Majoritatea facturilor electronice sunt respinse dintr-unul din trei motive: fișierul încalcă o regulă de validare, de exemplu totalurile nu se potrivesc, lipsește un câmp obligatoriu, adesea referința cumpărătorului, sau formatul nu este acceptat de destinatar. Pentru o factură trimisă în străinătate, Klarbon raportează constatările verificărilor selectate, cu îndrumări când sunt disponibile. Pentru RO e-Factura, folosește mesajul de eroare din SPV și instrumentul de validare al Ministerului Finanțelor.
Factura a fost respinsă în RO e-Factura
Dacă sistemul nu validează factura, în SPV primești un răspuns de tip ERORI FACTURA, cu lista erorilor și semnătura Ministerului Finanțelor, iar factura nu ajunge la cumpărător (Prezentare servicii web RO e-Factura).
- Descarcă din SPV răspunsul cu erorile și citește codurile. Cele care încep cu BR-RO sunt reguli naționale RO_CIUS, de exemplu BR-RO-001 pentru identificatorul specificației (ANAF, modificarea RO_CIUS); celelalte, ca BR-CO-15, vin din standardul european EN 16931.
- Corectează factura în programul de facturare.
- Verifică fișierul cu instrumentul gratuit Validare XML factură al Ministerului Finanțelor (Aplicații web RO e-Factura) și transmite-l din nou.
Klarbon nu verifică încă regulile RO_CIUS și nu transmite nimic în SPV. Poți deschide factura ca s-o citești, dar verificarea și transmiterea le faci cu instrumentele de mai sus.
Factura a fost respinsă de un client din altă țară
- Citește mesajul de respingere. De obicei numește un cod de regulă, cum ar fi BR-CO-15 sau BR-DE-15, ori un motiv, cum ar fi un destinatar necunoscut.
- Verifică factura în Klarbon. Raportul include coduri de reguli și câmpuri asociate, cu îndrumări când sunt disponibile.
- Caută orice cod în codurile de eroare ale facturilor, explicate.
Care sunt cauzele obișnuite?
| Cauză | Exemplu | Ce faci |
|---|---|---|
| Totalurile nu se potrivesc | BR-CO-15: totalul cu TVA nu este totalul fără TVA plus TVA (regulile Peppol) | corectează rotunjirea sau valorile liniilor |
| Lipsește un câmp obligatoriu | referința cumpărătorului sau numărul comenzii lipsește | adaugă referința cerută de cumpărător |
| Format sau versiune greșită | un PDF obișnuit trimis unde se cere XRechnung sau Peppol BIS | trimite formatul cerut de destinatar |
| Identificator de destinatar greșit | ID Peppol sau cod de rutare scris greșit | cere-i cumpărătorului identificatorul corect |
| Cod nepermis | unitate de măsură, categorie de TVA sau cod de țară din afara listei de coduri | folosește un cod din lista oficială |
Pot corecta singur factura?
Dacă tu ai emis-o, da. Corecteaz-o în programul care a creat-o și trimite-o din nou. Pentru facturile către clienți din alte țări poți folosi și Corectează din Klarbon: încarci fișierul respins, corectezi câmpurile semnalate într-un formular și descarci un fișier care trece verificarea, pentru un credit. Formularul preia câmpurile acceptate și recalculează totalurile; câmpurile necitite se pot pierde. Compară fișierul corectat cu originalul înainte să-l folosești.
Ce fac dacă am primit eu factura nevalidă?
Cere-i emitentului o factură corectată. Nu ar trebui să modifici o factură emisă de altcineva. Raportul de verificare Klarbon arată ce regulă nu este respectată, ca să-i poți spune emitentului exact ce să corecteze. Între timp o poți deschide și citi.
Când nu este de vină fișierul?
Când fișierul trece verificarea, dar tot este respins, cauza este de obicei în afara facturii: destinatarul nu este înregistrat în rețeaua folosită, punctul tău de acces sau platforma are o regulă proprie ori cumpărătorul așteaptă alt format. Întreabă punctul de acces, platforma sau cumpărătorul.
Vezi și
Întrebări frecvente
De ce sunt respinse facturile electronice?
De obicei pentru că fișierul încalcă o regulă de validare, de exemplu totalurile nu se potrivesc, lipsește un câmp obligatoriu, cum ar fi referința cumpărătorului, sau formatul nu este cel acceptat de destinatar.
Ce înseamnă un cod de eroare ca BR-CO-15?
Este identificatorul unei reguli de validare. BR-CO-15 verifică dacă totalul cu TVA este egal cu totalul fără TVA plus valoarea TVA. Codurile care încep cu BR-RO sunt reguli naționale RO_CIUS.
Ce fac dacă RO e-Factura mi-a respins factura?
Descarcă din SPV fișierul cu erorile, corectează factura în programul de facturare, verific-o cu instrumentul Validare XML factură al Ministerului Finanțelor și transmite-o din nou. O factură respinsă nu ajunge la cumpărător.
Pot corecta singur o factură respinsă?
Dacă tu ai emis-o, da. Corecteaz-o în programul de facturare. Pentru facturile către clienți din alte țări, de exemplu XRechnung sau Peppol BIS, poți folosi și instrumentul Corectează din Klarbon, pentru un credit.
Am primit o factură nevalidă. Ce fac?
Cere-i emitentului o factură corectată. O poți deschide și verifica ca să-i spui exact ce regulă nu este respectată, dar factura trebuie să vină de la cel care a emis-o.
Surse
- OpenPeppol, regulile Peppol BIS Billing 3.0 (în engleză) docs.peppol.eu
- Ministerul Finanțelor, Prezentare servicii web RO e-Factura (PDF) mfinante.gov.ro
- Ministerul Finanțelor, Aplicații web RO e-Factura mfinante.gov.ro
- ANAF, Informații privind modificarea specificației RO_CIUS prin Ordinul nr. 4092/2022 (PDF) static.anaf.ro