Een afgekeurde e-factuur herstellen
Open een afgekeurde e-factuur als formulier, begrijp de fouten en pas de gegevens aan. Download een opnieuw gecontroleerd bestand voor één credit.
In het kort
Open een afgewezen e-factuur als formulier, verbeter hem en krijg een bestand dat door de controle komt. Gratis voorbeeldweergave, daarna 1 credit (€ 4,99).
Met Klarbon herstel je een afgekeurde e-factuur: upload het bestand en het opent als formulier. Een gratis controle vooraf toont de meldingen, met gekoppelde velden en uitleg waar beschikbaar. Je past de gegevens aan, Klarbon schrijft de factuur opnieuw en controleert haar voor de download, voor één credit. De tool is voor facturen die je zelf hebt verstuurd.
Hoe werkt herstellen?
- Upload het afgekeurde bestand: de XML of de ZUGFeRD- of Factur-X-pdf. Klarbon leest Peppol BIS, UBL, CII, XRechnung, ZUGFeRD en Factur-X.
- Bekijk wat er fout ging. Controleer het bestand eerst: meldingen bevatten regelcodes, zoals BR-CO-15, met gekoppelde velden en uitleg waar beschikbaar. Vanuit het rapport opent "Deze factuur herstellen" het formulier.
- Pas de velden aan. De factuur houdt haar formaat, tenzij je een ander kiest.
- Controleer en download. Klarbon schrijft de factuur en controleert haar opnieuw. Faalt er nog een regel, dan zie je die en ga je terug naar het formulier. Is alles in orde, dan ontgrendelt één credit de download.
Verstuur het herstelde bestand op dezelfde manier als het eerste, en meld dat het de afgekeurde factuur vervangt als je klant dat vraagt.
Wat kan ik herstellen?
| Probleem | Voorbeeld | Oplossing in het formulier |
|---|---|---|
| Totalen kloppen niet | BR-CO-15: totaal inclusief btw is niet exclusief plus btw (regels, Engels) | een regelbedrag of de afronding verbeteren |
| Verplichte referentie ontbreekt | PEPPOL-EN16931-R003: geen referentie van de afnemer of inkoopordernummer (Peppol-regels, Engels) | de referentie van je klant invullen |
| Code niet toegestaan | eenheid, btw-categorie, landcode | een code uit de lijst kiezen |
| Btw | geen vrijstellingsreden bij een regel met 0% | de reden of de juiste categorie invullen |
Codes uit de catalogus vind je bij factuurfouten.
Wat blijft hetzelfde?
Het formulier begint met de ondersteunde velden uit het origineel en berekent de totalen opnieuw. Ga er niet van uit dat elke oorspronkelijke waarde ongewijzigd blijft. De lijst met omzettingsverliezen beschrijft wijzigingen bij het schrijven, niet elk veld dat de lezer niet uit het origineel kon overnemen. Vergelijk het resultaat met je origineel. Klarbon raadt geen verbeteringen en vult geen velden voor je in. Heb je gegevens nodig die je niet hebt, vraag ze dan aan je klant.
Wanneer helpt herstellen niet?
Als het bestand geldig was en de afkeuring een andere oorzaak heeft: een verkeerd elektronisch adres, een ander verwacht formaat of eigen controles van het accesspoint of portaal. Wil je klant een ander formaat, zet de factuur dan om. Een geldig bestand is geen garantie op acceptatie en geen fiscaal advies.
Wat gebeurt er met mijn bestand?
Het wordt op de servers van Klarbon verwerkt voor het verzoek en daarna verwijderd. Zie wat gebeurt er met je bestanden?
Wat kost het?
De fouten zien is gratis binnen de daglimiet van controleren. Het herstelde bestand kost één credit: 4,99 EUR, voordeliger per tien of vijftig. Kan Klarbon geen bestand maken dat de controle doorstaat, dan kun je niet ontgrendelen en kost het niets. Zie prijzen.
En dan?
Veelgestelde vragen
Hoe herstel ik een afgekeurde e-factuur?
Controleer het afgekeurde bestand met Klarbon; het rapport toont de meldingen, met gekoppelde velden en uitleg waar beschikbaar. Met "Deze factuur herstellen" open je de factuur als formulier. Pas de gegevens aan en Klarbon schrijft en controleert een nieuw bestand, voor één credit.
Verandert Klarbon het factuurnummer of de bedragen?
Het factuurnummer wordt overgenomen en de totalen worden opnieuw berekend uit de gegevens in het formulier. Velden die Klarbon niet uit het origineel kon inlezen, kunnen wegvallen. Vergelijk het resultaat met het origineel voordat je het gebruikt.
Kan ik een ontvangen factuur herstellen?
Dat hoort de afzender te doen. Vraag bij een ontvangen factuur de leverancier om een nieuwe.
Wat als het bestand geldig was en toch werd afgekeurd?
Dan ligt de oorzaak meestal buiten het bestand, bijvoorbeeld een verkeerd elektronisch adres, een ander verwacht formaat of eigen controles van het accesspoint. Vraag het je Peppol-provider of je klant.
Bronnen
- OpenPeppol, regels EN 16931 in UBL (Engels) docs.peppol.eu
- OpenPeppol, regels van Peppol BIS Billing 3.0 (Engels) docs.peppol.eu