Faktura ustrukturyzowana to plik XML w strukturze FA(3); otwarty w Notatniku pokazuje same znaczniki. Cztery bezpłatne sposoby zamieniają go w czytelny dokument: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 i Aplikacja mobilna KSeF od Ministerstwa Finansów, anonimowy dostęp do faktury z kodem QR, oraz podgląd Klarbon w przeglądarce. Wybór zależy od jednego pytania: czy faktura jest już w KSeF, czy masz tylko plik.
Wszystkie informacje pochodzą ze stron dostawców, przeczytanych 6 listopada 2026 r. Czego strona nie podaje, zapisano jako "nie podano", nigdy jako domysł.
Jak wypadają cztery sposoby obok siebie?
| Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 | Aplikacja mobilna KSeF | Anonimowy dostęp do e-faktury | Klarbon | |
|---|---|---|---|---|
| Dostawca | Ministerstwo Finansów (MF) | Ministerstwo Finansów (MF) | Ministerstwo Finansów (MF) | Erys AI Ltd |
| Czym jest | aplikacja webowa | aplikacja na telefon | podgląd faktury bez logowania (MF) | strona w przeglądarce, bez konta |
| Koszt | bezpłatna (MF) | wśród bezpłatnych narzędzi KSeF (MF) | wśród bezpłatnych narzędzi KSeF (MF) | otwieranie bezpłatne i bez limitu |
| Logowanie | tak; produkcja wymaga danych uwierzytelniających i faktycznych uprawnień (MF) | tak (MF) | nie (MF) | nie |
| Skąd faktura | z KSeF: wystawione i odebrane | z KSeF: wysłane w ramach danego przedsiębiorstwa (MF) | z KSeF, po kodzie QR i dodatkowych danych (pytania i odpowiedzi) | plik XML z dysku, e-maila lub eksportu |
| Struktury | FA(3), FA_RR(1), faktury PEF (MF) | nie podano | nie podano | FA(3); FA(2) może się otworzyć, bez gwarancji |
| Pobranie XML lub PDF | tak, XML lub PDF (MF) | tak, pobranie na urządzenie i udostępnienie (MF) | tak, pobranie z systemu po wpisaniu dodatkowych danych (pytania i odpowiedzi) | wydruk lub zapis jako PDF z przeglądarki |
| Numer KSeF, UPO, kod QR | tak: UPO dla jednej lub wielu faktur, obsługa kodów QR (MF) | profil jako wizytówka z kodem QR; UPO nie podano (MF) | sprawdzenie, czy dokument jest w systemie (pytania i odpowiedzi) | nie: podgląd nie ma numeru KSeF ani kodu QR |
| Czy plik opuszcza urządzenie | faktura jest w KSeF | faktura jest w KSeF | faktura jest w KSeF | nie przy otwieraniu |
| Sprawdza poprawność | faktury przyjęte przez KSeF przeszły jego kontrolę | jak wyżej | jak wyżej | nie |
"Nie podano" znaczy, że strona dostawcy o tym nie mówi. Informacje o Klarbon pochodzą z jego własnych stron; droga plików opisana jest w artykule co dzieje się z moimi plikami.
Kiedy wybrać Aplikację Podatnika KSeF 2.0?
Gdy faktura jest w KSeF i chcesz mieć wszystko w jednym miejscu: podgląd, XML lub PDF, UPO i kod QR. Ministerstwo Finansów udostępnia ją jako bezpłatne narzędzie do wystawiania, odbierania i przeglądania faktur zgodnych z KSeF 2.0, które "może stanowić pełnoprawną alternatywę dla dowolnego komercyjnego programu do fakturowania"; obsługuje faktury i korekty FA(3), faktury VAT_RR w FA_RR(1), wyszukiwanie i pobieranie dokumentów w XML lub PDF, wizualizację faktur PEF, kody QR, anonimowy dostęp oraz pobieranie UPO (MF). W środowisku produkcyjnym logujesz się danymi uwierzytelniającymi i musisz mieć faktyczne uprawnienia; każda faktura przesłana tam jest dokumentem w obiegu prawnym. Do testów jest wersja testowa i przedprodukcyjna (Demo).
Kiedy wybrać Aplikację mobilną KSeF?
Gdy wystawiasz i przeglądasz faktury z telefonu. Według Ministerstwa Finansów aplikacja pozwala zarządzać profilami przedsiębiorcy, nabywcami i rachunkami bankowymi, wystawiać faktury i korekty, zapisywać kopie robocze, a także wyszukiwać faktury wysłane do KSeF w ramach danego przedsiębiorstwa, przeglądać je, pobierać i udostępniać (MF). Sprawdzisz, czy faktura ma załącznik, ale szczegółów załącznika nie zobaczysz ani nie pobierzesz. Aplikacja nie gromadzi danych o aktywności użytkownika; wystawione faktury trafiają do KSeF, reszta zostaje na urządzeniu, z opcją kopii w chmurze. Ministerstwo przypomina, by pobierać ją tylko z bezpiecznych źródeł.
Kiedy wystarczy anonimowy dostęp z kodem QR?
Gdy dostałeś wizualizację faktury poza KSeF, na przykład w PDF-ie, i chcesz sprawdzić, czy dokument naprawdę jest w systemie. Wśród bezpłatnych narzędzi Ministerstwo wymienia "podgląd faktury bez konieczności logowania (anonimowy dostęp do e-faktury)" (MF). Kod QR na wizualizacji "pozwala w prosty sposób sprawdzić czy dokument znajduje się w systemie, a po wpisaniu dodatkowych danych pobrać go z KSeF"; faktura przekazywana poza KSeF musi taki kod mieć (pytania i odpowiedzi KSeF). To droga dla nabywcy, który nie loguje się do KSeF. Nie otworzy pliku, który nie ma jeszcze numeru KSeF.
Kiedy wybrać Klarbon?
Gdy masz sam plik XML FA(3), od księgowej, z eksportu albo z Aplikacji Podatnika, i chcesz go przeczytać bez logowania, na dowolnym urządzeniu. Wizualizacja faktury KSeF, w wersji beta, otwiera plik w przeglądarce i pokazuje sprzedawcę, nabywcę, pozycje, stawki VAT, kwotę do zapłaty oraz pola specyficzne dla FA(3), jak podzielona płatność; otwieranie jest bezpłatne, bez konta, a plik zostaje na urządzeniu. Granice są jasne: podgląd nie ma numeru KSeF ani kodu QR, więc nie zastępuje wizualizacji wystawcy; Klarbon nie loguje się do KSeF, nie pobiera z niego faktur, nie sprawdza plików z regułami Ministerstwa i niczego do KSeF nie przesyła.
Czego żaden z tych sposobów nie zmienia
Oryginałem jest faktura w KSeF, nie jej podgląd ani PDF. Wizualizacja przekazywana poza systemem musi być zgodna merytorycznie z danymi w XML i mieć kod QR (pytania i odpowiedzi KSeF). Dla krajowego nabywcy z NIP e-mail z XML lub PDF ma tylko charakter pomocniczy; z przepisów nie wynika obowiązek równoległego udostępniania faktury poza KSeF. Strukturę FA(3) opisuje KSeF FA; obowiązki wystawcy faktura elektroniczna w Polsce.
Zobacz też
Najczęstsze pytania
Czy Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 jest bezpłatna?
Tak. Ministerstwo Finansów opisuje ją jako bezpłatne narzędzie do wystawiania, odbierania i przeglądania faktur zgodnych z KSeF 2.0, które może zastąpić komercyjny program do fakturowania. Przegląda faktury FA(3) i FA_RR(1), pobiera wystawione dokumenty w XML lub PDF, wizualizuje faktury PEF i obsługuje kody QR. W środowisku produkcyjnym wymaga danych uwierzytelniających i faktycznych uprawnień.
Czy mogę zobaczyć fakturę z KSeF bez logowania?
Tak, jeśli faktura jest już w KSeF i masz jej kod QR lub numer KSeF. Ministerstwo Finansów wymienia wśród bezpłatnych narzędzi anonimowy dostęp do e-faktury, czyli podgląd faktury bez konieczności logowania. Kod QR na wizualizacji pozwala sprawdzić, czy dokument jest w systemie, a po wpisaniu dodatkowych danych pobrać go z KSeF. Plik XML, który dostałeś e-mailem, a który nie ma jeszcze numeru KSeF, tą drogą nie otworzysz.
Co robi Aplikacja mobilna KSeF?
Według Ministerstwa Finansów pozwala wystawiać faktury i korekty z telefonu, zarządzać profilami, nabywcami i rachunkami oraz wyszukiwać faktury wysłane do KSeF w ramach danego przedsiębiorstwa, przeglądać je, pobierać na urządzenie i udostępniać. Wymaga zalogowania. Nie pokazuje ani nie pobiera szczegółów załącznika, tylko informację, że załącznik istnieje.
Który sposób wybrać?
Jeśli faktura jest w KSeF: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 albo mobilna, bo to oficjalne i bezpłatne narzędzia Ministerstwa, z numerem KSeF, UPO i kodem QR. Jeśli masz tylko plik XML FA(3), na przykład od księgowej albo z eksportu, i chcesz go po prostu przeczytać bez logowania: Klarbon w przeglądarce. Podgląd z Klarbon nie ma numeru KSeF ani kodu QR i nie zastępuje wizualizacji wystawcy.
Źródła
- Ministerstwo Finansów, Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 ksef.podatki.gov.pl
- Ministerstwo Finansów, Aplikacja Podatnika KSeF i inne narzędzia ksef.podatki.gov.pl
- Ministerstwo Finansów, Aplikacja mobilna KSeF ksef.podatki.gov.pl
- Ministerstwo Finansów, KSeF 2.0: pytania i odpowiedzi ksef.podatki.gov.pl