Zum Inhalt springen
Farbschema
Deutsch
Farbschema

PDF in XRechnung umwandeln

PDF in XRechnung: Angaben selbst ins Formular eintragen und geprüfte XML herunterladen. Ein Credit. Automatisches PDF-Lesen ist noch nicht verfügbar.

Kurz gesagt

Für die wenigen Rechnungen, die Sie im Jahr versenden: ein Formular ausfüllen und eine nach den ausgewählten Regeln geprüfte E-Rechnung erhalten. Vorschau kostenlos, dann 1 Credit (4,99 €).

Sie haben eine PDF-Rechnung, brauchen aber XRechnung? Halten Sie die PDF neben Klarbons Formular geöffnet und tragen Sie die Angaben selbst ein. Klarbon markiert Pflichtfelder, schreibt die XRechnung und prüft sie vor dem Download. Automatisches PDF-Lesen ist noch nicht verfügbar. Die Vorschau ist kostenlos; der geprüfte Download kostet einen Credit, einzeln 4,99 EUR. Den Versand übernehmen Sie.

Wie wandle ich eine PDF-Rechnung in XRechnung um?

Übertragen Sie die Angaben, wählen Sie UBL oder CII und bezahlen Sie für die geprüfte Datei. Planen Sie Zeit ein, um jeden Wert mit dem Original zu vergleichen.

  1. PDF neben dem Formular geöffnet halten. Tragen Sie Verkäufer, Käufer, Positionen, Beträge und Zahlungsangaben selbst ein.
  2. Pflichtfelder ergänzen. XRechnung braucht Angaben, die auf normalen PDFs oft fehlen, etwa die Käuferreferenz (BT-10). Klarbon markiert die Felder; Sie füllen sie aus.
  3. Syntax wählen. XRechnung gibt es in UBL und CII. Nehmen Sie die vom Kunden oder Portal verlangte Syntax. Andernfalls können beide gültig sein.
  4. Kontrollieren, prüfen und herunterladen. Vergleichen Sie jeden Wert mit der PDF. Klarbon schreibt die XML und prüft sie nach EN 16931 und den XRechnung-Regeln vor der Zahlung. Ein Credit schaltet den geprüften Download frei.

Was muss ich vor dem Download kontrollieren?

Jeden Wert, der die Rechnung falsch machen würde, nicht nur auffällige Angaben. Eine Datei kann trotz falschem Betrag die Prüfung bestehen, weil die Regeln Stimmigkeit prüfen, nicht die tatsächlichen Verhältnisse.

Kann ich eine gescannte PDF nutzen?

Ja, wenn Sie die Angaben lesen und selbst eintragen können. Automatisches Lesen von Scans und normalen PDFs ist noch nicht verfügbar.

Wird eine PDF durch Umbenennen in .xml zur XRechnung?

Nein. XRechnung ist XML nach einem genauen Standard (KoSIT). Umbenennen ändert nur den Namen. Auch eine PDF/A ohne die richtige XML ist keine E-Rechnung. Bei der Umwandlung entstehen neue strukturierte Daten aus den Rechnungsangaben.

Enthält die neue Datei Angaben, die nicht auf der PDF standen?

Nur, was Sie ergänzen. Klarbon erfindet weder Käuferreferenzen noch USt-IdNr. oder Zahlungsbedingungen. Fehlt auf Ihrer PDF eine Pflichtangabe, fragt das Formular danach. Haben Sie diese nicht, fragen Sie den Kunden vor dem Versand.

Brauche ich eine Leitweg-ID?

Wenn der Empfänger sie verlangt, häufig bei Rechnungen an deutsche Behörden. Sie gehört in die Käuferreferenz (BT-10), nicht in die elektronische Zustelladresse. Bei B2B-Rechnungen nutzen Sie die Kundenreferenz. Das BMF erlaubt umsatzsteuerlich einen Platzhalter wie „-“, wenn keine Referenz vorgegeben wurde (BMF-FAQ, Frage 6).

Was kostet das?

Ein Credit je geprüfte Datei, die Sie herunterladen. Formular und Vorschau sind kostenlos. Ein Credit kostet 4,99 EUR, zehn kosten 29 EUR und fünfzig 99 EUR. Gekaufte Credits verfallen nicht; monatliche Credits werden nicht übertragen. Ein Dokument können Sie ohne Anmeldung freischalten. Entsteht keine gültige Datei, wird kein Credit verbraucht. Siehe Preise.

Was passiert mit meiner PDF?

Die PDF bleibt auf Ihrem Gerät. Das Formular lädt sie nicht hoch; Sie halten sie als Vorlage daneben geöffnet. Die eingegebenen Angaben gehen an Klarbon, um die Datei zu schreiben und zu prüfen. Nach der Rückgabe werden sie nicht aufbewahrt. Siehe Was passiert mit meinen Dateien?.

Versendet Klarbon die XRechnung für mich?

Nein. Sie laden die Datei herunter und senden sie per E-Mail, über das Lieferantenportal oder die Rechnungseingangsplattform, wie Ihr Kunde es verlangt. Klarbon reicht keine Rechnungen bei Portalen ein und archiviert sie nicht. Bewahren Sie Ihre Kopie selbst auf.

Ab wann müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?

Unternehmen im Anwendungsbereich müssen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026, bei bis zu 800.000 EUR Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Ausnahmen gelten etwa für Kleinunternehmer (BMF-FAQ). Siehe E-Rechnungspflicht in Deutschland.

Weitere Seiten

Häufige Fragen

Wie wandle ich eine PDF-Rechnung in XRechnung um?

Halten Sie die PDF neben dem Formular geöffnet und tragen Sie alle Rechnungsdaten selbst ein. Klarbon markiert Pflichtfelder wie die Käuferreferenz und prüft die XRechnung. Der Download kostet einen Credit. Automatisches PDF-Lesen ist noch nicht verfügbar.

Kann ich eine gescannte Rechnung nutzen?

Ja, wenn Sie ihre Angaben lesen und selbst eintragen können. Automatisches Lesen von Scans und normalen PDFs ist noch nicht verfügbar.

Was muss ich vor dem Download kontrollieren?

Verkäufer und Käufer mit USt-IdNr., Rechnungsnummer und Daten, Käuferreferenz oder Leitweg-ID, jede Position mit Menge, Preis und Steuerkategorie, Summen und Zahlungsangaben.

Wird eine PDF durch Umbenennen in .xml zur E-Rechnung?

Nein. XRechnung braucht strukturiertes XML; Umbenennen ändert nur den Dateinamen.

Ergänzt Klarbon Angaben, die auf der PDF fehlen?

Jeder Wert kommt von Ihnen. Das Formular markiert Pflichtfelder wie die Käuferreferenz, die Sie ausfüllen müssen.

Was kostet die Umwandlung?

Ein Credit je geprüfte Datei, die Sie herunterladen. Ein Credit kostet 4,99 EUR, zehn kosten 29 EUR und fünfzig 99 EUR. Formular und Vorschau sind kostenlos. Entsteht keine gültige Datei, wird kein Credit verbraucht.

Quellen

Aktualisiert am 6. November 2026