En Suisse, les fournisseurs de l'administration fédérale doivent facturer par voie électronique lorsque la valeur du contrat dépasse 5000 francs, selon une décision du Conseil fédéral. Ils peuvent envoyer un PDF par courriel ou des données structurées par un prestataire de services. La plupart des factures suisses portent une QR-facture, la section paiement avec le Swiss QR Code. Une QR-facture n'est pas une facture électronique structurée.
Cette page résume des sources officielles de la Confédération et de SIX, vérifiées le 6 novembre 2026. Ce n'est pas un conseil fiscal ; consultez les pages à jour avant de vous y fier.
Dois-je envoyer des factures électroniques à l'administration fédérale ?
Oui, dès que la valeur du contrat dépasse 5000 francs ; les petits achats en sont exemptés. C'est une décision du Conseil fédéral (AFC, en allemand). Électronique veut dire ici aussi un PDF envoyé gratuitement par courriel à l'adresse de l'unité. Les pages de la Confédération ne décrivent pas d'obligation générale entre entreprises ; elles règlent les factures à l'administration fédérale (AFF).
Le Conseil fédéral oblige les fournisseurs de l'administration fédérale à transmettre leurs factures par voie électronique lorsque la valeur du contrat dépasse 5000 francs (AFC, en allemand). Les factures peuvent être envoyées en PDF par courriel ou sous forme de données structurées par un prestataire (AFF). L'Administration fédérale des finances décrit trois voies (AFF) :
| Voie | Comment |
|---|---|
| PDF par courriel | un PDF par facture, avec l'éventuel bulletin de versement et les annexes, envoyé à l'adresse de l'unité destinataire |
| Données structurées depuis votre logiciel | votre ERP transmet les données à un prestataire, comme PostFinance ou Swisscom Conextrade, ou à un prestataire relié à eux |
| Formulaire en ligne | vous saisissez la facture sur le portail d'un prestataire |
Indiquez toujours la référence de commande ou de facture donnée par l'unité. Depuis le 30 juin 2023, l'administration fédérale n'accepte plus de PDF déposés sur le portail d'un prestataire ; un PDF s'envoie par courriel (AFF, en allemand).
Qu'est-ce que la QR-facture ?
La QR-facture circule depuis juin 2020 et a définitivement remplacé les bulletins de versement le 1er octobre 2022 (SIX). Elle comprend un récépissé et une section paiement avec le Swiss QR Code, marqué d'une croix suisse, qui contient toutes les données de paiement. Elle peut être imprimée ou émise sous forme numérique. SIX publie les Implementation Guidelines ; la version 2.4 s'applique à partir du 14 novembre 2026, et l'adresse structurée dans le QR Code est prévue pour novembre 2026.
QR-facture, eBill et facture électronique : quelle différence ?
La QR-facture est la section paiement avec le Swiss QR Code, imprimée ou en PDF ; elle ne contient que les données de paiement (SIX). eBill envoie la facture directement dans la banque en ligne du client, qui la paie d'un clic (eBill). Une facture électronique structurée contient toute la facture sous forme de données pour la comptabilité, par exemple vers la Confédération par un prestataire (AFF).
| QR-facture | eBill | Facture électronique structurée | |
|---|---|---|---|
| Ce que c'est | la section paiement d'une facture, avec récépissé | l'envoi d'une facture dans la banque en ligne | toute la facture sous forme de données structurées |
| Contient | les données de paiement : compte, montant, référence | la facture et les données de paiement à approuver | parties, lignes, TVA, données de paiement |
| Le destinataire utilise | une application bancaire ou un scanner | la banque en ligne de son établissement | un logiciel comptable ou un ERP |
| Envoi | papier ou PDF | par un partenaire réseau eBill certifié | par un prestataire comme PostFinance ou Swisscom |
| Défini par | SIX, Swiss Payment Standards | SIX, infrastructure eBill | le format choisi par l'émetteur, le destinataire ou le prestataire |
Les trois ne s'excluent pas : une facture PDF envoyée à la Confédération peut contenir une QR-facture comme section paiement. La QR-facture est-elle obligatoire ? Depuis le 1er octobre 2022, il n'existe plus d'autre bulletin de versement (SIX).
Que peut faire Klarbon ?
Klarbon ne lit aujourd'hui ni les QR-factures, ni les factures eBill, ni les formats des prestataires suisses. Si un fournisseur de l'UE vous envoie une facture électronique en UBL, CII, Factur-X ou XRechnung, vous pouvez la lire gratuitement et la vérifier. Pour l'administration fédérale, un PDF par courriel est accepté ; aucune conversion n'est nécessaire.
Voir aussi
Calendrier de la facturation électronique
| Périmètre | Obligation | À partir du | Source |
|---|
Questions fréquentes
Dois-je envoyer des factures électroniques à l'administration fédérale ?
Oui, si la valeur du contrat dépasse 5000 francs, selon une décision du Conseil fédéral citée par l'AFC. Les petits achats en sont exemptés. L'Administration fédérale des finances accepte un PDF par facture envoyé par courriel à l'adresse de l'unité, ou des données structurées par un prestataire comme PostFinance ou Swisscom. Indiquez toujours la référence de commande.
Un PDF compte-t-il pour l'administration fédérale ?
Oui. L'Administration fédérale des finances accepte un PDF par courriel à l'adresse de l'unité destinataire, un PDF par facture, ou des données structurées par un prestataire de services. Depuis le 30 juin 2023, elle n'accepte plus de PDF déposés sur le portail d'un prestataire.
Une QR-facture est-elle une facture électronique ?
Non. La QR-facture est la section paiement d'une facture ; le Swiss QR Code contient les données de paiement. Elle a remplacé les bulletins de versement le 1er octobre 2022, selon SIX. Une facture électronique structurée contient toute la facture sous forme de données, et eBill est le moyen d'envoyer une facture directement dans l'e-banking.
La facture électronique est-elle obligatoire en Suisse ?
Pour les fournisseurs de l'administration fédérale, oui, dès que la valeur du contrat dépasse 5000 francs, selon une décision du Conseil fédéral ; un PDF par courriel suffit. Les pages officielles de la Confédération ne décrivent pas d'obligation générale entre entreprises. Pour les autres clients, c'est à convenir : QR-facture en PDF, eBill ou données structurées.
Qu'est-ce qu'eBill ?
eBill est la facture numérique des établissements financiers suisses, exploitée par SIX : l'émetteur envoie la facture depuis son logiciel de facturation directement dans la banque en ligne du client, qui la vérifie et l'approuve d'un clic. Pour envoyer des factures eBill, une entreprise a besoin d'un partenaire réseau eBill certifié, selon ebill.ch.
Klarbon peut-il lire une QR-facture ?
Non, pas aujourd'hui. Klarbon ne lit ni les QR-factures, ni les factures eBill, ni les formats des prestataires suisses. Il ouvre et vérifie les factures électroniques européennes comme UBL, CII, Factur-X ou XRechnung, par exemple quand un fournisseur français ou allemand vous en envoie une. L'ouverture est gratuite et sans compte.
Sources
- Administration fédérale des finances, établir des factures électroniques efv.admin.ch
- Administration fédérale des finances, émettre et recevoir des factures électroniques efv.admin.ch
- AFC, E-Rechnung für ESTV-Lieferanten (en allemand) estv.admin.ch
- eBill (SIX), envoyer des factures ebill.ch
- SIX, QR-facture, Swiss Payment Standards six-group.com