Faktura elektroniczna w Polsce

W Polsce faktury ustrukturyzowane wystawia się w KSeF jako XML FA(3). Obowiązek obejmuje podatników ze sprzedażą w 2024 r. powyżej 200 mln zł z VAT od 1 lutego 2026 r., a pozostałych objętych przepisami od 1 kwietnia 2026 r. Są wyjątki, w tym miesięczna sprzedaż na takich fakturach do 10 000 zł brutto do końca 2026 r. Klarbon otwiera pliki, ale nie wystawia faktur w KSeF.

Ten przewodnik streszcza informacje Ministerstwa Finansów opublikowane na ksef.podatki.gov.pl, sprawdzone 6 listopada 2026 r. To nie jest porada podatkowa: w swojej sprawie zapytaj księgowego lub doradcę.

Kto i od kiedy musi wystawiać faktury w KSeF?

Od 1 lutego 2026 r. faktury w KSeF wystawiają firmy, których sprzedaż z VAT w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostali podatnicy objęci przepisami. Odbieranie przez KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r. Do końca 2026 r. działa wyjątek dla miesięcznej sprzedaży do 10 000 zł brutto, według Ministerstwa Finansów.

Do 31 grudnia 2026 r. można wystawiać faktury poza KSeF, papierowe lub elektroniczne, jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. Do tej samej daty faktury z kas rejestrujących, w tym paragony z NIP do 450 zł, nie muszą trafiać do KSeF (KSeF).

Kto jest poza obowiązkowym KSeF?

Poza obowiązkiem są przede wszystkim podatnicy bez siedziby ani stałego miejsca działalności w Polsce oraz faktury dla konsumentów; mogą oni korzystać z KSeF dobrowolnie. Wyłączone są też faktury w procedurach nieunijnego OSS, IOSS i SME oraz niektóre czynności wskazane w rozporządzeniu, jak bilety czy opłaty autostradowe, według Ministerstwa Finansów.

Trzy grupy wyłączeń w szczegółach:

• Według statusu: podatnicy bez siedziby ani stałego miejsca działalności w Polsce albo z polskim stałym miejscem, które nie uczestniczy w danej transakcji, oraz faktury dla konsumentów. KSeF pozostaje dla nich dobrowolny.
• Według procedury: nieunijny OSS, IOSS, okazjonalny międzynarodowy przewóz drogowy osób i unijne zwolnienie dla małych przedsiębiorstw (procedura SME). Takich faktur nie można wystawiać w KSeF.
• Według rozporządzenia: między innymi niektóre opłaty autostradowe, bilety z ograniczonym zakresem danych, zwolnione usługi finansowe i ubezpieczeniowe oraz wybrane przypadki samofakturowania z podmiotami zagranicznymi.

Do KSeF nie wysyła się pro form, dokumentów wewnętrznych ani not obciążeniowych i uznaniowych. Noty korygujące zniesiono 1 lutego 2026 r.

Jak działa faktura ustrukturyzowana?

To plik XML zgodny ze strukturą logiczną FA(3), opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na ePUAP. Wystawca wysyła go do KSeF, który nadaje fakturze unikalny numer i udostępnia ją nabywcy z polskim NIP. Faktura jest przechowywana w KSeF przez 10 lat, a nabywca ją tam odbiera (KSeF).

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie Aplikację Podatnika KSeF 2.0 i aplikację mobilną do wystawiania i odbierania faktur.

Jakie kary grożą za KSeF od 2027 r.?

Według obecnych przepisów od 1 stycznia 2027 r. stosuje się kary pieniężne z art. 106ni ustawy o VAT, na przykład za wystawienie faktury poza KSeF wbrew obowiązkowi albo za niedosłanie w terminie faktury z trybu offline. Rada Ministrów przyjęła jednak 20 października 2026 r. projekt UD477, który przesuwa te kary na 1 stycznia 2028 r. (KPRM).

W 2027 r. urzędy skarbowe nie stosowałyby wtedy kar, tylko najpierw indywidualnie przypominały o obowiązku, a przy braku reakcji sprawdzały rozliczenia. To projekt, a nie ustawa: do jego uchwalenia i ogłoszenia obowiązuje termin 1 stycznia 2027 r. Sam obowiązek korzystania z KSeF się nie zmienia, a od 1 stycznia 2027 r. znika wyjątek 10 000 zł.

Co zrobić, gdy KSeF nie działa?

Wystawić fakturę w trybie offline i dosłać ją później. Tryb offline24 można stosować zawsze, na przykład przy problemach z internetem; fakturę wysyła się najpóźniej następnego dnia roboczego. Przy niedostępności KSeF ogłoszonej w BIP termin to 1 dzień roboczy od jej zakończenia, w trybie awaryjnym 7 dni roboczych od końca awarii (Ministerstwo Finansów).

Faktura z trybu offline ma datę z pola P_1, a nabywcy spoza KSeF, na przykład konsumentowi, udostępnia się ją z dwoma kodami QR, oznaczonymi OFFLINE i CERTYFIKAT (tryb offline24).

Jakie formaty są używane?

Faktury w KSeF to pliki FA(3), a faktury VAT RR za zakupy od rolników ryczałtowych mają osobną strukturę FA_RR(1). W zamówieniach publicznych przez PEF używa się Peppol BIS Billing 3.0; takie faktury też trafiają do KSeF i po nadaniu numeru są fakturami ustrukturyzowanymi. Dla klientów za granicą format zależy od kraju odbiorcy.

Polskie instytucje zamawiające muszą przyjmować e-faktury EN 16931 od 18 kwietnia 2019 r., wszystkie od 1 sierpnia 2019 r. Faktury przesłane przez PEF trafiają do KSeF i po nadaniu numeru są fakturami ustrukturyzowanymi (Komisja Europejska, w języku angielskim).

Co Klarbon może zrobić z polskimi fakturami?

Klarbon bezpłatnie odczytuje plik FA(3) w przeglądarce i konwertuje go do UBL, CII lub Peppol BIS, a inną e-fakturę do FA(3), wszystko w wersji beta. Przydaje się to, gdy klient lub księgowy za granicą potrzebuje innego formatu. Klarbon nie loguje się do KSeF, niczego do niego nie wysyła i nie nadaje numeru KSeF.

Klarbon nie sprawdza reguł biznesowych Ministerstwa Finansów, nie loguje się do KSeF, nie wystawia w nim faktur, niczego do niego nie wysyła i nie otrzymuje numeru KSeF. Kontrola schematu przy konwersji nie oznacza przyjęcia przez KSeF. Zasady przetwarzania opisuje artykuł co dzieje się z moimi plikami.

Zobacz też

• Czym jest KSeF FA(3)?
• Wyciąg bankowy w PDF
• E-fakturowanie w innych krajach (w języku angielskim)