De meeste e-facturen worden om een van drie redenen afgekeurd: het bestand schendt een validatieregel, zoals totalen die niet kloppen, er ontbreekt een verplicht veld, vaak de referentie van de afnemer, of de ontvanger accepteert het formaat niet. Controleer het bestand met Klarbon voor de meldingen, met gekoppelde velden en uitleg waar beschikbaar.
Hoe vind ik de oorzaak?
- Lees de afkeuring. Daarin staat meestal een regelcode, zoals BR-CO-15, of een reden, zoals een onbekende ontvanger.
- Controleer de factuur met Klarbon. Het rapport toont regelcodes, met gekoppelde velden en uitleg over de correctie waar beschikbaar.
- Zoek codes op in het overzicht van factuurfouten.
Wat zijn veelvoorkomende oorzaken?
| Oorzaak | Voorbeeld | Wat te doen |
|---|---|---|
| Totalen kloppen niet | BR-CO-15: totaal inclusief btw is niet totaal exclusief btw plus btw (Peppol-regels) | de afronding of de regelbedragen corrigeren |
| Verplicht veld ontbreekt | geen referentie van de afnemer of geen ordernummer | de referentie toevoegen die de afnemer vroeg |
| Verkeerd formaat of verkeerde versie | een gewone pdf waar een Peppol-factuur nodig is | het formaat sturen dat de ontvanger noemt |
| Verkeerde ontvanger-ID | Peppol-ID of KVK- of KBO-nummer verkeerd getypt | de koper om de juiste ID vragen |
| Code niet toegestaan | eenheid, btw-categorie of landcode buiten de codelijst | een code uit de officiële lijst gebruiken |
Kan ik hem zelf herstellen?
Als jij de factuur hebt verstuurd, ja. Pas hem aan in de software waarmee je hem maakte en stuur hem opnieuw. Of gebruik afgekeurde e-factuur herstellen: upload het afgekeurde bestand, verbeter de gemarkeerde velden in een formulier en download voor één credit een bestand dat de controle doorstaat. Klarbon neemt de ondersteunde velden over in het formulier en berekent de totalen opnieuw. Velden die niet zijn ingelezen, kunnen wegvallen. Vergelijk het herstelde bestand met het origineel.
En als ik de ongeldige factuur heb ontvangen?
Vraag de afzender om een verbeterde factuur. Een factuur van iemand anders pas je niet zelf aan. Het controlerapport van Klarbon laat zien welke regel faalt, zodat je de afzender precies kunt vertellen wat er moet veranderen. Lezen kan intussen gewoon.
Wanneer ligt het niet aan het bestand?
Doorstaat het bestand de controle maar wordt het toch afgekeurd, dan ligt de oorzaak meestal buiten de factuur: de ontvanger is niet bereikbaar via het netwerk dat je gebruikte, je Peppol-dienst heeft eigen regels, of de koper verwacht een ander formaat. Vraag het na bij je Peppol-dienst of bij de koper.
Zie ook
Veelgestelde vragen
Waarom worden e-facturen afgekeurd?
Meestal omdat het bestand een validatieregel schendt, zoals totalen die niet kloppen, omdat een verplicht veld ontbreekt, zoals de referentie van de afnemer, of omdat de ontvanger een ander formaat verwacht.
Wat betekent een foutcode als BR-CO-15?
Het is de code van een validatieregel. BR-CO-15 controleert dat het totaal inclusief btw gelijk is aan het totaal exclusief btw plus de btw. Klarbon toont regelcodes, met uitleg over de correctie waar beschikbaar.
Kan ik een afgekeurde factuur zelf herstellen?
Als jij hem hebt verstuurd, ja. Pas hem aan in je factuursoftware, of upload hem in de hersteltool van Klarbon, verbeter de gemarkeerde velden en download voor één credit een gecontroleerd bestand.
Ik heb een ongeldige factuur ontvangen. Wat nu?
Vraag de afzender om een verbeterde factuur. Je kunt hem openen en controleren om precies te zeggen welke regel faalt, maar de factuur zelf moet van de afzender komen.
Bronnen
- OpenPeppol, regels van Peppol BIS Billing 3.0 (Engels) docs.peppol.eu