Factura PDF sau e-Factura: care este diferența?

O factură PDF obișnuită descrie o pagină pentru oameni, nu câmpuri standardizate pentru programe. Factura electronică folosește date structurate, de obicei XML conform EN 16931, care permit prelucrarea automată. Formatele hibride, ca ZUGFeRD și Factur-X, combină PDF-ul cu XML-ul. Unde este obligatorie facturarea structurată, un PDF simplu nu este suficient.

Cum se compară?

	PDF simplu	Factură electronică XML	PDF hibrid
Exemple	o factură salvată sau scanată ca PDF	RO_CIUS, XRechnung, UBL	ZUGFeRD, Factur-X
Se citește de oameni	da	cu un vizualizator	da
Se citește sigur de programe	nu	da	da, din XML
Respectă EN 16931	nu	da	da, de la profilul BASIC sau EN 16931
Se transmite prin RO e-Factura	nu	da, dacă respectă RO_CIUS	nu

În România, ghidul ANAF arată că un fișier PDF nu este factură electronică, pentru că OUG nr. 120/2021 cere un format electronic structurat XML, care permite prelucrarea automată, iar exemplarul original al facturii electronice este fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor (ghidul ANAF). Aceeași idee vine din directiva europeană privind achizițiile publice (Directiva 2014/55/UE) și se regăsește și în Germania (BMF).

Când îmi trebuie factura electronică?

Situație	Ce trimiți
client persoană impozabilă stabilită în România	XML RO_CIUS prin RO e-Factura, din 1 iulie 2024 singura factură recunoscută (ghidul ANAF)
client persoană fizică din România	factura transmisă în RO e-Factura din 1 ianuarie 2025, cu excepția facturilor simplificate (OUG nr. 69/2024)
autoritate publică din România	XML prin RO e-Factura, din 1 iulie 2022
client din altă țară	formatul pe care îl cere clientul sau țara lui, de exemplu XRechnung, ZUGFeRD sau Peppol BIS

PDF-ul rămâne util ca exemplar de citit, pe care îl poți trimite alături de factura electronică. Regulile și datele diferă de la o țară la alta; vezi facturarea electronică pe țări. Aceste informații sunt generale și nu sunt consultanță fiscală.

Ce poate face Klarbon?

Ai	Vrei	Instrument
o factură electronică XML	un PDF lizibil	Deschide o factură electronică, gratuit
o e-Factura descărcată din SPV	un PDF lizibil, în beta	Vizualizare e-Factura
o factură ZUGFeRD sau Factur-X	XRechnung sau UBL	Convertește o factură electronică
o factură PDF obișnuită	un fișier electronic structurat	citirea automată nu este încă disponibilă; introdu datele într-un formular

Citirea facturilor PDF obișnuite nu este încă disponibilă. Klarbon nu transmite nimic în RO e-Factura: factura electronică românească o emiți și o transmiți din programul tău de facturare sau din aplicațiile ANAF.

Vezi și

Întrebări frecvente

O factură PDF trimisă pe e-mail este factură electronică?

Nu. Ghidul ANAF spune clar că un fișier PDF nu este factură electronică. Factura electronică este un fișier XML structurat, conform EN 16931 și regulilor RO_CIUS.

Mai pot trimite facturi PDF clienților din România?

Ca exemplar de citit, da, dar între persoane impozabile stabilite în România, din 1 iulie 2024, sunt considerate facturi numai cele care îndeplinesc condițiile OUG nr. 120/2021 și trec prin RO e-Factura. Pentru vânzările către persoane fizice, transmiterea este obligatorie din 1 ianuarie 2025.

PDF-ul descărcat din SPV este factura originală?

Nu. Exemplarul original este fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. PDF-ul obținut din XML servește doar la citire.

Un fișier ZUGFeRD sau Factur-X este PDF sau factură electronică?

Amândouă. Este un PDF pe care îl citesc oamenii, cu datele facturii electronice în interior, iar datele sunt cele care contează. RO e-Factura nu le acceptă însă, pentru că primește doar XML.

Care este diferența dintre o factură PDF și o factură electronică?