XRechnung öffnen und als PDF speichern

Mit dem XRechnung-Viewer von Klarbon öffnen Sie eine XRechnung direkt im Browser: Datei hineinziehen, und Verkäufer, Käufer, Positionen, Umsatzsteuer und Summen erscheinen als lesbare Rechnung. Das ist kostenlos und unbegrenzt, ohne Konto, und die Datei verlässt Ihr Gerät nicht. Danach können Sie die Rechnung drucken oder als PDF speichern.

Warum sehe ich nur XML-Code, wenn ich die Datei öffne?

Weil eine XRechnung keine PDF ist, sondern eine strukturierte XML-Datei für Software. Ein Doppelklick auf rechnung.xml zeigt deshalb nur Tags im Browser oder Editor. Die Datei ist nicht kaputt: Sie braucht einen Viewer, der die Daten wieder als Rechnung darstellt.

Die XRechnung ist der Standard von KoSIT für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung und wird auch zwischen Unternehmen genutzt (KoSIT). Sie gibt es in zwei Syntaxen, UBL und CII; Klarbon liest beide. Mehr dazu unter Was ist XRechnung?

So öffnen Sie eine XRechnung

Datei auswählen oder hineinziehen, der Rest geschieht im Browser.

1. Wählen Sie die .xml-Datei. Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF mit eingebetteter XML funktioniert ebenso.
2. Klarbon erkennt UBL oder CII und zeigt die Rechnung: Verkäufer und Käufer mit USt-IdNr., Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, Käuferreferenz oder Leitweg-ID, Positionen, Umsatzsteueraufschlüsselung, Summen und Bankverbindung.
3. Lesen, drucken oder als PDF speichern.
4. Lässt sich die Datei nicht anzeigen, hilft E-Rechnung prüfen: Die Prüfung zeigt, was an der Struktur nicht stimmt.

Ein erfundenes Beispiel: Eine XRechnung der "Muster Bau GmbH" über 1.190,00 EUR erscheint mit zwei Positionen, 19 % Umsatzsteuer von 190,00 EUR, Fälligkeitsdatum und IBAN, in der Sprache, die Sie für Klarbon gewählt haben.

Funktioniert das auch auf dem Handy oder Mac?

Ja. Der Viewer läuft in jedem aktuellen Browser unter Windows, macOS, Linux, iOS und Android, ohne Installation. Auf dem iPhone öffnen Sie die Website und wählen die Datei aus der App Dateien oder aus Mail. Unter Android und in Chrome oder Edge auf dem Desktop lässt sich Klarbon aus dem Browser installieren; Anhänge teilen Sie dann direkt an Klarbon.

Wird meine Rechnung hochgeladen?

Nein. Öffnen läuft vollständig in Ihrem Browser; die XRechnung bleibt auf Ihrem Gerät. Prüfen, Umwandeln und die kostenpflichtigen Werkzeuge arbeiten anders: Sie senden die Datei an Server von Klarbon, wo sie nach der Anfrage gelöscht wird. Details unter Was passiert mit meinen Dateien?

Wie speichere ich die XRechnung als PDF?

Öffnen Sie die Datei, wählen Sie Drucken und im Druckdialog Als PDF speichern. Die PDF ist eine lesbare Kopie für Freigabe, Ablage oder Ihren Steuerberater, aber keine neue E-Rechnung. Maßgeblich bleibt die XML-Datei: Das Bundesfinanzministerium nennt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, bei der zumindest der strukturierte Teil unverändert vorliegen muss (BMF-FAQ, Frage 13). Klarbon führt kein Archiv; bewahren Sie das Original selbst auf. Kostenlose lesbare PDFs tragen einen kleinen Hinweis „Mit Klarbon geöffnet“.

Prüft das Öffnen, ob die XRechnung gültig ist?

Nein. Der Viewer zeigt, was in der Datei steht. Eine XRechnung kann einwandfrei angezeigt werden und trotzdem gegen eine Regel verstoßen, etwa wegen fehlender Käuferreferenz oder falscher Summen. Dafür gibt es XRechnung prüfen, mit Hinweisen zu den gemeldeten Befunden, soweit verfügbar.

Muss ich XRechnungen annehmen?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen für B2B-Umsätze im Anwendungsbereich empfangen können. XRechnung ist eines der akzeptierten strukturierten Formate (BMF-FAQ, Frage 12). Die Fristen für den Versand und die Ausnahmen erklärt E-Rechnungspflicht in Deutschland. Das ist keine Steuerberatung.

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• E-Rechnung prüfen, im Tageslimit kostenlos
• PDF-Angaben in eine E-Rechnung übertragen, manuell im Formular für einen Credit nach kostenloser Vorschau
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