Wanneer is een e-factuur verplicht in Nederland?

In Nederland is een e-factuur nu alleen verplicht voor facturen aan de Rijksoverheid, en soms aan gemeenten, provincies en waterschappen. Voor zakelijke transacties met andere EU-landen komt een plicht op 1 juli 2030; het kabinet wil binnenlands dezelfde datum, maar die regels zijn nog niet definitief. Een pdf is geen e-factuur.

Deze pagina vat de officiële informatie van Ondernemersplein samen, gecontroleerd op 6 november 2026. Het is geen fiscaal advies; voor je eigen situatie is je boekhouder of adviseur het aanspreekpunt.

Wat staat vast en wat is gepland?

Vast staat alleen de e-factuur aan de Rijksoverheid. Voor transacties met ondernemers in andere EU-landen gelden vanaf 1 juli 2030 Europese regels. Op 11 september 2026 koos het kabinet ervoor om ook binnenlands e-facturatie per 1 juli 2030 en rapportage per 1 juli 2031 verplicht te stellen, met een vrijstelling voor de KOR; het wetsvoorstel volgt in 2027 (Rijksoverheid).

Het kabinet koos in september 2026 voor invoering van e-facturatie en rapportage voor bedrijven (Rijksoverheid). Wetgeving voor de binnenlandse plicht is er nog niet. Wie nu zegt dat elke ondernemer al e-facturen moet sturen of ontvangen, loopt dus vooruit.

Moet ik als kleine ondernemer iets doen?

Nu nog niet, tenzij je aan de Rijksoverheid levert. Het kabinet wil ondernemers in de kleineondernemersregeling (KOR), met een omzet van maximaal 20.000 euro per kalenderjaar, vrijstellen van e-facturatie en rapportage, ook na juli 2030 (Rijksoverheid). Ondernemersplein beschrijft dezelfde vrijstelling voor het versturen van e-facturen en het digitaal doorgeven van factuurgegevens bij binnenlandse transacties (Ondernemersplein). Krijg je nu al e-facturen van leveranciers, dan lees je ze gratis met een e-factuur openen.

Wat geldt voor facturen aan de overheid?

Lever je goederen of diensten aan de Rijksoverheid, dan moet je nu al een e-factuur sturen; een pdf telt niet. Ook gemeenten, provincies en waterschappen eisen dat soms. Je kunt de factuur maken in boekhoudsoftware, laten versturen via een serviceprovider op Peppol, invoeren in een factuurportaal of, voor af en toe een factuur, het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid gebruiken (Ondernemersplein). De vier manieren op een rij (Helpdesk e-factureren):

1. met boekhoudsoftware die kan e-factureren;
2. via een serviceprovider die je pakket koppelt aan Peppol;
3. via een algemeen factuurportaal;
4. voor af en toe een factuur: het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid.

Op de factuur staan dezelfde gegevens als op een gewone factuur, zoals factuurnummer, factuurdatum, omschrijving, ordernummer of referentie en btw-tarief.

Komt er ook e-rapportage in Nederland?

Ja, als het kabinetsvoorstel wet wordt. Vanaf juli 2030 rapporteren alle ondernemers hun zakelijke transacties met andere EU-landen digitaal en per transactie, op basis van de EU-richtlijn Btw in het digitale tijdperk. Voor binnenlandse transacties wil het kabinet rapportage vanaf 1 juli 2031, een jaar na de e-factuur, met een vrijstelling voor de KOR (Rijksoverheid).

Het conceptwetsvoorstel gaat dit najaar in internetconsultatie en naar verwachting voor de zomer van 2027 naar de Tweede Kamer. Tot die tijd liggen de details, zoals het netwerk en de termijnen, niet vast.

Is Peppol verplicht in Nederland?

Nee. Geen regel schrijft Peppol zelf voor. Leveranciers van de Rijksoverheid kunnen hun e-factuur via een serviceprovider op het Peppol-netwerk sturen, maar ook via een algemeen factuurportaal of het Leveranciersportaal (Helpdesk e-factureren). Voor de verplichting tussen bedrijven vanaf 2030 wordt het wetsvoorstel nog uitgewerkt, dus welk netwerk dan nodig is, staat nog niet vast (Rijksoverheid).

Is een pdf per e-mail genoeg?

Voor gewone zakelijke facturen binnen Nederland mag een pdf nu nog. Aan de Rijksoverheid niet: een pdf is geen e-factuur (Ondernemersplein). Onder de nieuwe Europese regels voldoet een pdf per e-mail ook zakelijk niet meer (Ondernemersplein). Een e-factuur heeft gestructureerde gegevens die software automatisch kan verwerken.

Welke formaten worden gebruikt?

In Nederland kom je vooral UBL tegen: als Peppol BIS Billing 3.0 op het Peppol-netwerk, of met de Nederlandse afspraken van NLCIUS. Beide bouwen op de Europese norm EN 16931, net als de andere XML-taal CII. Welke variant je moet sturen, bepaalt de ontvanger. Een UBL-bestand voldoet niet vanzelf aan NLCIUS of Peppol, want die leggen extra regels op.

Deze factuurspecificaties gebruiken de Europese norm EN 16931. Wat je ontvanger eist, hoor je van de ontvanger zelf.

Hoe bereid ik me voor?

Begin met in kaart brengen aan wie je factureert: de overheid, bedrijven in Nederland, bedrijven elders in de EU of particulieren. Voor de overheid moet het nu al; voor de rest heb je tot 2030, maar je boekhoudpakket moet dan e-facturen kunnen maken en ontvangen. Vraag je leverancier van software of dat al kan, en lees ontvangen e-facturen intussen gratis.

1. Breng je facturen in kaart: aan wie factureer je (overheid, bedrijven in Nederland, bedrijven in de EU, particulieren)?
2. Vraag je softwareleverancier welke e-factuurmogelijkheden er al zijn, zoals Ondernemersplein aanraadt. Overweeg je nieuwe software, neem e-facturatie dan mee in je keuze.
3. Lees ontvangen e-facturen gratis met een e-factuur openen.
4. Voor af en toe een e-factuur: maak een e-factuur met het formulier.
5. Controleer voor verzending met e-factuur controleren.

Andere formaten in de Nederlandse administratie

Je komt ook het auditbestand XAF en SBR tegen. Uitleg is er voorlopig in het Engels: XAF (Engels) en SBR (Engels).

En dan?

• E-facturatie per land
• Hulp