Przejdź do treści
Zmień język: Polski

Sprawdzanie numeru VAT UE

Sprawdź numer VAT UE w VIES: czy jest ważny, z nazwą i adresem, jeśli dany kraj je podaje. Także dla całej listy kontrahentów z pliku CSV lub Excel.

Z prefiksem kraju lub bez, na przykład DE136695976 lub ATU13585627. Spacje, kropki i myślniki nie przeszkadzają.

Dzięki niemu VIES podaje numer konsultacji, który możesz zachować jako dowód weryfikacji. Twój numer VAT jest wysyłany do VIES razem z zapytaniem i nie jest zapisywany.

Wpisz numer VAT UE, a Klarbon zapyta usługę VIES Komisji Europejskiej, czy jest teraz ważny. Zobaczysz odpowiedź, godzinę, o której VIES jej udzielił, oraz zarejestrowaną nazwę i adres, jeśli państwo członkowskie je podaje. Literówki są wychwytywane najpierw na twoim urządzeniu, więc sprawdzenie numeru z błędną cyfrą nie wlicza się do limitu. Możesz też sprawdzić całą listę naraz.

Jak sprawdzić numer VAT UE?

  1. Wpisz numer tak, jak go masz, z prefiksem kraju lub bez, ze spacjami lub kropkami. Numer bez prefiksu dotyczy kraju, który wybierzesz.
  2. Dodaj własny numer VAT UE, jeśli chcesz numer konsultacji, czyli dowód sprawdzenia.
  3. Przeczytaj odpowiedź. Ważny, nieważny albo brak odpowiedzi państwa członkowskiego. W razie potrzeby zapisz datowane potwierdzenie do dokumentacji.

Jakie mogą być odpowiedzi?

Odpowiedź Znaczenie
Ważny W bazie danych państwa członkowskiego numer figuruje obecnie jako ważny. Nazwa i adres pojawiają się, jeśli dany kraj je podaje; na przykład Niemcy i Hiszpania tego nie robią.
Nieważny Numer nie figuruje w bazie jako ważny dla transakcji z innymi krajami UE. Poproś kontrahenta o potwierdzenie numeru. Niektóre państwa członkowskie wpisują numer do VIES dopiero po rejestracji firmy jako podatnika VAT UE, jak Polska.
Brak odpowiedzi Usługa państwa członkowskiego albo VIES nie odpowiedziała. Nic z tego nie wynika, a sprawdzenie nie jest liczone.
To nie numer VAT Na twoim urządzeniu wykryto błędny format lub błędną cyfrę kontrolną. Nic nie zostało wysłane.

Każda odpowiedź odzwierciedla stan bazy w chwili zapytania. VIES potwierdza ważność numeru tylko na dziś, nie na datę z przeszłości.

Co jest sprawdzane na moim urządzeniu?

Format numeru VAT każdego państwa członkowskiego, według tabeli struktur Komisji, oraz cyfra kontrolna tam, gdzie kraj publikuje własną regułę: Belgia, Chorwacja, Hiszpania dla numerów osób fizycznych, Portugalia i Włochy. Klarbon porządkuje też to, co wklejasz: spacje, kropki, myślniki, brakujący lub podwójny prefiks oraz GR dla Grecji.

Co potwierdza VIES, a czego nie?

VIES potwierdza, że według danych państwa członkowskiego numer VAT był ważny w chwili zapytania. Nie potwierdza, że nazwa czy adres na fakturze są prawidłowe, i nie jest to doradztwo podatkowe.

Jak sprawdzić listę numerów VAT?

Wybierz Lista i wklej do 500 numerów, po jednym w wierszu, albo wybierz plik CSV lub Excel (XLSX). Klarbon czyta plik na twoim urządzeniu i znajduje kolumnę z numerami. Wysyłane są tylko numery, po 25 naraz. Odpowiedzi pojawiają się w tabeli i można je pobrać jako CSV lub Excel: twoje wiersze z odpowiedzią obok.

Czy mój kontrahent jest też w Peppol?

Przy każdym ważnym numerze przycisk Czy ten klient korzysta z Peppol? otwiera wyszukiwarkę Peppol z wpisanym numerem, aby sprawdzić, czy może odbierać e-faktury. Gdy sprawdzasz e-fakturę, przycisk pod wynikiem sprawdza w VIES numery VAT sprzedawcy i nabywcy, wysyłając tylko numery, nigdy plik.

Co dzieje się z numerami?

Trafiają na serwery Klarbon, które pytają VIES, a VIES pyta administrację podatkową państwa członkowskiego. Numery nie są przechowywane: żadnych logów, żadnego zapisu, które numery sprawdzano. Zapisywany jest tylko licznik sprawdzeń do dziennego limitu. Zobacz, co dzieje się z twoimi plikami.

Najczęstsze pytania

Czym jest VIES?

To system wymiany informacji o VAT Komisji Europejskiej. Sam nie przechowuje numerów; każde zapytanie przekazuje administracji podatkowej państwa członkowskiego, które nadało numer, i zwraca jej odpowiedź. Są w nim także numery z Irlandii Północnej.

Dlaczego ważny numer pokazuje się jako „brak odpowiedzi”?

Bo krajowa usługa państwa członkowskiego nie odpowiedziała VIES albo VIES był przeciążony. Usługi krajowe często mają przerwy techniczne w nocy i w weekendy. „Brak odpowiedzi” nie mówi nic o numerze, a Klarbon nigdy nie pokazuje go jako nieważnego. Spróbuj ponownie później; sprawdzenie nie jest liczone.

Czym jest numer konsultacji?

Jeśli podasz własny numer VAT UE, VIES nada każdej odpowiedzi numer konsultacji. Potwierdza on, że sprawdziłeś numer kontrahenta w tym momencie, co warto mieć w dokumentacji dostaw wewnątrzwspólnotowych. Zapisz datowane potwierdzenie, aby przechować je razem z odpowiedzią.

Czy biała lista podatników VAT to to samo?

Nie. Biała lista Ministerstwa Finansów dotyczy polskich podatników i ich rachunków bankowych. VIES potwierdza numery VAT UE ze wszystkich państw członkowskich do transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Jakiego prefiksu używają Grecja i Irlandia Północna?

Greckie numery zaczynają się od EL, nie od GR; Klarbon czyta GR jako EL. Numery z Irlandii Północnej zaczynają się od XI. Pozostałe brytyjskie numery od 2021 roku nie są już w VIES; sprawdzaj je w HMRC.

Co przechowuje Klarbon?

Nic na temat numerów. Trafiają do VIES na czas sprawdzenia, a odpowiedź wraca na twój ekran. Klarbon nie zapisuje żadnego numeru w logach i nie przechowuje informacji, co sprawdzałeś, tylko licznik do dziennego limitu. Plik z listą nie opuszcza twojego urządzenia.

Czy sprawdzanie jest bezpłatne?

Tak. Bez konta możesz sprawdzić 100 numerów dziennie w VIES, a z kontem 500 numerów dziennie. Numery o błędnym formacie albo bez odpowiedzi z VIES nie są liczone.

Źródła

Zaktualizowano 8 listopada 2026