Creare una fattura elettronica

Per le operazioni soggette all’obbligo in Italia, emetti le fatture verso clienti italiani, imprese o privati, come FatturaPA tramite il Sistema di Interscambio (SdI): emesse in altro modo, si considerano non emesse. Usa il tuo programma di fatturazione o i servizi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate. Klarbon serve dopo: crea da un modulo la versione Peppol BIS, XRechnung, UBL o CII di una fattura già emessa, per un cliente estero.

Chi deve emettere tramite lo SdI, e da quando?

Salvo le eccezioni indicate sotto, sono obbligati i titolari di partita IVA residenti o stabiliti in Italia, per le operazioni verso soggetti residenti o stabiliti in Italia. Se la fattura arriva al cliente in un formato diverso dall’XML o senza passare dallo SdI, si considera non emessa, con sanzioni per il fornitore e senza detrazione dell’IVA per il cliente (Agenzia delle Entrate, pp. 3-4).

Cosa resta fuori dallo SdI?

Solo i casi che le fonti indicano:

• Clienti esteri. La fattura al cliente estero è distinta dalla comunicazione dei dati all’Agenzia: dal 1° luglio 2022 i dati transfrontalieri si trasmettono tramite SdI nel formato previsto, salvo eccezioni (Agenzia delle Entrate, p. 3). L’obbligo riguarda solo le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti (FAQ dell’Agenzia).
• Soggetti esonerati. Chi era già dispensato per legge dall’emettere fattura, anche cartacea, come i piccoli produttori agricoli (art. 34, comma 6, del Dpr 633/1972) e chi ha chiesto la dispensa per le operazioni esenti (art. 36-bis) (Agenzia delle Entrate, p. 3). Per altri regimi verifica le norme attuali con il commercialista: una FAQ sull’esenzione nel 2019 non basta a stabilire la situazione di oggi.
• Prestazioni sanitarie a consumatori finali. Non si possono fatturare tramite lo SdI: si emettono su carta o in formato elettronico senza passare dallo SdI (FAQ dell’Agenzia).

Klarbon non è pensato per i casi esonerati o sanitari. Nel dubbio sul tuo caso, chiedi al tuo commercialista.

Con cosa emetto la fattura, allora?

Con il tuo programma di fatturazione, oppure con i tre servizi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate: la procedura web del portale Fatture e Corrispettivi, un software da installare sul PC e l’app FatturAE per tablet e smartphone. L’Agenzia li indica soprattutto a chi emette poche fatture (Agenzia delle Entrate, pp. 4-5). Per i forfettari la procedura web ha un modello con i campi del regime già compilati (Agenzia delle Entrate).

Quando serve Klarbon?

Quando un cliente estero vuole la fattura in un formato europeo: il professionista che lavora per un ente pubblico tedesco e deve mandare una XRechnung, la piccola impresa con un cliente olandese che riceve solo fatture Peppol BIS (OpenPeppol, in inglese).

1. Emetti prima la fattura nel tuo programma o con i servizi dell’Agenzia, con la tua numerazione, adempiendo agli obblighi SdI e di comunicazione dei dati applicabili al tuo caso.
2. Crea con Klarbon la versione per il cliente, con lo stesso numero, la stessa data e gli stessi importi.

Se hai già il file FatturaPA, non serve riscriverlo: convertilo e Klarbon ne riprende i dati (beta).

Come si crea la versione per il cliente?

1. Scegli il formato che chiede il cliente. Se manca un campo che il formato richiede, la verifica lo segnala prima del pagamento.
2. Inserisci fornitore e cliente: denominazione, indirizzo, partita IVA o numero IVA estero e, se serve, il riferimento del cliente.
3. Aggiungi le righe come nella fattura emessa: descrizione, quantità, unità, prezzo e aliquota IVA. Klarbon calcola i totali; controlla che coincidano.
4. Indica il pagamento: scadenza, IBAN, condizioni.
5. Verifica e scarica. Klarbon crea il file e lo controlla secondo la norma EN 16931 e le regole del formato. L’anteprima è gratis; un credito sblocca il download.

Che formato scelgo?

ZUGFeRD e Factur-X sono PDF/A-3 con l’XML dentro, leggibili da una persona e da un programma. Peppol BIS, XRechnung, UBL e CII sono file XML, letti da un programma o da un visualizzatore. Se il cliente indica un formato, scegli quello.

Cosa non fa Klarbon?

Klarbon non emette la fattura al posto tuo, non crea FatturaPA, non trasmette nulla allo SdI, non tiene un archivio clienti, non numera le fatture, non le conserva e non le invia. La fattura che conta ai fini fiscali in Italia resta quella che hai emesso. Per le regole sulle operazioni con l’estero vedi la fatturazione elettronica in Italia. Klarbon non dà consulenza fiscale.

Che fine fanno i dati che inserisco?

Vengono elaborati sui server di Klarbon per creare e verificare il file durante la richiesta, senza creare un archivio. Vedi che fine fanno i miei file?

Quanto costa?

Un credito per fattura. Modulo e anteprima verificata sono gratis, e un nuovo account riceve un credito di benvenuto. Vedi i prezzi.

E poi?

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