Verplichte e-facturatie in België sinds 2026

In België moeten btw-plichtige ondernemingen sinds 1 januari 2026 onderling gestructureerde e-facturen gebruiken, in de regel via het Peppol-netwerk in Peppol BIS-formaat. Ook kleine ondernemingen met btw-vrijstelling moeten ze minstens kunnen ontvangen. Een pdf per e-mail volstaat tussen ondernemingen niet meer. Er zijn een beperkt aantal uitzonderingen.

Deze pagina vat de officiële informatie van de FOD Financiën samen (efactuur.belgium.be), gecontroleerd op 6 november 2026. Het is geen fiscaal advies; voor je eigen situatie is je boekhouder het aanspreekpunt.

Wat geldt er voor wie?

Tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen is een gestructureerde e-factuur via Peppol sinds 1 januari 2026 verplicht, en een pdf of papieren factuur mag niet meer. Facturen aan openbare overheden volgen sinds 1 maart 2024 hun eigen regel. Voor particulieren, buitenlandse klanten en andere gevallen is een gestructureerde e-factuur facultatief en is het akkoord van de ontvanger nodig, volgens de FOD Financiën.

Geldt de plicht ook voor kleine ondernemingen?

Ja. Heb je een actief btw-nummer, dan geldt de verplichting ook voor jou. Ook de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (jaaromzet tot 25.000 euro) en de bijzondere landbouwregeling vallen eronder, minstens voor het ontvangen van B2B-facturen (FOD Financiën). Werk je alleen voor particulieren, dan hoef je zelf geen gestructureerde facturen te sturen, maar moet je die van je leveranciers wel kunnen ontvangen.

Welke uitzonderingen zijn er?

Een paar. Gefailleerde btw-plichtigen, ondernemingen die alleen door artikel 44 van het Btw-Wetboek vrijgestelde handelingen verrichten, buitenlandse ondernemingen zonder vaste inrichting in België en forfaitaire btw-plichtigen hoeven geen gestructureerde e-facturen te versturen, en sommigen ook niet te ontvangen. Een door artikel 44 vrijgestelde handeling, of een handeling met een niet-btw-plichtige partij, valt buiten de plicht, volgens de FOD Financiën.

In detail:

• Geen verplichting om te versturen voor gefailleerde btw-plichtigen, ondernemingen die alleen door artikel 44 van het Btw-Wetboek vrijgestelde handelingen verrichten, niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting, en forfaitaire btw-plichtigen (die regeling dooft uiterlijk 1 januari 2028 uit).
• Geen verplichting om te ontvangen voor ondernemingen met alleen artikel 44-vrijgestelde handelingen en voor niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting.
• Geen verplichting voor een handeling die door artikel 44 is vrijgesteld, of als een van beide partijen niet btw-plichtig is.

Of een onderneming btw-plichtig is, zie je in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) onder Hoedanigheden.

Wat geldt voor facturen aan de overheid?

Voor facturen aan openbare overheden is e-facturatie verplicht voor contracten gepubliceerd na 1 maart 2024, in de regel vanaf 3.000 euro exclusief btw. Federale aanbestedende overheden moeten e-facturatie ook onder die drempel opleggen (BOSA). Ook hier loopt de factuur via Peppol, dus een onderneming die al klaar is voor de B2B-plicht kan hetzelfde accesspoint gebruiken voor klanten bij de overheid.

Is een pdf per e-mail genoeg?

Niet voor B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen die onder de verplichting vallen. Een factuur in pdf via e-mail of via een platform volstaat sinds 1 januari 2026 niet meer (FOD Financiën). Voor particuliere klanten mag een pdf of papier nog wel. De enige uitzondering in de praktijk: een klant die nog niet via Peppol kan ontvangen, voor wie een ander veilig en afgesproken kanaal mag, zoals de volgende vragen uitleggen.

Hoe hoog zijn de boetes?

Wie niet over de technische middelen beschikt om gestructureerde e-facturen uit te reiken en te ontvangen, riskeert een boete van 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro bij elke volgende, volgens het koninklijk besluit van 8 juli 2025. De bestaande boetes voor ontbrekende, laattijdige of onjuiste facturen gelden ook voor e-facturen, volgens de FOD Financiën.

Een overtreding telt pas als tweede of volgende als de administratie ze minstens drie maanden na de vorige beboete overtreding vaststelt. Een klant die een pdf krijgt waar een gestructureerde e-factuur nodig was, behoudt zijn recht op aftrek als aan de materiële voorwaarden is voldaan, maar kan zelf een boete krijgen als hij geen gestructureerde e-facturen kan ontvangen (FOD Financiën).

Stelt de tolerantieperiode de verplichting uit?

Nee, en ze is voorbij. De algemene tolerantieperiode gold alleen de eerste drie maanden van 2026: de FOD Financiën legde geen boetes op voor overtredingen eigen aan de nieuwe verplichting, op voorwaarde dat de onderneming kon aantonen dat ze tijdig en redelijk stappen had gezet. Een algemeen uitstel is er nooit gekomen (FOD Financiën). Een gerichte tolerantie voor self-billing liep tot en met 30 juni 2026.

Sindsdien kan de administratie in uitzonderlijke omstandigheden nog afzien van een boete, maar alleen na een individuele analyse van het dossier, nooit automatisch; je legt je situatie voor via het contactformulier op efactuur.belgium.be (FOD Financiën).

Wat verandert er in 2028 met de verplichte e-reporting?

Als het wetsontwerp dat op 27 oktober 2026 in de Kamer is ingediend, wordt goedgekeurd, melden uitreikers en ontvangers van gestructureerde e-facturen vanaf 1 januari 2028 de factuurgegevens aan de belastingadministratie, binnen hoogstens vijf kalenderdagen, en vervalt voor hen de jaarlijkse klantenlisting. Het wetsontwerp, DOC 56 1846/001, is nog geen wet (Kamer van volksvertegenwoordigers).

Tot de stemming beschrijft de FOD Financiën deze bijna-realtime rapportering als gepland voor 2028 volgens het federale regeerakkoord en nog niet omgezet in Belgisch recht. De gegevens komen uit de gestructureerde e-factuur zelf, zodat de rapportering geautomatiseerd kan worden (FOD Financiën). Volgens het ontwerp blijven niet in België gevestigde ondernemingen tot 30 juni 2030 de jaarlijkse klantenlisting indienen, tenzij ze voor e-reporting kiezen.

Geldt de plicht ook voor buitenlandse ondernemingen?

Niet voor een onderneming met een Belgisch btw-nummer maar zonder zetel of vaste inrichting in België. Volgens de FOD Financiën valt zo'n onderneming niet onder de verplichting, al wordt de wet op dit punt nog aangepast. Ze mag wel vrijwillig Peppol-facturen naar Belgische klanten sturen, en die mogen ze aanvaarden. Wat telt is de vestiging, niet het btw-nummer.

Een Belgische vennootschap die een buitenlandse onderneming voor de btw vertegenwoordigt onder haar eigen Belgisch btw-nummer, valt er wel onder. Individuele en globale aansprakelijke vertegenwoordigers die het nummer van de buitenlandse onderneming gebruiken, of een nummer dat begint met BE0796.5 of BE0796.6, niet (FOD Financiën).

Wat als mijn klant geen Peppol heeft?

Dan mag je als verzender een andere manier van versturen kiezen, zegt de FOD Financiën. Verstuur je de factuur elektronisch, dan moet de klant akkoord gaan en spreek je samen een veilig alternatief af. De factuur die zo vertrekt, is juridisch geldig en je voldoet aan je factureringsplicht; de klant riskeert een boete, jij niet. Zit de klant later op Peppol, stuur oude facturen dan niet opnieuw als gestructureerde e-factuur.

Of een klant op Peppol is geregistreerd, zie je in de Peppol Directory; volgens de regels van het netwerk geldt die registratie als akkoord om gestructureerde e-facturen te ontvangen. Je mag op de factuur ook een clausule zetten die de klant vraagt zich in regel te stellen.

Bestand of verzending: wat is het verschil?

Een Peppol BIS-bestand is de factuur; het Peppol-netwerk is de weg waarlangs ze gaat. De plicht gaat over allebei: een gestructureerd bestand (Peppol BIS Billing 3.0) dat via Peppol wordt uitgewisseld, tenzij je met je klant iets anders afspreekt dat aan EN 16931 voldoet. Het versturen en ontvangen doet een Peppol-accesspoint, vaak ingebouwd in je boekhoudpakket. Klarbon is geen accesspoint: het registreert je niet op Peppol en verstuurt niets.

Wat Klarbon wel doet:

Werk je met Billit, lees dan Billit en Peppol-bestanden.

Welke formaten kom je tegen?

Peppol BIS Billing 3.0 in UBL is het standaardformaat. De Belgische uitbreiding UBL.BE (Engels) is volgens de beheerder conformant maar niet compliant en kan niet worden gebruikt voor verzending onder de Belgische B2B-plicht (UBL.BE, Engels). De hier besproken specificaties bouwen op EN 16931; de andere XML-taal is CII. Meer over het netwerkformaat in wat is Peppol BIS?. Voor rekeninguittreksels gebruiken Belgische banken vaak CODA.

Hoe bereid ik me voor?

Kijk in de Kruispuntbank van Ondernemingen of je btw-plichtig bent en zorg dat je via Peppol kunt versturen en ontvangen, meestal via je boekhoudpakket of een accesspoint. De FOD Financiën raadt aan je softwareleverancier te vragen of je huidige systeem geschikt is. Klarbon helpt je bestanden te lezen en te controleren, maar sluit je niet aan op Peppol.

1. Controleer je btw-status in de KBO.
2. Kies een accesspoint of een boekhoudpakket met Peppol om te versturen en te ontvangen.
3. Lees ontvangen facturen met een e-factuur openen.
4. Controleer uitgaande bestanden met e-factuur controleren.

En dan?

• E-facturatie per land
• Hulp