informacje niezbędne do wykazania przestrzegania art. 28 oraz umożliwiamy audyty i inspekcje prowadzone przez administratora lub upoważnionego przez niego niezależnego audytora i w nich uczestniczymy. Napisz na privacy@klarbon.app, aby uzgodnić proporcjonalną kontrolę, z rozsądnym wyprzedzeniem i poufnością chroniącą innych klientów i bezpieczeństwo. Te ustalenia nie mogą uniemożliwić audytu wymaganego przez prawo, właściwy organ lub wiarygodny incydent. Strony uzgadniają praktyczny dostęp i pomoc bez ujawniania danych innych klientów.
Kontakt i okres obowiązywania
Erys AI Ltd, numer rejestrowy 15781123, Suite 12, Rivers Lodge, West Common, Harpenden, England, AL5 2JD. Kontakt w sprawie prywatności: privacy@klarbon.app. Przedstawiciel w UE zgodnie z art. 27 RODO: Alexander Jay, z siedzibą w Niderlandach, eu-representative@klarbon.app.
Umowa obowiązuje, dopóki Erys AI Ltd przetwarza dane osobowe na polecenie klienta. Poufność, pomoc dotycząca wcześniejszego przetwarzania i ograniczenia wymagane przez prawo obowiązują także po jej zakończeniu. Zmiana tej publicznej wersji nie zastępuje po cichu wersji już włączonej do umowy z klientem i nie omija procedury powiadamiania o dalszych podmiotach przetwarzających.