E-factuur controleren

Met de validator van Klarbon controleer je een e-factuur: upload het XML-bestand of de hybride pdf en Klarbon toetst het aan EN 16931 en de regels van het formaat, zoals Peppol BIS Billing, XRechnung of Factur-X. Meldingen bevatten regelcodes en uitleg waar beschikbaar. Vijf controles per dag zijn gratis, twintig met een gratis account.

Hoe controleer ik een e-factuur?

1. Kies het bestand: UBL- of CII-XML, of een ZUGFeRD- of Factur-X-pdf.
2. Klarbon kiest de regels. Het kiest ondersteunde regels op basis van de opgegeven specificatie, bijvoorbeeld Peppol BIS Billing 3.0. Voor Franse nationale regels selecteer je Frankrijk.
3. Lees het rapport. De meldingen tonen de regelcode en ernst, met een locatie en uitleg over de correctie waar beschikbaar.
4. Herstel en controleer opnieuw. Pas de factuur aan in je boekhoudpakket en controleer het nieuwe bestand. Lukt dat niet, dan opent E-factuur herstellen de factuur als formulier en schrijft een nieuw, gecontroleerd bestand voor één credit.

Het rapport noemt altijd de gebruikte regelset en versie, zodat je kunt vergelijken met wat het portaal of accesspoint van je klant toepast.

Hoe ziet een rapport eruit?

Een fictief voorbeeld van twee meldingen bij een Peppol-factuur:

Wat is het verschil tussen een fout en een waarschuwing?

Een fout of fatale melding laat de gekozen controle mislukken. Waarschuwingen en informatie worden apart vermeld en doen dat op zichzelf niet. Los eerst fouten op en bekijk de waarschuwingen. Geen enkele ernst of geslaagde controle bewijst dat de ontvanger de factuur accepteert.

Welke regels past Klarbon toe?

Klarbon kiest een ondersteunde, met regressietests geteste regelset op basis van de opgegeven specificatie: EN 16931, XRechnung 3.0, Peppol BIS Billing 3.0, NLCIUS of een ondersteund Factur-X- of ZUGFeRD-profiel. Bij hybride pdf's wordt ook de pdf-container gecontroleerd. Controleren is in bèta. Niet-ondersteunde specificaties geven een fout in plaats van stilzwijgend een andere controle te krijgen. Franse nationale regels worden alleen toegepast als je Frankrijk selecteert, niet alleen omdat een adres Frans is. Regelsets zijn vastgezet op specifieke versies.

Twee validators kunnen van elkaar verschillen als ze een andere versie gebruiken. De regel met regelset en versie in het rapport vertelt welke Klarbon gebruikte.

Wordt een goedgekeurde factuur altijd geaccepteerd?

Niet per se. Goedgekeurd betekent dat het bestand aan de gekozen technische regels voldoet. Het bevestigt niet dat de btw klopt, dat het IBAN van de leverancier is, dat er geleverd is, of dat de ontvanger geen eigen eisen heeft. Een technische controle is geen fiscaal advies.

Kan ik controleren zonder account?

Ja. Vijf controles per dag zonder account, twintig per dag met een gratis account. Pro en Boekhouder hebben bij redelijk gebruik een daglimiet van 2000 controles. Zie prijzen.

Wat gebeurt er met mijn bestand?

Anders dan bij openen gaat het bestand voor een controle naar de servers van Klarbon. Daar wordt het in het geheugen gecontroleerd en na het verzoek verwijderd; Klarbon bewaart geen kopie en logt geen factuurinhoud. Zie wat gebeurt er met je bestanden? Is de controledienst even niet bereikbaar, dan meldt Klarbon dat in plaats van een oordeel te geven, en telt de poging niet mee voor je limiet.

En dan?

• Een e-factuur openen om hem te lezen, gratis en op je eigen apparaat
• Een e-factuur omzetten of een e-factuur maken
• Hulp en alle tools