Een gewone pdf-factuur is opgemaakt voor mensen. Software kan er niet op dezelfde manier vaste factuurvelden uit lezen als uit gestructureerde gegevens. Een e-factuur is gestructureerde data, meestal XML volgens de Europese norm EN 16931, die een pakket zonder raden verwerkt. Hybride formaten zoals Factur-X zijn allebei: een pdf met de XML erin. Onder de Belgische B2B- en Nederlandse B2G-regels volstaat een gewone pdf niet.
Hoe verschillen ze?
| Gewone pdf | XML-e-factuur | Hybride pdf | |
|---|---|---|---|
| Voorbeelden | als pdf opgeslagen of gescande factuur | UBL, Peppol BIS | Factur-X, ZUGFeRD |
| Leesbaar voor mensen | ja | met een viewer | ja |
| Betrouwbaar leesbaar voor software | nee | ja | ja, uit de XML |
| Volgt EN 16931 | niet als gestructureerd bestand | alleen bij het juiste profiel en geldige inhoud | afhankelijk van het profiel en de inhoud |
| Voldoet aan de eisen van de ontvanger | niet waar gestructureerde gegevens vereist zijn | hangt af van formaat, profiel, inhoud en afleverroute | hangt af van profiel, inhoud en afleverroute |
Wanneer moet je omzetten?
Als je klant, zijn portaal of de wet een e-factuur vraagt en jij een pdf hebt. Regels en datums verschillen per land; zie e-facturatie per land. Dit is algemene informatie, geen fiscaal advies.
Wat kan Klarbon?
| Je hebt | Je wilt | Tool |
|---|---|---|
| een XML-e-factuur | een leesbare pdf | E-factuur openen, gratis |
| een ZUGFeRD- of Factur-X-factuur | een XRechnung- of UBL-bestand | E-factuur omzetten |
| een gewone pdf-factuur | een e-factuur | nog niet beschikbaar; maak er een met het formulier |
Omzetten maakt het bestand; versturen doe je zelf. Bewaar de e-factuur als origineel.
Zie ook
Veelgestelde vragen
Is een pdf-factuur per e-mail een e-factuur?
Nee. Een gewone pdf is digitaal, maar geen gestructureerde e-factuur volgens de Nederlandse B2G- en Belgische B2B-regels. Die vereisen gegevens die een pakket zonder overtypen kan verwerken, zoals UBL of Peppol BIS.
Mag ik nog pdf-facturen sturen?
Dat hangt af van het land, de klant en de datum. In Duitsland zijn pdf-facturen tussen bedrijven tijdens de overgangsperioden tot eind 2026 of 2027 nog toegestaan. In België zijn gestructureerde e-facturen sinds 2026 verplicht voor binnenlandse B2B-transacties die onder de regeling vallen.
Wat is een hybride factuur?
Een pdf met de e-factuurgegevens erin, zoals Factur-X of ZUGFeRD. Mensen lezen de pdf, software leest de XML.
Bronnen
- Duits federaal ministerie van Financiën, veelgestelde vragen over e-facturen (Duits) bundesfinanzministerium.de
- Ondernemersplein, e-factureren aan de overheid ondernemersplein.overheid.nl
- FOD Financiën, voor wie wordt e-facturatie verplicht? efactuur.belgium.be