Numer KSeF w tytule przelewu: sprawdź wyciąg

Klarbon czyta wyciąg bankowy w przeglądarce i przy każdym przelewie pokazuje, czy jego tytuł zawiera poprawny numer KSeF, identyfikator zbiorczy, numer z prawdopodobną literówką, czy żadnego numeru. Gdy dodasz faktury, dopasuje do nich płatności po kwocie brutto, a w podzielonej płatności po kwocie VAT. Bezpłatnie, bez konta i bez wysyłania plików.

Co się zmienia 1 stycznia 2027 r.?

Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci za fakturę ustrukturyzowaną innemu czynnemu podatnikowi VAT przelewem albo innym instrumentem płatniczym z tytułem płatności, podaje w tytule numer KSeF faktury. Gdy jeden przelew obejmuje kilka faktur, podaje zamiast tego identyfikator zbiorczy, który generuje się dla tych faktur w KSeF (Ministerstwo Finansów). To samo dotyczy podmiotu trzeciego, który płaci za nabywcę, wystawcy faktury przy poleceniu zapłaty oraz komunikatu przelewu w mechanizmie podzielonej płatności (MPP). Podstawą jest art. 108g ustawy o VAT, a dla MPP znowelizowany art. 108a ust. 3 pkt 3 (pytania i odpowiedzi KSeF, pytanie 43). Numeru nie podaje się przy fakturach wystawionych w trybie offline, które z powodu ogłoszonej awarii nie trafiły jeszcze do KSeF.

Ustawa odraczająca kary związane z KSeF została uchwalona przez Sejm 6 listopada 2026 r. i trafiła do Senatu (druk sejmowy nr 3245).

Jak sprawdzić wyciąg?

1. Pobierz wyciąg z bankowości internetowej w formacie MT940 lub CAMT.053. Działają też MT942, CAMT.052 i CAMT.054.
2. Wybierz plik. Klarbon odczyta w przeglądarce każdy przelew i jego tytuł.
3. Przejrzyj tabelę. Najpierw są przelewy wychodzące, bo brak numeru w nich dotyczy twojego tytułu; potem przychodzące.
4. Filtruj według statusu, a potem pobierz tabelę jako Excel lub CSV albo ją wydrukuj.
5. Dodaj faktury, jeśli chcesz dopasować do nich płatności.

Co oznaczają statusy?

W wyciągu MT940 banki dzielą tytuł przelewu na pola po 35 znaków (od ~20 do ~25), więc numer KSeF często przechodzi z jednego pola do następnego. Klarbon łączy je tak, jak wpisał je płacący, i dopiero wtedy szuka numeru. W komunikacie podzielonej płatności (/VAT/.../IDC/.../INV/.../TXT/...) odczytuje kwotę VAT i wskazuje pole, w którym jest numer. Przelewy zaksięgowane przed 1 stycznia 2027 r. są oznaczone.

Jak działa dopasowanie do faktur?

Dodaj faktury jako pliki XML FA(3), ich archiwum ZIP, plik _metadata.json z eksportu KSeF albo listę. Numeru KSeF nie ma w pliku XML faktury: KSeF nadaje go po przyjęciu faktury i zwraca w UPO (Ministerstwo Finansów). Aplikacja Podatnika zapisuje każdą pobraną fakturę pod nazwą zgodną z jej numerem KSeF, a kilka faktur pakuje do archiwum ZIP (podręcznik użytkownika, punkt 5.3.2), więc nie zmieniaj nazw plików. Lista to jedna faktura w wierszu: numer KSeF, kwota brutto oraz, jeśli je masz, kwota VAT i NIP sprzedawcy, rozdzielone średnikami lub tabulatorami.

Przy każdym przelewie pojawi się wtedy dopasowano, gdy kwota przelewu jest równa kwocie brutto, a w podzielonej płatności kwota VAT jest równa VAT z faktury; kwota się nie zgadza, z wysokością różnicy; albo brak wśród twoich faktur. Przy identyfikatorze zbiorczym jest pole na numery KSeF faktur, które obejmuje; ich listę znajdziesz w KSeF, a po wklejeniu są dopasowywane jak pozostałe. Pod tabelą Klarbon wymienia faktury, których płatności nie ma na wyciągu.

Przykład (dane fikcyjne): przelew na 615,00 zł z tytułem 1234563218-20270105-1F2E3D4C5B6A-5C przy fakturze na 600,00 zł o tym numerze ma status „kwota się nie zgadza” z różnicą 15,00 zł.

Czego to narzędzie nie robi?

Czyta tylko wyciągi w formatach strukturalnych: zamiast wyciągu w PDF pobierz z banku MT940 lub CAMT.053. Pliki CSV z banków nie są jeszcze obsługiwane. Nie łączy się z KSeF, więc nie rozkoduje identyfikatora zbiorczego i nie potwierdzi, że numer należy do istniejącej faktury. Nie tworzy pliku przelewów; to jest w planach. Pokazuje, co zawierają tytuły, i nie jest poradą podatkową: to, czy płatność wymaga numeru, zależy od tego, kto komu płaci i w jaki sposób. Zobacz też, co to jest numer KSeF i czym jest identyfikator zbiorczy.