Zwykła faktura PDF przedstawia stronę, którą łatwo przeczyta człowiek, ale program musi odtworzyć jej treść. E-faktura to dane ustrukturyzowane, zwykle XML według europejskiej normy EN 16931. Formaty hybrydowe, takie jak ZUGFeRD i Factur-X, łączą oba rozwiązania: PDF z XML w środku. Tam, gdzie wymagane jest e-fakturowanie, zwykły PDF nie wystarcza.
Jak się porównują?
| Zwykły PDF | E-faktura XML | Hybrydowy PDF | |
|---|---|---|---|
| Przykłady | faktura zapisana lub zeskanowana do PDF | XRechnung, Peppol BIS, faktura UBL zgodna z EN 16931 | ZUGFeRD, Factur-X (w języku angielskim) |
| Czyta ją człowiek | tak | w podglądzie | tak |
| Program odczyta dane bez odtwarzania strony | nie | tak | tak, z XML |
| Zgodność z EN 16931 | nie | zależy od specyfikacji i danych, sam XML nie wystarcza | w odpowiednim profilu, od BASIC lub EN 16931 |
| Spełnia wymóg e-faktury | nie | jeśli spełnia wymagania danego kraju | od profilu BASIC, nie MINIMUM ani BASIC WL; zależy też od wymagań kraju |
Niemcy definiują e-fakturę jako ustrukturyzowany format elektroniczny umożliwiający automatyczne przetwarzanie. Zwykły PDF nim nie jest (BMF, po niemiecku). Podobną definicję zawiera dyrektywa 2014/55/UE o zamówieniach publicznych, dostępna także po polsku.
Ostatnia weryfikacja źródeł: 6 listopada 2026 r.
Kiedy potrzebna jest konwersja?
Gdy klient, jego platforma lub przepisy wymagają e-faktury, a masz PDF. Zasady i terminy różnią się między krajami. Zobacz e-faktury według kraju. W Polsce sprawdź zasady KSeF: plik z konwertera nie zastępuje wystawienia faktury w KSeF, gdy jest ono wymagane. To ogólna informacja, nie porada podatkowa.
Co Klarbon robi?
| Masz | Chcesz | Narzędzie |
|---|---|---|
| e-fakturę XML | czytelny PDF | Otwórz e-fakturę, bezpłatnie |
| fakturę ZUGFeRD lub Factur-X | plik XRechnung lub UBL | Konwertuj e-fakturę |
| zwykłą fakturę PDF | e-fakturę | automatyczny odczyt nie jest jeszcze dostępny; wpisz dane w formularzu |
Konwersja tworzy plik, ale go nie wysyła. Klarbon nie wystawia faktur w KSeF i niczego do niego nie przesyła. Zachowaj oryginał e-faktury w dokumentach.
Zobacz też
Najczęstsze pytania
Czy faktura PDF wysłana e-mailem to e-faktura?
Nie w rozumieniu nowych zasad w Niemczech, Francji czy Belgii. PDF jest dokumentem elektronicznym, ale e-faktura wymaga danych ustrukturyzowanych, które program może przetwarzać, jak w XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X lub Peppol BIS.
Czy mogę nadal wysyłać faktury PDF?
To zależy od kraju, klienta i daty. W Niemczech PDF pozostaje dopuszczalny między firmami w okresach przejściowych kończących się w 2026 lub 2027 r. W Belgii od 2026 r. wymagane są faktury ustrukturyzowane w transakcjach objętych obowiązkiem.
Czy ZUGFeRD lub Factur-X to PDF czy e-faktura?
Jedno i drugie. To PDF do czytania przez człowieka z danymi e-faktury w środku. Dla e-fakturowania liczą się dane XML.
Źródła
- Federalne Ministerstwo Finansów Niemiec, pytania i odpowiedzi o e-fakturach (po niemiecku) bundesfinanzministerium.de
- Dyrektywa 2014/55/UE o e-fakturowaniu w zamówieniach publicznych eur-lex.europa.eu