La mayoría de las facturas electrónicas se rechazan por uno de estos tres motivos: el archivo incumple una regla de validación, como unos totales que no cuadran; falta un dato obligatorio, a menudo la referencia del destinatario; o el formato no es uno que acepte el destinatario. Comprueba el archivo con Klarbon y verás cada regla incumplida explicada con palabras sencillas, con el campo que hay que corregir.
¿Cómo encuentro la causa?
- Lee el mensaje de rechazo. Suele citar un código de regla, como BR-CO-15 o BR-DE-15, o un motivo, como un destinatario desconocido.
- Comprueba la factura en Klarbon. Cada regla incumplida aparece con su código, el campo afectado y qué cambiar.
- Busca cualquier código en códigos de error de facturas.
¿Cuáles son las causas habituales?
| Causa | Ejemplo | Qué hacer |
|---|---|---|
| Los totales no cuadran | BR-CO-15: el total con IVA no es la base más el IVA (reglas de Peppol, en inglés) | corregir el redondeo o los importes de las líneas |
| Falta un dato obligatorio | no figura la referencia del destinatario ni el número de pedido | añadir la referencia que te pidió el comprador |
| Formato o versión incorrectos | un PDF normal enviado donde se exige XRechnung o Peppol BIS | enviar el formato que indica el destinatario |
| Identificador del destinatario erróneo | Peppol ID o Leitweg-ID mal escrito | pedir al comprador el identificador correcto |
| Código no permitido | unidad, categoría de IVA o código de país fuera de la lista | usar un código de la lista oficial |
¿Puedo corregirla yo?
Si emitiste tú la factura, sí. Corrígela en el programa con el que la hiciste y envíala de nuevo. O usa la herramienta Corregir de Klarbon: sube el archivo rechazado, cambia los campos señalados en un formulario y descarga un archivo que supera la validación, por un crédito. La factura corregida conserva tu número y tus datos; solo cambia lo que tú cambies.
Si lo que estaba mal no era el archivo sino la propia factura, por ejemplo un dato obligatorio o el IVA, en España corresponde una factura rectificativa según el Reglamento de facturación, y se expide en tu programa de facturación.
¿Y si la factura no válida la he recibido yo?
Pide al emisor una factura corregida. No debes modificar una factura que ha emitido otra persona. El informe de Klarbon dice qué regla falla, así que puedes indicarle exactamente qué corregir. Mientras tanto, puedes abrirla y leerla.
¿Cuándo no es culpa del archivo?
Si el archivo supera la comprobación y aun así lo rechazan, la causa suele estar fuera de la factura: el destinatario no está registrado en la red que has usado, tu punto de acceso o tu plataforma aplica una regla propia, o el comprador espera otro formato. Pregunta a tu punto de acceso, a tu plataforma o al comprador.
Y después
Preguntas frecuentes
¿Por qué se rechazan las facturas electrónicas?
Normalmente porque el archivo incumple una regla de validación, como unos totales que no cuadran, porque falta un dato obligatorio, como la referencia del destinatario, o porque el formato no es el que acepta el destinatario.
¿Qué significa un código de error como BR-CO-15?
Es el identificador de una regla de validación. BR-CO-15 comprueba que el total con IVA es igual a la base imponible más el IVA. Klarbon explica cada código con palabras sencillas y con la corrección.
¿Puedo corregir yo mismo una factura rechazada?
Si la emitiste tú, sí. Corrígela en tu programa de facturación o sube el archivo a la herramienta Corregir de Klarbon, cambia los campos señalados y descarga un archivo validado por un crédito.
He recibido una factura que no es válida, ¿qué hago?
Pide al emisor una factura corregida. Puedes abrirla y comprobarla para decirle qué regla falla, pero la factura tiene que venir de quien la emitió.