Numer KSeF to unikalny numer, który Krajowy System e-Faktur nadaje fakturze po jej przyjęciu. Zawsze ma 35 znaków, jest zwracany w UPO i nie stanowi elementu pliku XML faktury. To nie jest numer faktury nadany przez wystawcę (pole P_2): to dwa różne numery (Ministerstwo Finansów).
Jak wygląda numer KSeF?
Wzór to 9999999999-RRRRMMDD-FFFFFFFFFFFF-FF (dokumentacja API KSeF):
| Część | Znaki | Co oznacza |
|---|---|---|
9999999999 |
10 cyfr | NIP sprzedawcy |
RRRRMMDD |
8 cyfr | data przyjęcia faktury do dalszego przetwarzania |
FFFFFFFFFFFF |
12 | część techniczna w zapisie szesnastkowym: cyfry 0 do 9 i wielkie litery A do F |
FF |
2 | suma kontrolna CRC-8 z pierwszych 32 znaków |
Przykład Ministerstwa Finansów to 5265877635-20250826-0100001AF629-AF.
Jak sprawdzić poprawność numeru KSeF?
Numer jest poprawny, gdy ma dokładnie 35 znaków, a dwa ostatnie znaki są równe sumie kontrolnej CRC-8 z pierwszych 32, liczonej z wielomianem 0x07 i wartością początkową 0x00 i zapisanej jako dwa znaki szesnastkowe wielkimi literami (dokumentacja API KSeF). NIP w numerze ma własną cyfrę kontrolną, więc literówkę w NIP widać jeszcze przed sprawdzeniem sumy. Klarbon sprawdza jedno i drugie na twoim urządzeniu: numer KSeF w przelewie czyta wyciąg bankowy i przy numerze, który nie przechodzi kontroli, wskazuje błędną część.
Faktury z KSeF 1.0 mają numery 36-znakowe, z dodatkowym łącznikiem w części technicznej. API nadal je przyjmuje, a dokumentacja nie podaje dla nich sumy kontrolnej.
Gdzie używa się numeru KSeF?
Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci przelewem za fakturę ustrukturyzowaną innemu czynnemu podatnikowi VAT, podaje numer KSeF w tytule przelewu, a przy kilku fakturach w jednym przelewie identyfikator zbiorczy. Od 1 lutego 2026 r. numer KSeF wykazuje się w ewidencji JPK_VAT, a faktura korygująca i rozliczająca w FA(3) wskazują numery KSeF faktur, których dotyczą (Ministerstwo Finansów).
Najczęstsze pytania
Czy numer KSeF jest w pliku XML faktury?
Nie. KSeF nadaje go po przyjęciu faktury i zwraca w UPO, czyli Urzędowym Poświadczeniu Odbioru. Plik XML wysłany przez sprzedawcę go nie zawiera, więc sam podgląd pliku nie może go pokazać.
Czym różni się numer KSeF od numeru faktury?
Numer faktury, pole P_2, nadaje wystawca w ramach swojej numeracji. Numer KSeF nadaje system i jednoznacznie identyfikuje fakturę w KSeF. To dwa różne numery.
Gdzie znaleźć numer KSeF faktury?
W UPO, w Aplikacji Podatnika KSeF na liście faktur (kolumna „Nr KSeF”) i w nazwie pliku pobranej faktury, która jest zgodna z jej numerem KSeF. Ma go też program, w którym wystawiasz lub odbierasz faktury.
Gdzie używa się numeru KSeF?
W tytule przelewu od 1 stycznia 2027 r., w ewidencji JPK_VAT od 1 lutego 2026 r., w fakturze korygującej przy fakturze pierwotnej i w fakturze rozliczającej przy fakturach zaliczkowych.
Źródła
Powiązane
- Otwórz dowolną e-fakturę. Sprawdź ją. Skonwertuj ją.
- Słownik formatów faktur i plików bankowych
- Czym jest KSeF FA(3)?
- Co to jest identyfikator zbiorczy KSeF?
- Numer KSeF w tytule przelewu: sprawdź wyciąg
- Otwórz i odczytaj fakturę KSeF w XML
- Faktura elektroniczna w Polsce
- Czym jest Peppol BIS?
- Czym jest MT940?
- Czym jest CAMT.053?