Deze vertaling is ter informatie. Als de versies verschillen, geldt de Engelse versie.
Deze overeenkomst hoort bij de gebruiksvoorwaarden als een zakelijke klant Klarbon gebruikt om namens zichzelf persoonsgegevens in documenten te verwerken. De klant is de verwerkingsverantwoordelijke, of een verwerker die van zijn verwerkingsverantwoordelijke toestemming heeft om Erys AI Ltd als subverwerker in te schakelen. Erys AI Ltd is de verwerker. Waar deze overeenkomst over de verwerkingsverantwoordelijke spreekt, valt die gemachtigde klant daar voor zover van toepassing onder.
Accountbeheer, betalingen en beveiliging van de dienst voor de eigen doelen van Erys AI Ltd vallen buiten deze instructies en staan in de privacyverklaring. Aankopen worden verkocht via Link, de merchant-of-recorddienst van Stripe, die de aankoopgegevens verwerkt als verkoper en zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; Link ontvangt geen documentgegevens en is geen subverwerker onder deze overeenkomst. Voor verwerking van persoonsgegevens op instructie gaat deze overeenkomst voor op strijdige algemene voorwaarden, zonder dwingende rechten te beperken.
Onderwerp en instructies
| Vereiste | Afgesproken reikwijdte |
|---|---|
| Onderwerp | Op verzoek lezen, controleren, converteren en weergeven van ondersteunde facturen en bankafschriften, en het per e-mail versturen van een e-factuur naar de ontvanger die de verwerkingsverantwoordelijke opgeeft |
| Duur | Elk verwerkingsverzoek tijdens de dienstovereenkomst; documentgegevens vormen geen accountarchief. Een verzending per e-mail laat gedurende 90 dagen een verzendbewijs achter in het account van de verwerkingsverantwoordelijke: het adres van de ontvanger, het formaat, de grootte, het tijdstip en de uitkomst, zonder gegevens uit de factuur |
| Aard en doel | Het document of resultaat dat de verwerkingsverantwoordelijke vraagt inlezen, valideren, omzetten en teruggeven; een pdf zonder e-factuurgegevens of een scan met een AI-model uitlezen en teruggeven als concept, dat de verwerkingsverantwoordelijke controleert; bij een verzending per e-mail de e-factuur controleren en met het vaste bericht van Klarbon versturen naar de ene ontvanger die de verwerkingsverantwoordelijke opgeeft, met het adres van de verwerkingsverantwoordelijke als antwoordadres |
| Persoonsgegevens | Namen, adressen, bedrijfskenmerken, contactgegevens, kenmerken van bankrekeningen, betaalreferenties, factuurregels en transacties die de verwerkingsverantwoordelijke aanlevert; bij een verzending per e-mail het e-mailadres van de ontvanger |
| Betrokkenen | Personeel, klanten, leveranciers, betalers, begunstigden van de verwerkingsverantwoordelijke en andere personen in ingediende documenten, en de ontvangers van facturen die de verwerkingsverantwoordelijke per e-mail verstuurt |
| Bijzondere categorieën | Niet gevraagd en niet nodig voor Klarbon; de verwerkingsverantwoordelijke stuurt niet bewust bijzondere categorieën van gegevens of strafrechtelijke gegevens in |
De verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat zijn instructies rechtmatig zijn, dat hij de documenten mag insturen en dat hij de informatie heeft gegeven en de rechtsgrond heeft die voor de verwerking nodig zijn. Het verzoek aan de dienst, de gepubliceerde ondersteunde opties en deze overeenkomst zijn de gedocumenteerde instructies. Verdere instructies moeten vóór de betrokken verwerking schriftelijk worden afgesproken via privacy@klarbon.app.
Erys AI Ltd verwerkt persoonsgegevens alleen op gedocumenteerde instructie, ook voor doorgiften, tenzij het toepasselijke recht iets anders vereist. In dat geval melden we die wettelijke plicht vóór de verwerking aan de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de wet die melding om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt. We melden het direct als een instructie naar ons oordeel in strijd is met het gegevensbeschermingsrecht, en schorten die instructie op tot de kwestie is opgelost.
Vertrouwelijkheid en beveiliging
We zorgen dat personen die persoonsgegevens mogen verwerken aan geheimhouding of een passende wettelijke plicht zijn gebonden. Toegang is beperkt tot wat de taak vereist. We nemen maatregelen die passen bij het risico volgens artikel 32, waaronder versleuteling tijdens het transport, beperkte toegang tot productie, scheiding van geheimen en broncode, beveiligingsupdates, limieten voor bestandsgrootte en inlezen, en als hash opgeslagen inloggegevens en API-sleutels.
Documentverwerking is beperkt tot het verzoek. Applicatielogs en statistieken bevatten geen documentinhoud of bestandsnamen. De werkruimte van de engine staat in het geheugen. Onze applicatie houdt na het verzoek geen ingestuurd document, uitgelezen tekst of resulterend document. Versleutelde resultaten rond het afrekenen kunnen in het tabblad van de klant blijven, en de e-mailbezorging en ontvangende mailboxen staan daar los van, zoals bestandsverwerking uitlegt. De verwerkingsverantwoordelijke beslist of het insturen van documenten per e-mail naar Klarbon geschikt is voor zijn gegevens.
De rekenkracht van de engine is in de configuratie van de dienst tot de EU beperkt. Dat is geen garantie dat alle netwerkafhandeling, uitvoering van de Worker, e-mail of toegang door support in de EU plaatsvindt. De accountdatabase valt onder EU-jurisdictie. We laten geen subverwerker trainen op ingestuurde documenten. Een pdf zonder e-factuurgegevens of een scan uitlezen stuurt de tekst of paginabeelden naar een AI-model dat Cloudflare, onze bestaande subverwerker voor hosting, op zijn eigen netwerk draait onder zijn verwerkersovereenkomst met ons. Cloudflare bewaart de invoer en uitvoer na het antwoord niet en traint er geen AI-modellen mee. Deze verwerking kan buiten de EU plaatsvinden, met de doorgiftewaarborgen die in de bijlage staan. Klarbon houdt na het verzoek niets van het document.
Subverwerkers en de bijlage op naam
Vraag vóór gebruik van deze overeenkomst de gedateerde bijlage met bedrijfsnamen op bij privacy@klarbon.app. De bijlage noemt per subverwerker het contracterende bedrijf, de dienst, de gegevens, de plaatsen van verwerking en toegang, de bewaring, de waarborgen voor doorgifte en de toepasselijke overeenkomst. Ze noemt een verwerkend bedrijf, nooit een inferentiemodel; het uitlezen van pdf's en scans met AI staat onder Cloudflare. De bijlage wordt vertrouwelijk verstrekt, omdat ze contractuele informatie voor due diligence is en geen openbare producttekst. Om haar te vragen hoef je geen document van een klant te sturen.
De verwerkingsverantwoordelijke geeft algemene schriftelijke toestemming voor de subverwerkers in de bijlage die hij heeft gekregen. We leggen elke subverwerker gelijkwaardige verplichtingen voor gegevensbescherming op en blijven verantwoordelijk voor zijn uitvoering, zoals artikel 28 vereist. Een algemene categorie aanbieders op de privacypagina geeft geen toestemming voor een niet vermelde verwerker.
We kondigen een geplande toevoeging of vervanging minstens 30 kalenderdagen vooraf aan per e-mail aan het accountadres, met een gedateerde wijziging in de bijlage die via dezelfde privacymailbox wordt verstrekt. Houd dat adres actueel. De verwerkingsverantwoordelijke kan in die periode op redelijke gronden van gegevensbescherming bezwaar maken. We werken samen om het bezwaar weg te nemen of een alternatief te bieden vóór de wijziging. Kunnen we een gegrond bezwaar niet honoreren, dan kan de verwerkingsverantwoordelijke de betrokken dienst beëindigen en krijgt hij vooruitbetaalde, ongebruikte bedragen naar verhouding terug, via Link naar het oorspronkelijke betaalmiddel. We voeren de betwiste wijziging voor die verwerkingsverantwoordelijke niet door voordat deze procedure is afgerond, tenzij dwingend recht iets anders vereist.
Internationale doorgiften
Een voorkeur voor de plaats van verwerking van verzoeken is geen waarborg voor doorgifte. Is voor de dienst waarvoor instructie is gegeven een doorgifte nodig waarvoor wettelijke beperkingen gelden, dan gebruiken we een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, waaronder de relevante modelcontractbepalingen en waar nodig het Britse addendum. De bijlage noemt het toepasselijke mechanisme, de ontvangers en de plaatsen van toegang. Mail privacy@klarbon.app voor de toepasselijke bepalingen en de informatie die nodig is om een doorgifte te beoordelen. We beschouwen deze openbare overeenkomst niet als vervanging van de vereiste documentatie voor doorgifte.
Bijstand en incidenten
Rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie die we hebben, helpen we de verwerkingsverantwoordelijke bij verzoeken van betrokkenen en bij zijn verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36, waaronder beveiliging, beoordeling van inbreuken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging. We sturen verzoeken over gegevens die we op instructie verwerken direct door en beantwoorden ze niet zelf, tenzij de verwerkingsverantwoordelijke dat opdraagt of de wet het vereist.
We melden een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke raakt zonder onredelijke vertraging nadat we ervan op de hoogte zijn. We geven de beschikbare informatie over de aard van de inbreuk, de betrokken gegevens en personen, de waarschijnlijke gevolgen, de genomen maatregelen en het contactpunt, en vullen die aan zodra er meer bekend is. We helpen de verwerkingsverantwoordelijke bij zijn meldingen aan de toezichthouder en aan betrokkenen; we wachten niet op een operationeel overzicht. Elke partij blijft verantwoordelijk voor haar eigen wettelijke meldplichten.
Teruggave, verwijdering en audits
De dienst geeft het resultaat tijdens het verzoek terug en wist de documentgegevens daarna uit het geheugen van de applicatie. Naar keuze van de verwerkingsverantwoordelijke geven we persoonsgegevens aan het einde van de verwerkingsdienst terug of verwijderen we ze, en wissen we bestaande kopieën, tenzij het toepasselijke recht opslag vereist. Omdat Klarbon in de applicatie geen documentarchief houdt, kan een later verzoek een eerdere upload niet terughalen. We noemen de verwerkingsverantwoordelijke de gegevens die we wettelijk moeten bewaren, de grondslag en de beperkingen. Eigen factureringsgegevens vallen onder de privacyverklaring, niet onder een instructie om documenten te archiveren.
We stellen de informatie beschikbaar die nodig is om naleving van artikel 28 aan te tonen, en maken audits en inspecties door de verwerkingsverantwoordelijke of een door hem gemachtigde onafhankelijke auditor mogelijk en werken daaraan mee. Mail privacy@klarbon.app om een evenredige controle te regelen, met een redelijke aankondiging en geheimhouding die andere klanten en de beveiliging beschermt. Deze afspraken kunnen geen audit verhinderen die de wet, een bevoegde autoriteit of een geloofwaardig incident vereist. De partijen spreken praktische toegang en bijstand af, zonder gegevens van andere klanten bloot te geven.
Contact en duur
Erys AI Ltd, inschrijvingsnummer 15781123, Suite 12, Rivers Lodge, West Common, Harpenden, England, AL5 2JD. Contact voor privacy: privacy@klarbon.app. Vertegenwoordiger in de EU volgens artikel 27 AVG: Alexander Jay, gevestigd in Nederland, eu-representative@klarbon.app.
Deze overeenkomst blijft van kracht zolang Erys AI Ltd persoonsgegevens op instructie voor de klant verwerkt. Geheimhouding, bijstand bij eerdere verwerking en wettelijk vereiste beperkingen blijven na het einde gelden. Een wijziging van deze openbare versie vervangt niet stilzwijgend een versie die al deel uitmaakt van de overeenkomst met de klant en omzeilt de aankondigingsprocedure voor subverwerkers niet.