Eine PDF-Rechnung ist ein Bild einer Rechnung: für Menschen gut lesbar, aber Software muss den Inhalt erraten. Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten Daten, meist XML nach der europäischen Norm EN 16931, die Software ohne Raten liest. Hybride Formate wie ZUGFeRD sind beides: eine PDF mit dem XML darin. In Deutschland ist eine PDF seit 2025 keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
Wie unterscheiden sie sich?
| Normale PDF | XML-E-Rechnung | Hybride PDF | |
|---|---|---|---|
| Beispiele | als PDF gespeicherte oder gescannte Rechnung | XRechnung | ZUGFeRD |
| Für Menschen lesbar | ja | mit Viewer | ja |
| Für Software zuverlässig lesbar | nein | ja | ja, aus dem XML |
| Entspricht der EN 16931 | nein | ja | ja, ab Profil BASIC |
| E-Rechnung im Sinne des UStG | nein | ja | ja, ab Version 2.0.1 außer MINIMUM und BASIC WL |
Das Bundesfinanzministerium definiert die E-Rechnung als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht; eine PDF gehört nicht dazu (BMF-FAQ).
Wann müssen Sie umwandeln?
Wenn Ihr Kunde, sein Portal oder das Gesetz eine E-Rechnung verlangt und Sie eine PDF haben. Empfangen müssen Unternehmen E-Rechnungen seit 2025; ausstellen nach den Übergangsfristen. Details unter E-Rechnungspflicht in Deutschland. Das ist keine Steuerberatung.
Was kann Klarbon?
| Sie haben | Sie wollen | Werkzeug |
|---|---|---|
| eine XML-E-Rechnung | eine lesbare PDF | E-Rechnung öffnen, kostenlos |
| eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung | XRechnung oder UBL | E-Rechnung umwandeln |
| eine normale PDF-Rechnung | eine E-Rechnung | noch nicht verfügbar; über das Formular erstellen |
Die Umwandlung erzeugt die Datei, sie versendet sie nicht. Bewahren Sie die E-Rechnung als Original auf.
Weitere Seiten
Häufige Fragen
Ist eine PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Seit 2025 ist eine E-Rechnung in Deutschland ein strukturiertes Format nach EN 16931. Eine PDF ist eine sonstige Rechnung.
Darf ich noch PDF-Rechnungen schreiben?
Zwischen Unternehmen während der Übergangsfristen bis Ende 2026, für Unternehmen mit bis zu 800.000 EUR Vorjahresumsatz bis Ende 2027, wenn der Empfänger zustimmt. An Verbraucher weiterhin.
Ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine PDF oder eine E-Rechnung?
Beides. Sie ist eine lesbare PDF mit den E-Rechnungsdaten darin, und die Daten zählen.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen, FAQ zur E-Rechnung bundesfinanzministerium.de
- Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (Englisch) eur-lex.europa.eu
- e-Rechnung.gv.at, rechtliche Grundlagen und EU-Richtlinie erechnung.gv.at